In dit artikel vind je veelgestelde vragen gerelateerd aan de volgende hoofdonderwerpen:
De eerste en meest fundamentele vraag, waarop we in het verleden via talrijke artikelen in onze blog al richtlijnen hebben geboden, is:
Digital Asset Management (DAM) verwijst naar de praktijken en technologieën die organisaties in staat stellen om systematisch hun digitale activa te beheren, op te slaan en terug te halen, en digitale rechten en toestemmingen te beheren. Digitale activa omvatten een breed scala aan content, zoals foto's, video's, audiobestanden, graphics, animaties en documenten. Het hoofddoel van DAM is om de efficiëntie en effectiviteit van het creëren van content, alsmede het beheren en distribueren ervan te verbeteren.
Nu we gedefinieerd hebben wat digital asset management is, gaan we verder met de volgende vraag, waarin we dieper ingaan op digital asset management software: wat is het, wat kan het, en hoe ontwikkelen we het verder in de toekomst.
Digital asset management software fungeert als de technologische ruggengraat voor deze processen van digitaal activabeheer. Het biedt een gecentraliseerd platform waar digitale activa worden gecatalogiseerd, opgeslagen en beveiligd, waardoor ze gemakkelijk toegankelijk zijn voor individuen en systemen binnen de organisatie. Deze software ondersteunt diverse functionaliteiten, waaronder krachtige zoekmechanismen, metadata-beheer, toegangscontrole, en DAM-integratiemogelijkheden met andere bedrijfstools zoals contentmanagementsystemen (CMS) en marketingautomatiseringsplatforms.
Het gebruik van DAM-software stroomlijnt workflows door overtollige herhalingen te elimineren en het voor teams gemakkelijker en sneller te maken om de juiste bestanden te vinden, waardoor de productiviteit groeit en overhead gerelateerd aan activa wordt verminderd. Het zorgt er ook voor dat digitale activa worden gebruikt in overeenstemming met merkrichtlijnen en auteursrechtwetten, waardoor het intellectuele eigendom van een organisatie op een uitgebreide en gebruiksvriendelijke manier wordt beschermd.
DAM software wordt gebruikt door iedereen die regelmatig met digitale assets werkt. Dit omvat bedrijven in sectoren zoals het bedrijfsleven, zorg, onderwijs, media, retail, en ook de maakindustrie. Van marketingteams tot financiële afdelingen, DAM-systemen zijn veelzijdige hulpmiddelen die in verschillende bedrijfsprocessen worden ingezet.
Investeer in een DAM-oplossing wanneer je meer nodig hebt dan alleen basale bestandsopslag en -synchronisatiediensten. Of je nu digitale assets hebt die een jaar of twintig jaar oud zijn, DAM-systemen bieden aanzienlijke opslagcapaciteiten, soms zelfs onbeperkt.
Wanneer het gaat om Digital Asset Management en DAM-software, zijn er talloze vragen te verzinnen die gebruikers en bedrijven kunnen hebben bij het navigeren door de complexiteit van digitaal contentbeheer. Sommige daarvan komen echter consequent naar voren als de meest voorkomende of cruciale vragen in het besluitvormingsproces. Hier zijn de meest gestelde vragen gerelateerd aan belsuitvormingsprocessen omtrent digital asset management:
Deze fundamentele vraag komt naar voren terwijl bedrijven de behoefte erkennen om hun toenemende volumes digitale content effectiever te beheren. DAM is essentieel omdat het een gecentraliseerd depot biedt voor alle digitale activa, wat helpt bij het organiseren, opslaan en efficiënt ophalen van media en andere content. Het ondersteunt ook samenwerking en zorgt voor consistentie over verschillende marketing- en communicatiekanalen heen, wat een positieve invloed heeft op het managen van je merk.
Digital Asset Management systemen en cloudopslagdiensten zijn ontworpen voor verschillende doeleinden en bieden uiteenlopende niveaus van functionaliteit. Kort gezegd, zit het verschil tussen cloudopslag en digital asset managementoplossingen, rekening houdend met het hoofddoel, functionaliteiten en gebruiksscenario's, hem in de volgende elementen:
Zoals je aan de bovenstaande punten kunt zien, bieden DAM-systemen een robuuste oplossing voor het beheren van digitale assets met geavanceerde tools die zijn afgestemd op bedrijfsomgevingen die complexe assetbibliotheken beheren, terwijl cloudopslag een eenvoudige oplossing biedt voor basisbestandsopslagbehoeften.
