Business Process Management

Bekijk alles even van een hypothetisch afstandje en bekijk ieder proces individueel. Business Process Management gaat over het optimaliseren en standaardiseren van bedrijfsprocessen om zo nog efficiënter en effectiever te werken.

Zie je? Beloofd is beloofd.

Processen managen doe je iedere dag wel in meer of mindere mate. Het ‘omgaan’ met deze processen heet procesmanagement of ook wel: Business Process Management (BPM). Hier bestaan verschillende instrumenten voor, allerlei tactieken en heel wat managementfilosofieën die (proces) managers op weg helpen. We verzamelden de beste bij elkaar.

Wat is Business Process Management?

Business Process Management is de manier waarop je met jouw verschillende bedrijfsprocessen omgaat. Zoals bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement of een bestelproces van een product. 

Je identificeert en analyseert met BPM de status van je processen. Daarnaast optimaliseer, simuleer en implementeer je die processen aan de hand van verschillende modellen. Denk aan het COSO-model of Lean.

Als laatste observeer je wat er gebeurt. Zo loopt de boel lekker gesmeerd. Loopt een onderdeel binnen de cyclus minder soepel? Dan ontdek je dat met BPM ook meteen en begin je opnieuw.

Waarom is business process management handig?

Door je bedrijfsprocessen in kaart te brengen, wordt het voor medewerkers simpeler om overzicht te krijgen van de werkzaamheden. Ook wordt het inzichtelijk hoe processen stromen. Heel erg fijn dus als er weerstand is onder medewerkers om mee te gaan in kwaliteitsverbetering of andere veranderingen binnen de organisatie. Je kan ze laten zien waar je heen wil en dat biedt perspectief.

Verandering creëert altijd wel wat chaos op de werkvloer. Door processen visueel te maken, ontstaat rust. Verschillende studies laten zien dat BPM helpt organisaties een hogere klanttevredenheid en productkwaliteit te bereiken. Maar ook een positief resultaat op de organisatorische efficiëntie in de zorg door toepassing van BPM-methode.

Dus om het even op te sommen:

• Hogere productiviteit

BPM zorgt voor hogere productiviteit en meer efficiëntie. De hogere productiviteit komt door meer verschillende factoren, en door business process management in te zetten raak je ze allemaal. Denk aan werkklimaat, human resources en juist gebruik van middelen.

• Kosten omlaag

Door je processen in kaart te brengen zie je ook meteen waar je onnodig geld verspilt. Je krijgt antwoord op de vraag of dingen efficiënter kunnen. Je kosten dalen hierdoor. Dit kan weer leiden tot:

• Omzetgroei

Verschillende functies afstemmen op de behoefte van de klant betekent automatisch een hogere klanttevredenheid, betere reputatie en hogere omzet met betere winstcijfers. Gaan je ogen al stralen?

• Minder fouten

BPM standaardiseert je bedrijfssysteem met functies en verantwoordelijkheden voor iedere afdeling.

Dit minimaliseert het risico op menselijke fouten in de uitvoering van functies en het minimaliseert meteen ook de kans op bijvoorbeeld fraude of nalatigheid.

Hoe zet je BPM in?

Stap 1: Procesplanning

BPM begint met planning. Die gebruik je als richtlijn voor de personen die het plan uitvoeren. Je brengt hiermee de strategie en de richting van de BPM initiatieven duidelijk in kaart. Die strategie moet proces gestuurd zijn en geeft:

• Meer inzicht in de doelen en strategie
• Identificatie, analyse en overzicht van de huidige processen en procesarchitectuur

Er zijn verschillende tools om processen in te omschrijven. Het belangrijkste is om te beseffen dat processen beschrijven een middel is om te managen en verbeteren. Het is nooit een doel op zich.

Stap 2: Procesanalyse

Het opstellen van alleen een lijst met je bedrijfsprocessen is niet genoeg. Je wil inzicht in de huidige processen en kijken of die overeenkomen met, en afgestemd op, de doelstellingen van je bedrijf.

Je gaat informatie en gegevens verzamelen over de bedrijfsprocessen. Die haal je uit je bijgehouden bedrijfsdocumentatie, je strategische plannen, je procesmodellen en ervaringen van de medewerkers.

De analyse geeft een inzicht in de zwakke en sterke punten van elk bedrijfsproces. Zo begrijp je beter hoe die punten de prestaties van je organisatie beïnvloeden.

Kwalitatieve en kwantitatieve analyses worden gebruikt om inefficiënties te laten zien, verbanden tussen cijfers en statistieken of betrokken problemen te analyseren en op te lossen. Bekende voorbeelden zijn:

• Value-added analysis
• Stakeholderanalyse
• Pareto analyse
• Processimulaties
• Wat-als-analyse

Stap 3: Ontwerp & modelleer

Uit bovenstaande analyses kan komen rollen dat je processen deels of toch helemaal anders moeten. In deze fase ga je een heel nieuw ontwerp maken van je proces.

De belangrijkste keuze die je hier moet maken is bepalen of een proces goed is zoals het is, of dat het deels of helemaal opnieuw ontworpen moet worden. Gebruik hiervoor visualisaties en uitingen die bij jou en jouw organisatie passen.

Beschrijvingen, diagrammen of illustraties, welke methode je ook kiest, zorg wel dat ze een end-to-end perspectief geven van alle primaire, ondersteunende of management processen binnen de organisatie.

Stap 4: Proces implementatie

Wanneer het ontwerp en het model klaar zijn, is het tijd voor de implementatie van de aangepaste processtructuur. Door systemisch te implementeren, gebruik je de beste en gebruiksvriendelijke software en technologieën. Software die werk uit handen neemt in plaats van extra werk geeft.

Niet-systematische implementatie betekent dat je geen software of andere technologie inzet om je processen te verbeteren. Ben je een hele kleine organisatie of heb je minimale aanpassingen door te voeren, kan je daarvoor kiezen.

Stap 5: Proces blijven monitoren

Zodra jouw nieuwe of aangepaste proces geïmplementeerd is, moet het gevolgd, gemeten en gecontroleerd worden. Dit moet doorlopend blijven gebeuren.

Het doel van het proces monitoren is, om benodigde informatie te verkrijgen, om zo te bepalen of de wijzigingen of aanpassingen moeten worden aangebracht in het procesontwerp.

Ga jij aan de slag met Business Process Management?
Processen optimaliseren en aanpassingen doen aan bestaande manieren van werken, vergt veel tijd en energie. Heb je daar zin in? Hoe groter je organisatie, hoe meer papierwerk en tijd het in beslag neemt terwijl je eigenlijk zo snel mogelijk resultaat in de vorm van bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering wil zien. Heb je daar wel de tijd voor?

Ga voor je begint met business process management goed na hoe je alles documenteert en in wat voor systeem of software je dit allemaal bijhoudt. Hierin investeren, betaalt zichzelf uiteindelijk terug.