De aanspreekcultuur: hoe hou je die gezond?

Wat is een aanspreekcultuur?

Aanspreekcultuur is niets minder dan een omgeving waar iedereen elkaar aanspreekt op zo’n manier dat het ook iedereen helpt.

Dit heeft invloed op het functioneren van de hele organisatie. Er wordt tijd gemaakt om te leren van gemaakte fouten, medewerkers durven hun grenzen aan te geven en eigen verantwoordelijkheid en controle zijn in balans.

Kwaliteit en veiligheid in een aanspreekcultuur

Soms verzanden veiligheids- en kwaliteitsmanagers in te veel controle. Te veel regels opstellen is hetzelfde als 10 sloten op je winkeldeur waardoor het een kwartier duurt voor je een deur opent.

Het helpt misschien tegen inbraak, maar je personeel is ’s ochtends alles behalve blij en je klanten staan te wachten. Een leidinggevende kan niet continu controleren of mensen zich overal aan houden. Micromanagen is voor niemand leuk.

Eigen verantwoordelijkheid, betrokkenheid, team- en klantgericht werken, zijn ook in de zorg- en welzijnssector steeds belangrijker. Alleen maar goed werken onder direct toezicht van de controlerende leidinggevende voldoet niet meer. Als medewerker ben je niet meer een passieve uitvoerder met vrijblijvende taken.

Je moet er daarom op kunnen vertrouwen dat mensen zich vanuit hun professionaliteit en intrinsieke motivatie aan de afspraken houden. Wanneer dat niet gebeurt, moet je elkaar daarop kunnen aanspreken. Als medewerker moet je dit ook wel kunnen (ver)dragen.

Medewerkers blijven het lastig vinden om anderen aan te spreken op hun gedrag. Zaken als ‘sfeer’ en ‘collegialiteit’ worden als belangrijke waarden gezien; waarden waar veel medewerkers hun geluk op de werkvloer aan koppelen.

Je kunt ook voorstellen dat een goede sfeer en collegialiteit het misschien wel moeilijker maken om een ander ergens op aan te spreken, want straks wordt de sfeer nog verpest. Door jou. Dan kom je al snel tot de uitweg dat een leidinggevende dat maar moet doen. Zo blijft een negatieve spiraal in stand.

Wat belemmert een aanspreekcultuur?

De aanspreekcultuur kan niet optimaal zijn door 1 of meerdere van de volgende redenen:

• Collegialiteit: Je collega niet willen kwetsen. Goed nieuws voor jou als dit je tegenhoudt om je collega’s aan te spreken. Want uit onderzoek blijkt dat mensen graag kritiek ontvangen. Mits het op een goede manier gegeven wordt.
• Loyaliteit: Elkaar steunen is een groot goed. Maar betekent dit dat je je collega’s altijd moet steunen? Ook als ze iets doen wat niet hoort?
• Calimero-effect: Wie ben ik dan om een ander aan te spreken? De ander werkt hier langer of is een meerdere.
• Angst of conflictvermijding: Wanneer je bang bent reactie van een ander. Voor wraak of veroordeling. Dit is een grote belemmering. De grootste wel van al deze 6 belemmeringen. ‘Tegennatuurlijk’ noemt Gytha Heins het zelfs. Het zit in ons om empathisch over te komen en de ander van gezichtsverlies te redden.
• Omstanderseffect: De term omstanderseffect komt uit de sociale psychologie. Wanneer zich een situatie voordoet die om ingrijpen vraagt. Bij incidenten bijvoorbeeld, zoals een ongeluk. Uit onderzoek blijkt hoe groter de groep betrokkenen (of omstanders), hoe kleiner de kans dat iemand ingrijpt. Op de werkvloer werkt dit net zo: ‘Joh, een ander zegt er wel iets van’.
• Defensieve reflexen: Dit zijn automatische reacties die (voor we ons ervan bewust zijn) ons gedrag sturen bij spannende situaties. Deze reflexen beschermen ons tegen dreiging, gevaar en gezichtsverlies en zijn heel natuurlijk om te overleven. Ze zorgen er helaas ook voor dat allerlei informatie niet goed meer binnenkomt. Resultaat: Een blokkade binnen de aanspreekcultuur.

Ga jij je collega nu aanspreken op gedrag?

Aanspreken gaat eigenlijk voor 50% over jou zelf. Je hebt er zelf belang bij dat iemand stopt met bepaald gedrag. Wees eerlijk over jouw eigen belang, naar jezelf én de persoon in kwestie.