Een Digital Asset Management systeem is cruciaal in de huidige 'digital first' omgeving, en biedt aanzienlijke waarde door operationele efficiëntie te verbeteren, naleving te waarborgen, en gemakkelijke toegang binnen een organisatie te faciliteren – waarmee het een heel stuk verder gaat dan het simpelweg bieden van opslagcapaciteit. DAM-systemen helpen bij het organiseren, beveiligen en beschikbaar maken van digitale assets, waardoor marketingeffectiviteit verhoogd, projecten versneld, en samenwerking ondersteund wordt. Geavanceerde functies zoals AI voor metadata-tagging, aanpassingsopties, en analyses transformeren DAM-systemen tot strategische hulpmiddelen die business intelligence (BI) bevorderen en creatieve workflows stroomlijnen. Investeren in een hoogwaardig DAM-systeem is essentieel voor het effectief beheren van digitale contentcomplexiteiten en biedt de mogelijkheid om het te transformeren tot en in te zetten als een strategisch bedrijfsmiddel, en bovendien als een toekomstbestendige oplossing die met je bedrijf meegroeit.
Mensen investeren om verschillende redenen in DAM-oplossingen, onder meer...
Door effectief op (één of meer van) deze redenen in te springen, kunnen organisaties de operationele, financiële en compliance-gerelateerde voordelen van DAM-software schetsen, waarmee ze overtuigende argumenten leveren voor de noodzaak en strategische waarde ervan binnen de organisatie.
Er zijn nogal wat DAM-oplossingen beschikbaar, dus het is belangrijk voor potentiële gebruikers om te weten welke functionaliteiten het belangrijkst zijn om mee te laten wegen bij het kiezen van een DAM-systeem. Onder de belangrijke functies zien we de mogelijkheid om met verschillende bestandstypen te werken, robuuste metadata- en taggingmogelijkheden, gebruiksvriendelijke zoek- en ophaalfuncties, rechtenbeheer, en beveiligingsfuncties. Daarnaast zijn schaalbaarheid en aanpassingsmogelijkheden ('customization') cruciaal om ervoor te zorgen dat het DAM-systeem kan groeien en zich kan aanpassen aan toekomstige zakelijke behoeften.
DAM-systemen ondersteunen een breed scala aan digitale assets, waaronder stockfoto's, foto's, ontwerpbestanden, logo's, presentaties, spreadsheets, documenten, video's, en meer. Ze zijn over het algemeen bijzonder goed in het beheren van ontwerpbestanden die gemaakt zijn met Adobe Photoshop, Illustrator en InDesign.
Meta-tagging in DAM-systemen zoals WoodWing Assets omvat de automatische extractie van technische informatie en handmatige of AI-gestuurde toevoeging van keywords om een rijke, doorzoekbare taxonomie te creëren. Bovendien verbetert de integratie met AI-tools deze tagging-functionaliteit met op afbeeldingen gebaseerde aanbevelingen.
Een "goede" DAM-oplossing voldoet effectief aan je zakelijke behoeften. De tool moet gemakkelijk kunnen integreren met andere programma's – met behulp van REST API, Webhooks API, en iPaaS – om een naadloze digitale omgeving te creëren, bevorderen, en in stand te houden.
Integratiemogelijkheden zijn een belangrijk punt van zorg voor organisaties die DAM-software willen implementeren. Gebruikers vragen vaak naar de mogelijkheden van DAM-systemen om te integreren met andere bedrijfstools, zoals Content Management Systems (CMS), Customer Relationship Management (CRM) systemen, Product Information Management (PIM) systemen, marketingautomatiseringstools, en creatieve software zoals Adobe Creative Suite. Naadloze integratie is cruciaal voor het automatiseren van workflows en het handhaven van een soepel operationeel tempo tussen afdelingen; de mogelijkheden hiervoor variëren nogal tussen de verschillende DAM-softwareleveranciers. Het is dus een goed advies voor gebruikers om hun behoeften op het vlak van het integreren van de DAM-oplossing duidelijk te specificeren en vervolgens een oplossing te kiezen die aan die behoeften en verwachtingen voldoet.
Hebben we nog steeds je aandacht? Zo ja, lees dan snel verder om je kennis te verdiepen en een beter begrip te krijgen van digital asset management en de praktische aspecten van het implementeren van deze technologie. Als je aandacht verslapt is, neem dan een pauze en kom later terug om het artikel verder te lezen.
