10 dingen die je jezelf moet afvragen als het om intranet gaat

Slechts een paar voorbeelden, maar verreweg de meest gestelde vraag van met name management is “Wat heb ik eraan?” Met andere woorden:

Wat is de toegevoegde waarde van intranet en wat krijg ik ervoor terug?

Logische vraag, maar het antwoord is minder simpel. Verschillende organisaties zoeken intranet oplossingen met verschillende redenen. Van meer collega’s die thuiswerken tot efficiënter werken en draagvlak creëren voor projecten.

Die redenen spelen een rol bij het bepalen van de waarde die je ervoor terugkrijgt. De ROI, oftewel Return On Investment, is vaak een lastige om vast te stellen. Het hangt namelijk af van het waarom.

Maar eerst nog even dit.

Wat is intranet?

Intranet is een privénetwerk dat alleen gebruikt kan worden door medewerkers die hier toegang toe hebben. Toegang tot dit systeem krijg je alleen door in te loggen en vaak werk je vanuit een portal met workspaces.

Intranet wordt gebruikt met de doelstelling om de medewerkers binnen organisatie van betere interne communicatie en informatie uitwisseling. Soms wordt intranet ook wel de ‘digitale werkplaats’ genoemd.

• Dus waarom wil jij een intranet gebruiken?
• Je wilt de interne communicatie verbeteren
• Kwaliteitsmanagement verbeteren?
• Meer draagkracht?
• Bedrijfscultuur verbeteren?

Weet je niet waar te beginnen? Geen probleem, wij zochten uit welke 10 vragen je jezelf moet stellen voor je de toegevoegde waarde van een sociaal intranet voor jouw organisatie kan bepalen.

#1. Welke features heeft intranet te bieden? En belangrijker: wat heb jij nodig?

Een goed beginpunt is kijken welke features jij nodig hebt en hoe deze interne processen stroomlijnen. Productiviteit komt in vele vormen, dus weet je deze te pinpointen, dan kan je daar een waarde aan hangen om zo je ROI te bepalen.

Welke features moet een intranet minimaal bieden?

1. Content creatie – Verschillende soorten artikelen en formulieren maken het intranet de plek voor collega’s om de nodige en relevante informatie te vinden en te delen. Versiebeheer en leestaken geven inzicht en vragen om actie.

2. Doelgerichte communicatie – De relevante informatie moet bij de juiste personen terecht komen. Verschillende teams en projecten kunnen worden gesegmenteerd.

3. Notificaties – Collega’s worden op de hoogte gebracht van nieuwe content of taken.

4. Versiebeheer – Je intranet moet het startpunt van je werkdag worden. Standaard documenten en processen staan erin vermeld. Met de laatste versies ben je altijd up-to-date.

5. Zoekfunctie – Het uitzoeken, is met de juiste zoekfunctie zo gedaan. Waar kan je allemaal in zoeken? Van belang is dat je kan filteren, door tags kan zoeken en in alle documentatie.

6. Toestemming en gebruikersbeheer – Geef simpel aan wie wat mag zien en wie wat mag aanpassen. Kunnen verschillende groepen met rollen en rechten aangemaakt worden?

7. Workspaces – In digitale workspaces kunnen teams samenwerken en relevante informatie gecentraliseerd vinden. Een centrale plek voor alle nodige informatie per afdeling, project of team.

8. Workflows – Toegankelijke en gebruiksvriendelijke workflows waar iedere medewerker mee aan de slag kan. Optimaliseer en automatiseer je workflows waardoor procesmanagement simpeler wordt en verkort daardoor de doorlooptijden, verbeter betrouwbaarheid en garandeer hogere kwaliteit.

9. Taken maken – Collega’s kunnen leestaken maken voor bepaalde artikelen. Zo krijg je de juiste informatie vanzelf binnen en wordt automatisch bijgehouden wanneer je een taak hebt afgevinkt.

10. Formulieren, enquêtes, polls, ideeënboxen – Weet wat er speelt door deze mogelijkheden in te zetten.

#2. Gebruiken collega’s intranet eigenlijk wel?

