Even los van de positieve impact op de performance van een organisatie als geheel, creëer je hiermee ook een inspirerende plek waar mensen graag willen werken. Het klinkt als iets wat we allemaal wel zouden willen, maar weerstand tegen verandering, ontbrekende buy-in van het management, en een gebrekkige IT-infrastructuur kunnen het bouwen van een organisatiecultuur die drijft op kennisdeling behoorlijk lastig maken. Dan maar niet aan beginnen? Integendeel! Hoewel het inspanning vereist om een kennisgedreven cultuur te ontwikkelen, zijn de voordelen die het oplevert de investering meer dan waard. Laten we de verschillende opties eens bekijken.
Met een kennisgedreven cultuur leg je de basis voor meer wendbaarheid, veerkracht en concurrentievoordeel. Stuk voor stuk belangrijke voorwaarden voor succes en groei. Zeker in een snel veranderende omgeving – iets waar we tegenwoordig bijna allemaal mee te maken hebben. Het veranderen van je organisatiecultuur is een geleidelijk proces dat vraagt om betrokkenheid en toewijding van zowel het management als de medewerkers. Naast het menselijke aspect wil je aandacht besteden aan processen en techniek. Samen zijn dit de drie pijlers waarop je je kenniscultuur gaat bouwen.
Mensen hebben van nature de neiging om vast te houden aan wat ze kennen. Dat geldt natuurlijk ook voor iets fundamenteels als de cultuur van de organisatie waar je een groot deel van je tijd doorbrengt. Wil je een kenniscultuur introduceren, dan is het belangrijk om vanaf het begin de voordelen ervan te benadrukken. Denk bijvoorbeeld aan erkenning en waardering voor wie je bent en wat je doet, want die liggen aan de basis van een kenniscultuur. Maar ook ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling zijn voor velen aantrekkelijke voordelen.
Cliché maar waar: betrek mensen bij het proces van verandering. Dit kan bijvoorbeeld door het delen van succesverhalen en het actief belonen van bijdragen aan de verandering, hoe klein ook. Zorg voor training en ondersteuning, maak medewerkers verantwoordelijk voor (kleine) deelprojecten, en zorg voor 'champions' op elke afdeling waar collega's terecht kunnen met hun zorgen en vragen. Maak je de gewenste organisatiecultuur persoonlijk, dan zorg je ervoor dat iedereen graag een steentje bijdraagt. De kenniscultuur, en kennismanagement in het algemeen, wordt zo van iedereen en voor iedereen.
Het creëren van een kader en richting begint met het opstellen van een duidelijke visie en strategie. De visie beschrijft niet alleen hoe de kenniscultuur er precies uitziet, maar ook de dingen die je níet nastreeft. De strategie gaat over hoe je de visie gaat realiseren. Het bevat definities van doelstellingen, prioriteiten en actieplannen voor het bevorderen van kennisdeling en samenwerking binnen je organisatie.
De visie en strategie vertaal je vervolgens in beleid en procedures die kennisdeling, samenwerking, en leren bevorderen. Dit beleid beschrijft bijvoorbeeld hoe je kennis vastlegt in documenten, het gebruik van samenwerkingshulpmiddelen, en het organiseren van kennisbijeenkomsten. Zorg ervoor dat je in het beleid precies aangeeft wat er wordt verwacht van medewerkers en hoe zij zelf kunnen bijdragen aan een kennisgedreven cultuur.
Het bouwen of veranderen van een organisatiecultuur is niet iets dat je één keer doet, waarna je voor altijd klaar bent. Het is een doorlopend proces. Door continu te meten en evalueren hoe de cultuur ervoor staat, weet je waar je nog verder kunt verbeteren. De mate van kennisdeling, gebruikersbetrokkenheid bij samenwerkingshulpmiddelen, en de impact van kennismanagementinitiatieven op de prestaties van de organisatie zijn voorbeelden van indicatoren die je hiervoor in de gaten kunt houden.
De grote hoeveelheid informatie en kennis waar organisaties mee te maken hebben, vraagt om de inzet van moderne technologie die het behapbaar en efficiënt houdt. Veel handelingen die nodig zijn voor het structureren, vastleggen, verrijken en weer terugvinden van informatie kun je namelijk heel goed delegeren aan een digitale assistent. Dan kun je zelf, onder het mom van 'goed gereedschap is het halve werk' je eigen tijd besteden aan de meer intelligente en leuke taken van kennismanagement.