Wanneer organisaties overwegen om Digital Asset Management software te implementeren, te vervangen of te upgraden, omvat het besluitvormingsproces onder meer het beantwoorden van belangrijke vragen die helpen om binnen de organisatie een gezonde basis te leggen waarop Digital Asset Management kan leunen en gebouwd kan worden. Hier zijn de top drie vragen die vaak naar voren komen bij het kiezen van DAM-software en het rechtvaardigen van de adoptie ervan binnen de organisatie:
Een belangrijke vraag van stakeholders betreft de specifieke voordelen van DAM-software op het vlak van workflow-efficiëntie en productiviteitswinst. Organisaties willen begrijpen hoe digital asset management het werk kan stroomlijnen, de tijd die besteed wordt aan het zoeken naar assets significant kan verminderen, en het delen van en samenwerken aan bestanden gemakkelijker kan maken. Het aantonen van het potentieel van DAM-software om routinetaken te automatiseren, activa efficiënt en zinvol te ordenen, en overbodig, dubbel werk te verminderen, kan een sterk argument vormen voor de adoptie ervan.
Het berekenen van de ROI voor het implementeren van DAM-software is essentieel om goedkeuring van besluitvormers te krijgen. Deze vraag behandelt de financiële rechtvaardiging van de investering, inclusief kostenbesparingen door minder duplicatie van assets, verminderde afhankelijkheid van externe bronnen, en de potentiële toename van inkomsten door snellere projectafhandeling en verbeterde marktresponsiviteit. Een goed gedefinieerde ROI helpt belanghebbenden om de financiële impact en de langetermijnwaarde van een DAM-systeem te visualiseren.
Return on Investment (ROI) wordt berekend als een percentage, wat een duidelijke maatstaf biedt voor hoeveel winst een investering heeft gegenereerd ten opzichte van de initiële kosten. Bij een Digital Asset Management systeem weerspiegelt de ROI specifiek de financiële voordelen van de implementatie ten opzichte van de aankoop- en implementatiekosten.
De standaardformula om ROI te berekenen luidt als volgt:
ROI = [ Nettowinst / Investeringskosten ] * 100%
In deze formule staat 'Nettowinst' voor de opbrengsten die de investering heeft opgeleverd, en 'Investeringskosten' voor de uitgaven – voor een DAM-systeem gaat het daarbij in ieder geval om de aankoop- en implementatiekosten.
Beveiliging en naleving zijn belangrijke aandachtspunten, vooral voor organisaties die actief zijn in gereguleerde sectoren of gevoelige informatie hanteren. Vragen over DAM-software richten zich vaak op het beheer van gebruikersrechten, toegangscontrole, en bescherming tegen ongeoorloofd gebruik. Daarnaast zijn er vragen over hoe DAM-software kan helpen om te voldoen aan auteursrechtwetten, privacyregelgeving, en andere wettelijke vereisten. Het adequaat inspelen op deze aandachtspunten is essentieel om goedkeuring te krijgen voor de aankoop van een DAM-systeem en ervoor te zorgen dat het voldoet aan alle organisatorische vereisten voor beveiliging en management.
Het integreren van een Digital Asset Management systeem in het bestaande technologische kader van een organisatie is een cruciaal proces dat zorgvuldige planning en overweging vereist. Hier zijn de belangrijkste vragen die beantwoord moeten worden om een soepele en effectieve integratie van een DAM-systeem te waarborgen:
Het identificeren van alle platforms die zullen communiceren met het DAM-systeem, zoals contentmanagementsystemen (CMS), klantrelatiebeheersystemen (CRM), productinformatiesystemen (PIM), systemen voor bedrijfsresourceplanning (ERP), en marketingautomatiseringstools, is cruciaal. Het begrijpen van deze integraties helpt bij het definiëren van de technische vereisten en zorgt ervoor dat het DAM-systeem naadloos kan aansluiten op bestaande workflows.
Het plannen van de migratie van bestaande digitale assets naar het nieuwe DAM-systeem is essentieel. Dit omvat het bepalen welke gegevens worden gemigreerd, het formaat van deze gegevens, en hoe deze binnen het DAM-systeem worden gestructureerd. Het is belangrijk om een proces vast te stellen voor het opschonen en organiseren van gegevens vóór de migratie, om ervoor te zorgen dat alleen relevante, hoogwaardige assets naar het nieuwe systeem worden verplaatst.
Het onderzoeken van de technische specificaties van een DAM-systeem, waaronder de API-mogelijkheden, compatibiliteit met bestaande software, en ondersteuning voor standaard gegevensuitwisselingsformaten, is noodzakelijk. Dit zorgt ervoor dat het kan worden geïntegreerd zonder ingrijpende maatwerkontwikkeling en dat het goed zal functioneren binnen de bestaande IT-infrastructuur.