Aanspreken gaat ook over jouw behoeften. Als je irritatie voelt zegt dat vaak iets over jouw persoonlijke normen en waarden. ‘Niet te laat komen, is een teken van respect’, ‘Iedereen gelijk behandelen’ of ‘Niet praten maar poetsen’.

Je collega kan hier heel anders over denken. Maak deze behoeften bespreekbaar en sta hierbij ook open voor een ander perspectief. Aanspreken gaat over jouw eigen behoefte om gezien en gehoord te worden. 

Wanneer iemand niet doet wat afgesproken is of bij anderen allerlei grenzen over gaat, staat jouw leiderschap (onbewust) ter discussie. Anderen kijken naar jou; doe je iets, grijp je in? Met welk resultaat?

6 tips voor het verbeteren van een aanspreekcultuur

Gelukkig zijn er ook 6 tips die ervoor zorgen dat een aanspreekcultuur verbetert:

1. Zet het op de agenda

Laat het onderwerp leven. Begin erover op het werkoverleg, maak duidelijk dat een goede aanspreekcultuur in het belang is van het hele team, klanten en omzetcijfers. 

Begin bijvoorbeeld het werkoverleg met open vragen zoals ‘Wat is jou opgevallen de afgelopen week in het werk?’, ‘Waar ben je tegenaan gelopen?’, ‘Waar heb je last van?’.

Maak hierbij gebruik van je emoties. Je  hoeft ze niet altijd de baas te zijn, soms is het waardevol te laten zien dat je boos bent. Dat maakt je mens. Maar zorg dat je snapt om welke emoties het gaat en wat ze feitelijk triggeren. Dat zijn 2 verschillende dingen. Feiten zorgen voor bewustwording bij anderen, emoties zorgen voor meer begrip naar jou.

2. Geef het goede voorbeeld en vind jouw manier

Deze klinkt tegenstrijdig. Maar is het niet. Er is niet 1 juiste manier, iedereen geeft zijn eigen draai eraan. Soms is een blijk handig, soms pas je je toon aan.

Voorbeeldgedrag vanuit de top is erg belangrijk. Dus begin bovenaan. Als directeuren, leidinggevenden of het management zaken ‘stil houden’ is het niet onlogisch dat medewerkers dat ook gaan doen.

Maar als managers het goede voorbeeld geven, aanspreekbaar zijn op hun gedrag en hun functioneren en open communiceren, dan druppelt dit vanzelf door naar de medewerkers lager in de organisatie.

3. Leg de focus op het gezamenlijk belang of doel

Blijf hierbij weg van workshops als je dit al eens gedaan hebt. Dat is zeker geen slecht begin, maar daarna moet je verder. Maak teamdoelen. Wat wil een team of afdeling realiseren en op welke manier heb je elkaar hierbij nodig? Hierdoor creëer je de essentie van het gezamenlijk belang dat het geven en ontvangen van feedback nodig is om het doel te bereiken.

4. Vaardig worden om feedback te geven en te ontvangen

Train je medewerkers als het gaat om geven en ontvangen van feedback. Maar blijf je daar niet aan werken, vallen veel medewerkers toch weer terug in hun oude vertrouwde gedrag. Dus onderhouden is bij deze tip een belangrijk onderdeel.

Ga hierbij van ‘aanspreken op’ naar ‘bespreken van’. Ook voor jezelf.

Over het algemeen geldt dat de meeste mensen zeggen open te staan voor kritiek en leren, maar dat hun acties vaak iets anders laten zien.

Volgens hoogleraar en bedrijfskundige Chris Argyris allemaal onbewust. Vooral bij spanning zijn we gericht op:

• Behouden van controle
• Maximaliseren van winnen en minimaliseren van verliezen
• Onderdrukken van negatieve gevoelens
• Zo rationeel mogelijk zijn
• Versterkende factoren toepassen

Benoem het en erken het wanneer medewerkers anderen durven aanspreken. Wees er zelf ook trots op. Dat geldt ook voor medewerkers die open staan voor wat anderen van hun gedrag vinden. Als ze deze informatie willen en durven gebruiken om zich te ontwikkelen, is dat enorme vooruitgang die gezien mag worden.

6. Doen en blijven doen, iedere dag

Elkaar aanspreken, feedback geven en ontvangen is iets waar je gewend aan moet raken. Door ervaring op te doen, wordt het steeds meer een gewoonte. Het creëren van een aanspreekcultuur vraagt dus veel tijd en aandacht.

Al met al is het best lastig om een goede aanspreekcultuur te realiseren. Net als iedere cultuurverandering laat een aanspreekcultuur zich niet afdwingen en is het vooral een zaak van de lange adem, waarbij een belangrijke rol is weggelegd voor het management als ‘cultuurdragers’.