Hoe Altavia Unite content orchestration inzet voor de Rabobank

Onlangs heeft het bureau een bestaande relatie met Rabobank, een van Nederlands grootste coöperaties met bijna twee miljoen leden, opnieuw geactiveerd om de productie van het ledenmagazine Rabo & Co te verzorgen.

Met 3.740 pagina's, 1.500 lay-outs, 85 edities en 300+ redacteuren die vier edities per jaar maken, is dit een intensief creatief productieproces. We spraken met Robbert Jan Blekemolen, product owner van client-facing IT-tools, over dit specifieke project, hoe content orchestration het bureau helpt concurrerend te blijven en hoe agencies in het algemeen over technologie moeten nadenken om nieuwe klanten te winnen.

Welkom, Robbert Jan. Kun je ons iets vertellen over je project bij de Rabobank?

Jazeker. Dit is een bijzonder interessante klant vanwege de omvang en complexiteit van het project. Het magazine is een cruciaal contactpunt voor ledencommunicatie en lokaal relevant zijn is een van de belangrijkste initiatieven van de Rabobank. Er zijn dus drie niveaus in elke kwartaaleditie. Een derde van de inhoud is landelijk, een derde is regionaal en een derde is lokaal voor elk bankkantoor. In totaal werken er zo'n 300 mensen in WoodWing Studio om de content te creëren. En de oplage ligt tussen de 1,2 en 1,5 miljoen exemplaren.

Dat klinkt als een complexe workflow!

Ja, het is behoorlijk complex – 3.740 pagina's in tien weken, met een strakke deadline. We maken het tijdschrift in drie stappen – nationale, regionale en lokale inhoud. Verschillende van onze contentmakers – schrijvers en mensen die verantwoordelijk zijn voor de grafische vormgeving – werken allemaal samen met de Rabobank, en we doen een laatste controle van alle pagina's om er zeker van te zijn dat ze compleet zijn, om er zeker van te zijn dat de beeldkwaliteit van hoge kwaliteit is, enzovoort. We hebben ook een live ticketsysteem om de contentmakers te helpen met eventuele problemen. De contentmakers zijn geen specialisten op het gebied van tijdschriften maken, maar doen dit naast hun eigen werk. We houden de dingen dus zo eenvoudig mogelijk qua lay-out en redactionele keuzes, om verwarring te voorkomen.

Kun je ons vertellen hoe je het project hebt binnengehaald in termen van de pijnpunten die je hebt opgelost?

Voordat we de business overnamen, was er een agentschap dat het magazine maakte in een traditionele agentschapsstructuur, met minimaal gebruik van automatisering. Dit betekende dat een groter aantal mensen bij de productie betrokken was, met veel meer communicatie over en weer dan tegenwoordig het geval is, waardoor het hele proces het behoorlijk inefficiënt en duurder was. We werken al meer dan 20 jaar samen met Rabobank, dus vroegen ze ons wat we konden bieden.

In samenwerking met WoodWing boden we WoodWing Studio aan als een geschikte tool om content te creëren, en we begonnen meteen. Het was een leerproces met een zeer complexe productie, maar uiteindelijk zeer succesvol. Met hun oude manier van werken zou het bijvoorbeeld weken duren om een sjabloon te veranderen, maar nu kunnen we sjablonen in een kwestie van minuten veranderen.

Er was nog een ander groot voordeel van de technologische oplossing en de nieuwe workflow – het betekende dat onze processen efficiënter werden. Omdat we meer konden doen met minder, konden we nu ook op het gebied van prijzen competitief zijn.

We hadden een veel slimmere oplossing, en slimmer zijn betekent dat je kosteneffectiever bent.

Hoe kijkt een organisatie zoals een bank naar de technologie die jullie aanboden? Waren zaken als UX belangrijke overwegingen voor Rabobank?

De live preview van de bewerkte pagina's en de makkelijk configureerbare gebruikersrechten waren overtuigend. Omdat banken meestal niet veel kennis hebben van contentcreatie en publicatietechnologie, hielp het dat we ze de voordelen konden laten zien. We legden het systeem uit en ze konden zien dat het eenvoudig te gebruiken is, een gemakkelijke zoekfunctie heeft, cloudgebaseerd is en dat gebruikers inloggen met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord combinatie, zodat alle wijzigingen worden bijgehouden. Vertrouwen opbouwen door het uit te leggen en te laten zien, was erg nuttig.

Hoe belangrijk is het volgens jou tegenwoordig voor bureaus om te innoveren op technologisch gebied?

We hebben te maken met concurrentie, vooral in de detailhandel. De prijsmodellen waarmee we vroeger werkten, waarbij we een toeslag deden op inkoopprijzen, zijn niet meer toekomstbestendig. Andere bureaus hebben met hetzelfde probleem te maken: ze rekenden een marge bovenop de media-inkoop, maar dat werkt niet meer. We moeten dus allemaal slimmere manieren vinden om dingen te doen. Deze zeer complexe en grootschalige samenwerking met de Rabobank, bijvoorbeeld, kunnen we af met slechts een paar mensen, dankzij de mogelijkheid om technologische oplossingen aan te passen om onze workflows te schalen en ons te helpen slimmer te werken. Dat is in feite de enige manier waarop we dit kunnen doen.

En denk je dat het helpt om nieuwe business te winnen?

Ondanks de Covid-situatie in 2020 geloven we dat deze Rabobank-case een trigger naar verandering is. Waar de meeste klanten nog steeds gewend zijn om in een meer traditionele workflow te werken, geloven wij dat de kracht van Woodwing Studio klanten en prospects zal verbazen. Het is prijsconcurrerend en maakt het leven van klanten veel gemakkelijker.

Laatste vraag; wat is de volgende stap in de relatie met Rabobank?

Het gaat erg goed met Rabo & Co wat betreft het huidige proces, maar er is nog veel meer efficiëntiewinst te behalen. Op dit moment publiceren ze 85 verschillende PDF's online, wat veel tijd kost en natuurlijk niet ideaal is voor de lezer. Aangezien het een zeer belangrijk communicatiekanaal is voor leden, wil de Rabobank een goede gebruikservaring garanderen. We bespreken inmiddels de mogelijkheid om WoodWing te gebruiken om de content ook op digitale kanalen te publiceren. Met de ervaring van WoodWing op het vlak van multichannel publicaties moet dat eigenlijk een peuleschil zijn.