Het definiëren van een strategie voor het managen van metadata is cruciaal voor het succes van de DAM-integratie. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat metadata consistent en nauwkeurig blijft, door alle systemen heen. Dit kan het in kaart brengen van metadata-velden tussen het DAM en andere systemen omvatten en het opzetten van continue synchronisatieprocessen.
Beveiliging is een grote zorg bij het integreren van een nieuw systeem. Vragen over de beveiligingsfunctionaliteiten van een DAM-platform, zoals gebruikersauthenticatie, data-encryptie, en naleving van industriestandaarden, moeten adequaat worden geaddresseerd en waar nodig opgelost om digitale assets te beschermen en de privacy van gegevens te waarborgen.
Het is belangrijk om te begrijpen hoe de integratie de dagelijkse operaties van verschillende teams zal beïnvloeden. Het beoordelen van potentiële verstoringen en het secuur plannen van het managen van deze veranderingen kunnen helpen om negatieve invloeden op de productiviteit te minimaliseren en de acceptatie van het nieuwe systeem te verbeteren.
Het benoemen of inhuren van een systeemintegrator, expert-consultant, of een intern team of persoon, die verantwoordelijk is voor het onderhoud en de probleemoplossing van het DAM-systeem na de integratie, zorgt ervoor dat eventuele problemen snel kunnen worden aangepakt. Onder het takenpakket van deze beheerder valt onder meer het beheren van gebruikerstoegang, het updaten van software, het begeleiden van toekomstige upgrades, en het afhandelen van technische problemen.
Het ontwikkelen van een uitgebreid trainingsprogramma is essentieel om ervoor te zorgen dat alle gebruikers effectief kunnen werken met het DAM-systeem. De training moet basisfunctionaliteiten, best practices voor assetbeheer, en integratie van het DAM-systeem in dagelijkse werkprocessen omvatten. Dit kan gedaan worden door verschillende 'aanjagers': de leverancier, systeemintegrator, consultancybedrijf of een partner, of intern – met een speciaal daarvoor aangewezen team of individu.
Het vaststellen van maatstaven om de effectiviteit van de DAM-integratie te evalueren helpt bij het evalueren van de ROI van de implementatie en het bepalen van de gebieden die verbetering behoeven. Deze maatstaven moeten onder meer helpen bij het interpreteren van de adoptiesnelheid van gebruikers, de snelheidsverbeteringen bij het ophalen van assets, de vermindering van het aantal overbodige assets, en de tijdswinst bij het produceren of beheren van digitale assets.
Het beantwoorden van deze vragen helpt bij een succesvolle integratie van het DAM-systeem in de bestaande infrastructuur van de organisatie, waardoor een robuust en efficiënt hulpmiddel wordt geboden voor het beheer van digitale assets over verschillende platforms en afdelingen heen.
WoodWing ontwikkelt al sinds 2008 DAM-oplossingen. Het initiële systeem heette Elvis DAM; inmiddels is dat systeem omgedoopt tot het huidige WoodWing Assets platform.
WoodWing Assets ondersteunt niet alleen alle bestandstypen, maar benadrukt daarnaast een visuele benadering van assetbeheer die toegang tot en beheer van bestanden op snelle en efficiënte wijze mogelijk maakt.
Ja, WoodWing Assets is een enterprise-grade DAM-oplossing die schaalbaar is om alles aan te kunnen, van kleine marketingteams tot grote mediabedrijven die meer dan een miljard assets beheren. Bovendien biedt WoodWing Assets uitgebreide out-of-the-box functies met opties voor verder maatwerk via open API's, iPaaS, webhooks en plugins, geschikt voor grotere en complexere organisaties.
Op technisch gebied biedt WoodWing Assets aanpasbaarheid, een moderne architectuur, eenvoudige integratieopties, en schaalbare oplossingen voor een willekeurig aantal gebruikers. In de praktijk blinkt het uit in het ondersteunen van mediabedrijven door een naadloze integratie met Adobe Creative Cloud en robuuste digitale assetdistributie via een centraal brand portal.
WoodWing Assets integreert naadloos met Adobe Creative Cloud en andere software van derden, zoals CMS, PM, ERP, PIM en CRM-oplossingen, waardoor de workflow-efficiëntie en creatieve flexibiliteit verbeteren. Het ondersteunt uitgebreid maatwerk om het systeem aan te passen aan specifieke organisatorische behoeften, deels gedaan met behulp van een wereldwijd partnernetwerk van consultants en systeemintegrators om implementatie, maatwerk, integratie en ondersteunende diensten te leveren in de respectievelijke regionale markten.