In een remote werkomgeving kan de fysieke afstand tot collega's en medewerkers persoonlijke ‘silo's’ creëren, wat erop duidt dat teamleden geïsoleerd raken. In een dergelijke omgeving wordt kennis vaak niet makkelijk gedeeld. Paradoxaal genoeg is specifiek het delen van kennis cruciaal om de barrières van het werken op afstand te overwinnen, zodat waardevolle informatie zonder wrijving door de organisatie blijft stromen.
Wanneer teamleden hun inzichten, vaardigheden en ervaringen delen, leidt dit tot betere probleemoplossing, innovatie en een hecht team als geheel. De uitwisseling van kennis is niet alleen een belangrijk onderdeel van het kennisbeheer binnen een organisatie, maar creëert ook een gevoel van gemeenschap en saamhorigheid – essentiële voorwaarden voor remote teams om elkaar te ontmoeten en te gedijen.
Om het delen van kennis te bevorderen, moeten organisaties eerst een omgeving creëren waarin teamleden zich veilig en op hun gemak voelen en worden aangemoedigd om hun ideeën te delen. Regelmatige virtuele vergaderingen, brainstormsessies en samenwerkingsprojecten zijn de manieren om dit te bereiken. Eigenlijk de dingen waaraan je ook zou deelnemen in een gewone kantooromgeving.
Herkennen en belonen van werknemers die actief bijdragen aan het delen van kennis kan anderen ook motiveren om hetzelfde te doen. Daarnaast zorgt het creëren van een opslagplaats voor gedeelde kennis – een wiki, kennisbank, leercentrum – ervoor dat waardevolle informatie toegankelijk is voor iedereen in de organisatie.
Technologie speelt een belangrijke rol bij het mogelijk maken van het delen van kennis in remote teams. Tools zoals Slack, Microsoft Teams en Zoom, om maar een paar voorbeelden te noemen, bieden platforms voor real-time communicatie en samenwerking. Omdat deze tools heel eenvoudig zijn om mee te werken en weinig technische kennis vereisen van gebruikers, helpen ze de kloof te overbruggen die ontstaat door fysieke afstand en stellen ze teamleden in staat om met elkaar in contact te komen en moeiteloos informatie te delen op een manier die erg lijkt op de manier waarop mensen vroeger intern samenwerkten. Elk hulpmiddel dat wordt gebruikt om remote teams dichter bij elkaar te brengen, moet voldoen aan de functionele vereisten om te voorkomen dat het een nieuw knelpunt wordt in de communicatie tussen teams – anders is het hele nut weg.
Om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet verloren gaat en gemakkelijk toegankelijk is voor alle teamleden, zijn projectmanagementtools zoals Trello, Monday en Asana essentieel voor het documenteren en bijhouden van kennisdelingsactiviteiten. Als het niet geregistreerd staat in een projectmanagementtool, dan is het niet gebeurd. Al dat projectmanagement, hoe noodzakelijk ook, haalt bijna de focus weg van de kennisdeling zelf. Vermijd de valkuil om alleen de projectmanagementtaken uit te voeren zonder daadwerkelijk de gedeelde kennis tot je te nemen!
Het opbouwen van een cultuur van samenwerking en inclusiviteit is fundamenteel voor het bevorderen van kennisdeling. Leiders moeten het goede voorbeeld geven, actief deelnemen aan activiteiten om kennis te delen, en open communicatie aanmoedigen. Regelmatige teambuildingactiviteiten, virtuele koffiepauzes en informele check-ins kunnen helpen bij het ontwikkelen van een gevoel van saamhorigheid en vertrouwen tussen remote teamleden. Zo ontstaat een omgeving waarin individuen zich gewaardeerd voelen en eerder geneigd zijn om hun kennis en expertise te delen met anderen.
Om de effectiviteit van initiatieven voor kennisdeling te begrijpen, is het essentieel om de impact van dergelijke initiatieven op de teambetrokkenheid te meten. Enquêtes, feedbackformulieren en regelmatige check-ins kunnen inzicht geven in hoe kennisdeling de teamdynamiek en prestaties beïnvloedt.
Het bijhouden van KPI's – werknemerstevredenheid, productiviteit, innovatiepercentages – kan ook helpen bij het evalueren van het succes van inspanningen op het gebied van het delen van kennis. Door deze initiatieven voortdurend te evalueren en te verfijnen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze effectief een cultuur van kennis delen creëren die het hele team ten goede komt.