De meest gestelde vraag is toch wel: ‘Gebruiken medewerkers intranet ook actief?’ Logische vraag, want uit onderzoek blijkt dat het Nederlandse bedrijfsleven voor tientallen miljoenen euro’s aan software ongebruikt op de virtuele plank heeft liggen.

Maar voor sociaal intranet geldt dit nu net weer niet. Met de juiste features en interface centraliseert sociaal intranet twee onmisbare onderdelen voor iedere organisatie: Interne communicatie en kwaliteitsmanagement.

Wanneer een sociaal intranet doet wat het moet doen, wordt het een portal waar medewerkers alle belangrijke informatie vinden om hun werkdag door te komen. In theorie moet dus iedereen wel een paar keer per week inloggen. Deze data geeft je belangrijke inzichten als het om de toegevoegde waarde van intranet gaat.

#3. Past intranet met bij de doelen van je organisatie?

De toegevoegde waarde van je intranet en de doelen van je organisatie gaan hand in hand. Dus zet goed op een rij wat je doelen zijn. Is dat bedrijfscultuur veranderen? Is dat zorgen voor minder personeelsverloop? Het halen van een ISO certificaat? Of focus je je op efficiënter werken?

Soms is het erg handig om vooraf te checken of een aanbieder wel Customer Success/support aanbiedt, en of hier kosten aan verbonden zijn. Zo weet je snel of je je intranet wel goed aan het inrichten en implementeren bent.

Stuur ook af en toe een vragenlijst rond aan je medewerkers. Erg effectief om te zien of alles ook voor hun op rolletjes loopt en het is een indicatie van de toegevoegde waarde. Of je nu in de zorg of als financieel dienstverlener in teams werkt, een sociaal intranet draagt bij aan zelfsturing van die teams.

#4. Hoe betrokken zijn je medewerkers?

De betrokkenheid van medewerkers is terug te zien in de productiviteit, klantervaringen en de reputatie van de organisatie. Dat laatste geeft ook weer af op nieuw talent en het beeld wat ze van je hebben. Als de betrokkenheid van je medewerkers mist, is het verloop van medewerkers hoog. Dit kan een flinke kostenpost zijn.

De werving van een nieuwe medewerker kost gemiddeld bijna 5000 euro. Daar zitten de kosten voor inwerken nog niet eens bij. Wanneer collega’s zich fijn voelen, is het verloop lager en maak je minder kosten.

De betrokkenheid van medewerkers is te zien in de data van het intranet. Medewerkers kunnen bekijken hoe vaak een artikel gelezen is, hoe vaak is ingelogd, de zoekvolumes en welke interacties er zijn geweest en hoe vaak.

Krijg een beeld van wat betrokkenheid is in jouw organisatie. Intranet moet een drijfveer achter je organisatie zijn met een dagelijks effect op de positieve werkbeleving van je collega’s, een positief effect op alle workflows en de bedrijfscultuur die je wil hebben.

#5. Hoe efficiënt is het inwerktraject?

Ook de meest tevreden en blije collega’s vertrekken ooit. Door pensioen of een verhuizing. Of je organisatie groeit dusdanig hard dat je een nieuwe medewerker nodig hebt. Van inwerken kan je met de juiste inzet van je intranet een deels automatisch proces maken en zo veel tijd besparen. 

Door formulieren, training video’s, procedures en processen te centraliseren, wordt iedere medewerker via een vaste flow ingewerkt. Zo bespaar je op een groot deel van de inwerktijd, mits je je intranet op een goede manier gebruikt.

#6. Hoe relevant is je content?

Bijna 20% van de tijd besteden jij en je collega’s gemiddeld aan het zoeken naar informatie. Dat is per persoon bijna een werkdag per week! Daarop besparen is een van de grootste voordelen van een intranet en daarmee de grootste toegevoegde waarde van je intranet.

