De term kennismanagement is je vast niet onbekend. Het betekent letterlijk: het proces van het creëren, delen, gebruiken en beheren van kennis en informatie. De brei aan kennis wordt ieder jaar groter, wat het vinden van informatie en het delen van kennis lastig maakt – iets wat de praktijk ook uitwijst. Het is dus van belang dat organisaties een structuur ontwikkelen die het makkelijk gebruiken en delen van kennis met collega's mogelijk maakt en bevordert. Hieronder volgen 7 praktische tips waarmee we je op het juiste spoor zetten als het op kennisdeling in organisaties aankomt.
Zorg ervoor dat kennisdeling een onderdeel wordt van de bedrijfscultuur. Leren en kennis delen zijn bij veel organisaties geen (bewust) onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Als je met kennisdeling in jouw organisatie aan de slag wil gaan, is het creëren van beleid en procedures rondom kennisdeling met collega’s van cruciaal belang. Als organisatie zul je zelf die beslissing moeten nemen en ook het heft in eigen hand nemen als je een kennisdelingscultuur wil ontwikkelen.
Het delen van kennis staat óf valt met de openheid van je medewerkers. Je kan van je medewerkers geen openheid verwachten als je zelf altijd al je kaarten op de borst houdt. Zorg dat het management van je organisatie het voortouw neemt in woord en daad, en het beleid dat je wil implementeren daadwerkelijk laat zien. Een goed voorbeeld doet goed volgen, luidt een bekend spreekwoord. Zorg dat leidinggevenden het beoogde beleid uitdragen, zich transparant opstellen, en zelf volop deelnemen in het delen van kennis.
Het zal voor velen herkenbaar zijn: een 'vrij-mi-bo' (de vrijdagmiddagborrel dus) waar nog even nagepraat wordt over de werkdag, die ellenlange meeting, of die opdracht waar je weken aan gewerkt hebt. Het zal je misschien verbazen, maar kennisdeling tussen collega’s vindt doorgaans plaats tijdens informele momenten. Zorg er dus voor dat je deze informele momenten (of het nou een gezamenlijke lunch is of de vrijdagmiddagborrel) in stand houdt en stimuleert – desnoods door ze zelf te organiseren of initiëren.
Bij een teamuitje denken we al snel aan een etentje of een middagje lasergamen. Maar als je wil dat het delen en opdoen van kennis écht onderdeel van de bedrijfscultuur van jouw organisatie wordt, dan is het belangrijk om te zorgen voor een informatiestroom van 'buiten de organisatie'. zodat er niet alleen informatie vanuit de organisatie zelf telkens opnieuw door de organisatie 'reist', maar er ook 'verse' informatie van buitenaf wordt geïntroduceerd. Bezoek met je team een lezing, ga naar een training, of nodig een spreker uit.
Deze tip klinkt zó simpel... in de praktijk verdwijnt kennisdeling (net als veel andere standaardonderdelen van de agenda) bij velen van ons echter al snel van de toch al overvolle meeting-agenda. Het mag dan vaak van de agenda geschrapt worden, maar dat doet niks af aan het feit dat het ultieme moment om kennis met collega’s te delen toch echt de wekelijkse of maandelijkse meeting is. Maak een kort vragenrondje een standaardonderdeel van de agenda en laat iedereen hun nieuwst verworven kennis en inzichten van de afgelopen periode met elkaar delen.
Voor sommige organisaties is het intranet nog steeds niet meer dan de online versie van de maandelijkse of wekelijkse meeting. Dat is een gemiste kans, want een intranet kan zoveel meer zijn dan dat. Zorg dat er op het intranet per team een omgeving is waarin teamleden hun kennis, inzichten en tips met collega’s kunnen delen. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de kennis van je medewerkers is het essentieel om te kiezen voor een super-gebruikersvriendelijk intranet, zodat iedereen het zonder problemen kan en vooral wil gebruiken.
Alle bovenstaande tips gaan over het delen van kennis binnen de bestaande organisatie en met de huidige werknemers. We hebben tot nu toe dus geen rekening gehouden met een veranderend personeelsbestand. Dat is echter zeker een situatie waar je als organisatie rekening mee moet houden. Een grote uitdaging bij veel organisaties ligt in het behouden van de kennis van vertrekkende collega's voor de organisatie. Het standaardiseren van dit proces is cruciaal. Wanneer medewerkers vertrekken, is het essentieel dat zij de juiste procedures kunnen volgen. Zorg ervoor dat het overdrachtsdocument volledig is ingevuld, dat alle collega's op de hoogte zijn van inlogcodes, en dat klantrelaties adequaat zijn overgedragen.
Of je het nu wilt of niet: collega’s delen kennis niet altijd vanzelf en uit zichzelf. Je zult hiervoor als organisatie éérst de juiste voorwaarden moeten creëren en je werknemers de benodigde handvatten moeten aanreiken om het delen van kennis gemeengoed te maken binnen je organisatie. Als er nog geen kennisdelingscultuur is, zal die er moeten komen. Dat kan je ook stapsgewijs doen – uiteindelijk gaat het erom dat je stappen in de juiste richting zet. Of je nu heel hard rent, of stapje voor stapje loopt – uiteindelijk kom je op beide manieren op de beoogde plaats van bestemming aan.