Stakeholderanalyse als kern van stakeholdermanagement
Verbeteren en veranderen doe je niet alleen, dat doe je met stakeholders oftewel belanghebbenden in je organisatie. Hiervoor maak je een stakeholderanalyse en geef je antwoord op de vragen:
Vanuit Lean gedacht, maak je de stakeholderanalyse meteen in het begin, maar dat is niet het enige moment dat de stakeholders om aandacht vragen in je plan
Door het hele project heen ben je vaak en veel bezig met de stakeholders. Je houdt de stakeholders op de hoogte om een succes te maken van het verbeteren van kwaliteit.
Leuk hoor, zo’n analyse. Maar wat is het doel? Bij het definiëren van veranderingen die nodig zijn, krijg je te maken met stakeholders die op een gegeven moment ook met de nieuwe methode of situatie aan de slag moeten. Zoals bijvoorbeeld bij het opzetten van een intranet of het voorbereiden van een audit.
Hoe beter je de stakeholders weet te enthousiasmeren, hoe makkelijker de oplossing uiteindelijk is te realiseren. Daarmee wordt ook de stap om ermee aan de slag te gaan kleiner.
Draagvlak is daarbij key. Dat doe je door mensen mee te laten denken met de oplossingen. Voordeel is dat het vaak wel tot meer nieuwe inzichten leidt dan je zelf voor mogelijk had en dat mensen zich meer gehoord en betrokken voelen.
Weerstand kom je op vele momenten in het verbeterproces tegen en uit zich in verschillende vormen. Het herkennen van deze weerstand is de beste eerste stap waarna je ermee kan werken.
Door ook de ‘tegenstanders’ van de veranderingen mee te nemen in het proces van verbeteren en zo ook gerust te stellen, is het efficiënter werken richting een gewenst resultaat. Hoe je dat doet? Dat hangt af van de personen. Luisteren en erkennen is altijd een goede eerste stap.
Je kan je stakeholderanalyse in tekst, lijst of tabel weergeven. Daarin ben je qua creativiteit vrij. Goede vormgeving zegt vaak niets over de inhoud, maar het kan wel helpen om de boodschap over te brengen. Zorg in ieder geval dat de inhoud duidelijk overkomt.
Stap 1: Wie is relevant en wie heeft belang?
Er zijn verschillende manieren om te bepalen welke personen relevant zijn binnen het veranderingsproces. Je kan dit samen met je teamleden bepalen. ‘Wie hebben te maken met de veranderingen of moeten op de hoogte zijn? Wie vindt de veranderingen waardevol?’
Stap 2: Rangschik deze personen. Wie beïnvloedt wie?
We doen het liever niet, maar je medewerkers in hokjes plaatsen is hierbij toch even handig. Welke invloed de stakeholders straks op de uitkomst van het project hebben, bepaal je bij deze stap. Handig is om dit te doen door je mensen vroegtijdig te betrekken in het proces.
Je kijkt hierbij naar de invloed van de medewerker op het proces of eventuele oplossingen. Als standpunten al bekend zijn, kun je deze ook in kaart brengen om van daaruit met stakeholders in gesprek te gaan.
Stap 3: Gebruik een stakeholdermatrix
Mocht je het lastig vinden om te bepalen welk soort hokjes je kan gebruiken, hierbij een voorbeeld: De stakeholdermatrix, welke bestaat uit twee assen:
Horizontale as: De mate van belang van de medewerker
Hoe meer de medewerker ‘last’ of ‘winst’ heeft bij de verandering, hoe hoger hij of zij in de rangschikking komt. Vaak komen die personen die het werk uiteindelijk moeten uitvoeren of hier verantwoordelijk voor zijn, hoogst in de lijst.
Besteed lekker veel aandacht aan dit punt want dit komt straks bij de implementatie en doorvoering van de oplossingen anders terug.
Verticale as: De mate van invloed van de medewerker
Hoe meer invloed de medewerker heeft op het proces, hoe makkelijker (of moeilijker) hij of zij het jou kan maken met het realiseren en doorvoeren van een oplossing. Daarom is het belangrijk om te bepalen hoe hoog of laag de invloed van de stakeholders is.
Stap 4: Maak met je analyse een communicatieplan
Zodra je weet waar je stakeholders in de matrix vallen, bepaal je wat een efficiënte en effectieve manier van communiceren is. De manier waarop en hoe vaak hangt af van de stakeholder.
Voor stakeholders, die veel belang hebben bij de verandering, is samenwerken en/of informeren meer gewenst, dan bij stakeholders met een kleiner belang. Monitoren en kijken hoe je hun wensen kan tegemoetkomen, past hier beter bij.
Het houden van een goede stakeholderanalyse heeft een positieve invloed op je project:
Naast het individuele belang of invloed, hebben stakeholders ook invloed op elkaar. Door ook deze in kaart te brengen kan je ook indirect zorgen voor meer begrip voor je project.
Gedurende het project kan de invloed of het belang van stakeholders veranderen. Hierdoor verandert hun plekje in de stakeholder matrix ook. Blijven gebruiken dus die analyse en die matrix.
Mocht je nou merken dat tijdens je project steeds meer stakeholders wegzakken naar het vakje ‘toeschouwer’ in je matrix, dan is het tijd om je medewerkersbetrokkenheid eens een boost te geven.