De afkorting HKZ betekent voluit ‘Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector’. HKZ is een onafhankelijke partij (een stichting, eigenlijk) die verantwoordelijk is voor het maken van kwaliteitsnormen en begeleidende producten. Klinkt interessant, maar wat betekent dit nou precies?
Stichting HKZ heeft een set normen samengesteld die samen staan voor een goede bedrijfsvoering bij een zorgorganisatie. De normen bevatten richtlijnen met bijvoorbeeld algemene branche-eisen, maar ook organisatorische eisen zoals beleidsdocumenten en procesbeschrijvingen van de belangrijkste processen.
Ik hoor je al denken: dat klinkt als een flinke berg bureaucratie… Ergens klopt dat, maar toch werken al meer dan 10.000 organisaties met de HKZ-normen. Hierbij kan je denken aan organisaties zoals apotheken, verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuiszorgorganisaties, kinderopvang en GGZ. Al deze organisaties werken natuurlijk niet voor niets met deze normen, dus wat heb je als zorgorganisatie nu eigenlijk aan deze normen?
De gedachte achter de HKZ-normen is het garanderen van kwaliteit én veiligheid binnen een organisatie. Een organisatie met het HKZ-certificaat heeft de interne zaken goed op orde, stelt de klant (de patiënt/cliënt) principieel centraal en werkt voortdurend aan verbetering van haar zorg- en dienstverlening. Bij HKZ draait het dus niet om het werken binnen strakke lijnen en het invullen van papierwerk, maar juist om het geven van ruimte aan professionals.
“HKZ draait juist om het geven van ruimte aan professionals.”
Een HKZ-certificaat levert waardering op van verzekeraars, patiëntenorganisaties en andere samenwerkingspartners. Sommige verzekeraars hebben zelfs een voorkeur voor gecertificeerde organisaties! Boven alles is het keurmerk voor de interne organisatie: gecertificeerde organisaties zijn transparanter en werken efficiënter. Cliënten worden goed geïnformeerd, medewerkers zijn goed opgeleid en gemotiveerd en fouten worden sneller ontdekt en beter voorkomen. Het keurmerk is dus geen doel op zich, maar een middel om als organisatie kwaliteit te kunnen leveren en continu te blijven verbeteren.
Als een organisatie aanspraak wil maken op een HKZ-certificaat dan komt er een audit aan te pas van een externe certificerende instelling (CI). Deze CI toetst of het kwaliteitssysteem van een instelling voldoet aan de vastgestelde HKZ-normen. Als uit de audit blijkt dat de organisatie aan de normen voldoet, dan geeft de CI een HKZ-certificaat uit. Dit certificaat is drie jaar geldig en tussentijdse toetsing is verplicht. Ook hieruit blijkt dat het keurmerk geen doel op zich is (het stopt niet bij het behalen van het certificaat).
Het verkrijgen van een HKZ-certificaat kost dus de nodige moeite. Het is met name belangrijk om een aantal documenten en processen duidelijk beschreven te hebben en deze actief te borgen en te delen binnen de organisatie. Het gaat verder dan simpelweg een handboek schrijven en deze aan iedereen uit te delen. Als organisatie moet je aan kunnen tonen dat er A) de nodige kennis van wet- en regelgeving in huis is en B) dat deze kennis actief gedeeld wordt en continu wordt verbeterd waar mogelijk. Om dit te kunnen bereiken is het van belang om een goed kwaliteitssysteem in huis te hebben.