Met communicatie, die volledig en goed terecht komt bij collega’s voor wie het is bedoeld en goed onderhouden workspaces, heb je de volledige controle over wie wat aan content gestuurd krijgt en leest. Door je intranet efficiënt in te richten, verstuur je minder e-mails. Iets waar de gemiddelde medewerker 28% van zijn tijd aan besteed.

#7. Waar ga je efficiënter werken?

Zet al voor de implementatie op een rij op welke punten je voorziet efficiënter te gaan werken. Verwacht je dat projecten sneller afgerond zijn? Op welke punten verwacht je te besparen? Waar gaat kwaliteit verbeteren?

Zo kan je met een 0-meting zien welke successen je haalt door je nieuwste software. Welke indicatoren zijn hierbij belangrijk? Want je kan nieuwe software op iemands bureau knallen, daarmee ben je er nog niet. Collega’s moet je mee krijgen. Dus kijk goed om je heen hoe samenwerken nú verloopt en na de implementatie van intranet. Misschien win je zelfs ineens een prijs, zoals onze klant Kaldi ervaarde.

Wanneer je je doelen (en meer) als een team via een sociaal intranet weet te halen, met je collega’s samen, haal je het meeste uit een nieuwe tool.

#8. Hoe staat het met je medewerkerstevredenheid?

Wil je weten hoe tevreden je medewerkers zijn? Vraag het ze! Dit kan je op verschillende manieren doen, met een medewerkerstevredenheidsonderzoek, een enquête of in een één op één gesprek. Specifiek vragen naar hun ervaring met het intranet, wat beter kan of wat ze eventueel missen, is dan makkelijk mee te nemen als vraag.

Scienta heeft alles in huis om alle soorten doelen te halen. Maar de input hiervoor moet wel vanuit de gebruikers van Scienta komen. Hebben klanten zelf goed op een rij welke doelen ze precies willen halen, dan is Scienta daarvoor altijd wel in te zetten.

#9. Hoe makkelijk is je intranet te managen?

Onderhoud en implementatie is in sommige platforms niet heel makkelijk. Kijk bijvoorbeeld naar Sharepoint, waar je met dure licenties en dure consultants ook nog betaalt voor implementatie, support en trainingen. Allemaal voorbeelden van bijkomende en deels verborgen kosten, terwijl je dacht er met een licentie te zijn.

Met software die makkelijk te implementeren is en eigen te maken met een overzichtelijk en toegankelijk gebruiksbeheer, verdien je de kosten veel sneller terug. Wijst alles voor zich of heb je bij iedere stap hulp nodig? Waardevol is het dan om na te gaan waar je precies hulp bij nodig hebt. Wellicht zijn er wel partners die je kunnen voorzien van bepaalde standaard content, die helpen bij implementatie of beiden.

Transparante prijzen met duidelijke pakketten. In de cloud, zodat medewerkers altijd en overal aan de slag kunnen. Daarnaast is het van belang om aan veiligheid en privacy te denken. Zijn je gegevens veilig? Welke certificaten heeft een aanbieder van sociaal intranet?

#10. Hoe ziet innovatie eruit?

Intranet en kwaliteitsmanagement veranderen continu, maar veranderen ze met jouw organisatie mee? Nieuwe features, bug fixes en integraties moeten hoog op de agenda staan.

Hoe worden nieuwe features gecommuniceerd? Belangrijk is om vooraf en tijdig op de hoogte te worden gesteld van releases, updates, nieuwe features of bugfixes. Zo kan je de tijd nemen om, de voor jou grotere veranderingen, te begrijpen. Als updates uitgebreid getest worden en gefaseerd doorgevoerd vooraf, geeft dit weinig moeilijkheden.

En nu?

Nu heb je een goed overzicht van wat een intranet jou en jouw organisatie te bieden heeft. De toegevoegde waarde kan je nu bepalen door voor jezelf op een rij te zetten welke kosten aan bijvoorbeeld het versnellen van een proces of project zitten. Zet die onder elkaar en je weer meteen hoe en wanneer je je investering in een intranet terugverdient.