Succesverhaal - Cambridge Weight Plan

Administratie toegankelijker maken

De software van Scienta presenteert, structureert en borgt bedrijfsdocumenten, kennis en informatie. Het biedt daarnaast sociaal intranet met onder meer interne nieuwsoverzichten, verjaardagskalenders en een ‘smoelenboek’. “Het versiebeheer is fantastisch”, zegt Biallass. Waar de medewerkers voorheen nog stukken heen en weer mailden tot niemand meer wist wat de goede versie was, kunnen ze nu altijd bij het enige juiste bestand.

De zoektocht naar een nieuw systeem begon met het toegankelijker willen maken van de administratieve organisatie van Cambridge Weight Plan. Biallass: “We wilden daarvoor onder meer over naar Microsoft 365, wat ons ertoe dwong eens goed naar onze bedrijfsstructuur te kijken. We bekeken de processen en de afspraken en merkten dat die niet voldoende werkten om de overstap naar 365 te maken.”

“We werkten bijvoorbeeld veel in Excel. Toen zijn we dus gaan kijken hoe we het beter konden doen en kwamen bij Scienta uit. We hebben alles van onze oude server gehaald, alle documenten opnieuw bekeken en in Scienta gezet. Het systeem was ingericht nog voordat we de overstap naar Microsoft 365 maakten en inmiddels staan er zo’n 600 documenten in.”

De basis van het bedrijf

In de praktijk betekent dat dat Scienta als het ware de basis van het bedrijf is. “Voorheen waren medewerkers geneigd stukken die ze vaak gebruiken op te slaan op hun bureaublad. Een standaardbrief bijvoorbeeld. Nu staat die in Scienta. Dus ook als er iets wordt aangepast, hebben ze altijd de goede versie. Alles wat je nodig kan hebben, vind je daar terug.”

“Dat is nog wel wennen hoor. Er zijn altijd medewerkers die zo’n verandering moeilijk vinden, maar daarmee ga ik het gesprek aan om te laten zien en ervaren welke toegevoegde waarde Scienta heeft. Ik wil dat iedereen te allen tijde terug kan vallen op de basis, dus ik probeer te achterhalen wat ze nodig hebben om het wél te gaan gebruiken. Dat is een continu proces.”

Scienta maakt dankbaar gebruik van dit soort kennis. Want, zo stelt Reinder Repko, Product Manager van Scienta: “Wij zijn er voor de medewerkers. Zij hebben geen tijd om zich te verdiepen in complexe software en tools die niet doen wat ze beloven. Dus willen we het zo inrichten dat het medewerkers uitnodigt om het daadwerkelijk te gebruiken. Ze krijgen een training en daarna mag er wat ons betreft eigenlijk geen consultancy meer nodig zijn. Als dat wel zo is, moeten we wat aan onze software doen.”

Samen bepalen wat beter moet

“Je merkt dat mensen aan het begin een beetje bang zijn dat ze iets fout zullen doen, maar eigenlijk kan dat niet”, merkt Biallass op. “Je moet er gewoon mee aan de slag en dan wijst het zich vanzelf. Waarschijnlijk ben ik als beheerder de enige die wat fout kan doen, maar ik heb er vooral plezier in dat ik samen met de medewerkers een heel systeem kan opbouwen.”

Want Biallass greep de gelegenheid aan om alle stukken door haar handen te laten gaan en met de medewerkers te bepalen wat er anders en beter moest. “Het maakt je heel bewust van de dingen die nog niet goed zijn afgesproken. Door dat samen te doen zorg je dat alles door de medewerkers wordt doorvoeld en beleefd en daardoor beter beklijft. De betrokkenheid is hoog.”

Biallass koos ervoor om bepaalde documenten in ‘koffertjes’ te stoppen. “Ik bundel documenten die bij elkaar horen onder een tag. Die tag is bijvoorbeeld Regiomanagerkoffertje. Regiomanagers hebben daarmee, waar ze ook zijn, alles meteen bij de hand en hoeven zich niet af te vragen waar ze bepaalde informatie ook alweer konden vinden.”

De verbindende factor

Scienta beoogt een verbindende factor binnen bedrijven te zijn. Repko spreekt wel van een collectieve intelligentie, Biallass noemt het ‘de basis’ van het bedrijf. Dat zit ook in kleine toepassingen. “Het simpelste voorbeeld is de verjaardagskalender”, zegt Biallass. “Iedereen ziet ’s ochtends meteen wie er jarig is. Een leuke foto, een hoedje erop. Dit soort sociale dingen draagt enorm bij. Verder is het de structuur en het overzicht die Scienta biedt, die samenwerken makkelijker maakt.”

Toen Biallass op zoek ging naar een programma om de administratieve structuur opnieuw in te richten, viel Scienta mede hierom op. “Ik ben nogal van de efficiëntie, dus ik wilde echt iets dat daaraan bij zou dragen. Maar goed, alles kost geld, dus ik moest ook kunnen verantwoorden waarom ik dan een bepaald systeem zou willen. Met Scienta was dat goed te doen.”

Repko zegt daarover: “We zijn inmiddels gegroeid naar meer dan 3500 klanten, maar ons verdienmodel is het verkopen van software. Dat lijkt bij andere softwareleveranciers ook wel eens zo, maar dan komen er toch al snel kosten bij als er wat moet gebeuren. Wij geven gratis trainingen en support en desgewenst komen we op bezoek om persoonlijk advies te geven.”

Biallass beaamt dit. “Bovendien hebben we kunnen constateren dat de werkdruk op sommige afdelingen is afgenomen omdat de efficiëntie is toegenomen. Scienta is duidelijk meer dan een systeem waar alles in staat.”