Succesverhaal - Argyle

Uitdagingen

De noodzaak om wettelijke vereisten strikt na te leven - evenals het altijd aanwezige belang om visueel aantrekkelijke communicatie met aandeelhouders te creëren - Argyle projecten gaan meestal door verschillende stadia van schrijven, overleg, redactie en wijzigingen. 

Dit proces kan ingewikkeld en tijdrovend worden met een groot team van interne experts die allemaal bijdragen aan elk project en meerdere aandeelhouders aan de kant van de klant.

Dit werd verergerd door het feit dat, zoals veel marketingbureaus, Argyle vertrouwde op traditionele kanalen om documenten te delen en wijzigingen te ontvangen.

Argyle maakte gewoonlijk een PDF van het werk van de klant en deelde het met de klant via e-mail (als de bestandsgrootte klein genoeg was) of een FTP-site (als het bestand groter was)

Klanten bewerken dan de PDF in een aparte software, of printen de PDF zelfs uit, werken het manueel bij en scannen het in, om dan via e-mail of FTP terug te sturen.

Dit leidde tot:

• wijzigingen die verspreid zijn over verschillende kanalen
• risico om wijzigingen te missen / risico voor de nauwkeurigheid van gegevens in de financiële verslaglegging
  geen duidelijk controletraject van wijzigingen - waarom en wanneer ze zijn aangebracht
• blootstelling aan risico's door het gebruik van overdrachtmethoden van derden
• te veel manueel werk voor klanten om wijzigingen aan te brengen.

Argyle streeft naar een uitstekende klantenservice en gebruikt hiervoor de nieuwste digitale technologie.

Dus zocht het team van Argyle naar software voor documentensamenwerking waarmee ze intern en met klanten konden samenwerken om wettelijke rapporten op te maken.

Vóór WoodWing Studio was het grootste probleem het beheren van de bewerkingen van onze klanten op hun financiële rapporten.We maakten het rapport op met on-premise ontwerpsoftware en stuurden dan een PDF naar de klanten. Ze keken het na en stuurden ons de wijzigingen door via e-mail. Vervolgens moesten we de wijzigingen verzamelen en aanbrengen, een herziene PDF maken en deze terugsturen naar de klant. 

Met behulp van WoodWing Studio, wordt de tijd die nodig is voor het aanbrengen van wijzigingen en het verzenden van herziene PDF's verkort.Klanten kunnen zelf wijzigingen aanbrengen aan het rapport en deze terugsturen voor gebruik in het systeem. We kunnen deze wijzigingen meteen doorvoeren en klanten kunnen direct een nieuwe PDF downloaden zonder dat ze e-mail of FTP hoeven te gebruiken om bestanden over te dragen.

 

Ronnel San Gabriel, Tech Product Manager bij Argyle

Evaluatie

Argyle heeft een aantal verschillende oplossingen bekeken voor het creëren van aandeelhoudersrapporten voordat ze WoodWing Studio hebben gekozen. Ze werden in het proces bijgestaan door IT-consultants Serioustec. 

"De functies van Studio waren het meest geschikt voor onze behoeften en processen" zegt Ronnel San Gabriel van Argyle. Het team van Woodwing kon verschillende oplossingen aanbieden om aan al onze eisen te voldoen. We vonden het vooral goed hoe gemakkelijk en intuïtief het Studio-portaal te gebruiken is voor samenwerking met klanten. 

Ze kozen voor cloud hosting omdat dit de meest flexibele en toegankelijke manier was voor medewerkers en klanten om rapporten te bekijken en te bewerken.Geregistreerde gebruikers kunnen vanaf elk apparaat met internettoegang inloggen op het webportaal en op een veilige manier toegang krijgen tot de documenten die ze nodig hebben en ze bewerken.

Implementatie

Het implementatieteam bestond uit de Product Manager en Composition Team van Argyle, WoodWing, en WoodWing's partner Serioustec. 

Serioustec hielp bij het aanpassen van het systeem en werkte samen met WoodWing om de functionaliteit en integraties met derden te ontwikkelen die Argyle nodig had.

Dit werd gestest door het compositieteam van Argyle voordat het werd gebruikt door het creatief personeel bij Argyle.

Het bedrijf heeft 10 Studio-licenties voor hun interne basisbehoeften.De flexibele licentiestructuur van WoodWing zorgt ervoor dat ze extra licenties voor klanten kunnen toevoegen als ze actief aan projecten werken.

Resultaten en voordelen

• Moeiteloze samenwerking met klanten in één toegankelijk systeem
• Verbeterde samenwerking en nauwkeurige fincanciële rapporten
• Duidelijker en sneller wijzigingsproces voor klanten
• Automatische en transparante controle van wijzigingen en wie ze heeft gemaakt
• Minder risico door de noodzaak van bestandsoverdracht door derden weg te nemen
• Snellere doorlooptijden en time-to-market voor klantproducten
• Minder werk voor klanten en betere klantervaring.