4 redenen waarom iedere organisatie een personeelshandboek moet hebben

1. Duidelijkheid

In het personeelshandboek worden alle (arbeidsgerelateerde) regels en voorwaarden vastgelegd die binnen een organisatie gelden. Hier vallen ook de ‘ongeschreven’ regels onder. Regels over het nemen van rookpauzes of over het laten bezorgen van privé pakketjes op het werk. Juist deze regels zijn belangrijk om vast te leggen.

2. Transparantie

De gegevens en voorwaarden die in het personeelshandboek staan, zijn van toepassing op alle medewerkers. Hierdoor hebben de medewerkers het gevoel dat ze gelijk behandeld worden. Zij weten op deze manier dat er niet onderling verschillende afspraken zijn gemaakt. Alle regels en arbeidsvoorwaarden blijven op deze manier hetzelfde voor alle medewerkers. Wordt er een nieuwe regel toegevoegd aan het handboek? Ook deze kan makkelijk met alle medewerkers gedeeld worden. Je hoeft het niet aan iedereen persoonlijk te laten weten, een mededeling op jouw intranet of een (automatische) mail met de wijziging is genoeg en biedt transparantie aan de medewerkers.

Zoekt u gratis voorbeelden voor jouw personeelshandboek? Ga aan de slag met ons ISO 9001 handboek: negentien voorbeeldprocessen en tientallen handige documenten. En het beste: het is geheel gratis!

3. Onboarding proces

Als er een nieuwe medewerker begint binnen jouw organisatie wil je dat diegene zich zo snel mogelijk op zijn plek voelt. Je zorgt dan ook dat er een laptop, telefoon, werkplek en eventueel toegangspasjes en een auto van de zaak beschikbaar zijn op de eerste werkdag.

Maar wat doe je eraan om de medewerker het gevoel te geven welkom en nodig te zijn?

Een voorstelrondje hoort hier vaak bij, maar dit maakt de medewerker niet duidelijk wat precies afspraken zijn over bijvoorbeeld pauzes of het gebruik van de telefoon voor persoonlijke zaken onder werktijd. Zorg dat de medewerker zich direct op zijn gemak voelt door dit te beschrijven in het personeelshandboek, wat hij op de eerste werkdag door kan nemen. Zo maak je de aanpassingsperiode zo makkelijk mogelijk voor de medewerker en voor jezelf.

4. Geen cao

Valt jouw organisatie niet onder een cao? Dan biedt een personeelshandboek uitkomst. Hierin kunnen de arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd. Zo hebben de medewerkers een document waar ze op terug kunnen vallen als ze een vraag hebben over bijvoorbeeld vrije dagen of het pensioen. Dit voorkomt een hoop onduidelijkheid binnen de organisatie. Een personeelshandboek kan dan ook worden beschouwd als een toevoeging op de arbeidsovereenkomst van de medewerkers.

Oké, ik wil het personeelshandboek in mijn organisatie aanpakken of er één maken. Maar waar start ik?

Begin met het zoeken van voorbeelden en tips voor het schrijven van een personeelshandboek. Kijk bijvoorbeeld eens in ons ISO 9001 handboek. Hierin staan een heleboel voorbeelden van allerlei handboeken, waaronder een personeelshandboek!