Succesverhaal - APS Group

Uitdagingen

APS Group had voordien een silobenadering voor tools en elk kantoor had zijn eigen interne processen. Om een efficiëntere organisatie te worden zijn ze onlangs overgestapt naar een meer gecentraliseerd model, waarbij meerdere kantoren met dezelfde processen werken en een geïntegreerd systeem voor tools bouwen. 

Vereisten

De organisatie had een centrale asset store nodig, met ingebouwde versie- en revisiecontrole. Bovendien moest het flexibel zijn om te verbinden met andere belangrijke tools in het workflowsysteem, waaronder task management en operation management tools.

Met ons oude systeem waren de tools gescheiden en moest je de ene verlaten om naar de andere te gaan. WoodWing is een spil die ons helpt alles met elkaar te verbinden. We hebben nu een systeem dat niet alleen geïntegreerd is met API's, maar dat bij gebrek aan een betere uitdrukking een intelligente link is tussen onze OM- en taskingoplossingen, waardoor die naadloze workflow mogelijk is, plus mogelijkheden voor tracking en versiebeheer, wat zo'n verschil maakt voor zowel het personeel als de klanten.

 

Mark Verschuuren, IT Change Manager bij APS Group

Oplossing

APS Group verbindt de cloud DAM-oplossing van WoodWing met zijn bestaande OM (operation management) en task management tools. Met deze technische setup heeft de organisatie een robuuste samenwerkingsworkflow met klanten, die begint met een klant of accountmanager die een briefingformulier invult en in de OM-tool uploadt, waar een project en taak worden aangemaakt. Hierbij wordt een taak gecreëerd in de task management oplossing, waar het wordt opgepikt door het studiopersoneel. Op de achtergrond is er een checkout van het OM-systeem naar WoodWing. WoodWing maakt automatisch een upload-URL aan, zodat de toegewezen persoon assets kan uploaden voor de taak. Het personeel heeft enkel de project management task nodig. In de project management task zijn er links naar WoodWing, het OM-system en de asset-upload. 

Resultaten en voordelen

De eerste uitrol was voor 80 medewerkers en een aantal belangrijke klanten. Hierna werd WoodWing de standaard manier om samen te werken met klanten. In de toekomst zal APS Group het systeem uitrollen naar meer personeel en klanten. Op technisch en workflowniveau was de toevoeging van WoodWing een "game-changer" voor de organisatie, waardoor het personeel voornamelijk kan werken in de tools die ze het meest gebruiken, wat zorgt voor een snellere en consistentere samenwerking met belangrijke klanten. Bij het zoeken naar nieuwe klanten, is het zelfs een concurrentievoordeel geworden.