Succesverhaal -
Cipla South Africa

Uitdagingen

Cipla ontwikkelt zowel reguliere als vrij verkrijgbare medicijnen en farmaceutische supplementen. Deze medicijnen worden geleverd aan apotheken, ziekenhuizen en andere belangrijke voorschrijvers. Deze medicijnen worden verzonden met bijsluiters, die moeten worden afgedrukt en in het doosje gestopt met de medicijnen, en moeten online worden gepubliceerd. Cipla schrijft ook casestudies, stelt medische en juridische documenten op en ontwikkelt afbeeldingen en barcodes. Kortom, Cipla werkt met een grote hoeveelheid content en heeft moeite om het op een veilige, gecentraliseerde en gestructureerde manier te bewaren. Bijgevolg verdwijnen documenten gemakkelijk of ze gaan verloren in een onhandelbaar aantal versies tijdens het maken en goedkeuren van content.  

Documenten voor de productie van artwork werden bijgehouden in e-mails, verdwenen en/of stierven op desktops. Het kostte ons kostbare tijd en middelen om de versies te beoordelen en te bepalen welke versie correct en bijgewerkt was en wie er toegang toe had. We hadden een veiligere, efficiëntere en duidelijkere communicatielijn nodig.

 

Steven van Heerden, Manager Design & Digital bij Cipla SA

De vorige workflow bestond uit het e-mailen van Acrobat PDF's, Microsoft Word- of Excel-bestanden, aantekeningen maken, een kopie bewaren op elke desktop en door- of terugsturen via e-mail. Dit betekende een gebrek aan tracking en geen versiebeheer, wat resulteerde in een gemiddelde doorlooptijd van drie maanden voor i.e. een brochure en een gemiddelde doorlooptijd van twee weken voor packaging-bestanden.

Cipla werkt samen met veel interne afdelingen en externe partners die op afstand werken. Om elke vorm van content succesvol te produceren en te bewaren, is het cruciaal voor Cipla om met deze medewerkers te werken alsof ze in dezelfde ruimte aanwezig zijn. De vorige manier van werken benadrukte de fysieke afstand en dus het gebrek aan samenwerking binnen en tussen alle teams. Deze uitdagingen waren een enorme belemmering voor de workflow. 

Evaluatie

Twee jaar geleden erkende Cipla alle uitdagingen in de contentontwikkelingsprocessen en wilde men de manier van werken veranderen van alleen focussen op het archiveren van informatie naar het actief beheren van de workflow. 

Rond dezelfde tijd ontmoette Cipla APS, een integratiepartner van WoodWing in Zuid-Afrika, via een gemeenschappelijk project. Na een grondige evaluatie van de uitdagingen die Cipla ondervond, adviseerde APS het bedrijf om de bestaande workflow te upgraden door het Digital Asset Management systeem van WoodWing te implementeren: WoodWing Assets. 

Daarom onderzocht de IT-afdeling van Cipla een meer centrale aanpak voor content management. Het oorspronkelijke idee was om Microsoft's SharePoint overal in de organisatie te gebruiken. Na vier vergaderingen werd het duidelijk dat SharePoint niet voldeed aan de eisen van Cipla, dus zochten ze verder. (Ze waren al proefversies van WoodWing Assets aan het draaien, omdat SharePoint niet aan hun verwachtingen voldeed als asset manager). 

WoodWing Assets paste perfect bij Cipla. Volgens Cipla is WoodWing Assets eenvoudig en duidelijk te installeren en biedt het een snelle inwerktijd. Ook de mogelijkheid om elke workflow na te bootsen (en hiermee te verbeteren) en de mogelijkheid om de programma's te integreren die Cipla reeds dagelijks gebruikte, is een voordeel. Er was enkel een server en internetverbinding nodig. 

Implementatie

In eerste instantie bleek het een uitdaging om het hoofdkantoor van SAGA aan boord te krijgen om de bestaande workflow te herzien met een compleet nieuw DAM-systeem. Het was moeilijk voor de Manager of Design & Digital om het idee te verkopen aan de directie, omdat het implementeren van een nieuw DAM-systeem het idee opriep dat het grote veranderingen en training met zich mee zou brengen. Eens het hoofdkantoor het systeem had goedgekeurd na een uitleg over hoe het bedrijf zou profiteren van WoodWing Assets, verliep het implementatieproces bijna automatisch.

We houden van WoodWing Assets. Iedereen die actief met Assets werkt, vindt het geweldig. Intern kunnen we niet meer zonder en als we externe bureaus laten werken in Assets voor samenwerking aan projecten, kost het ze minder dan dertig minuten om te leren hoe ze de oplossing vrij kunnen gebruiken. Hoe meer het personeel kan doen in Assets, hoe gelukkiger ze zijn.

 

Steven van Heerden, Manager Design & Digital bij Cipla SA

Tijdens de eerste fase van de implementatie, moesten alle digital assets van Cipla gelabeld en getagd worden, zodat de werknemers konden profiteren van een gestructureerde bibliotheek met assets. De assets en hun geaccrediteerde metagegevens werden toegevoegd en worden nog steeds beheerd door elke relevante afdeling. De metagegevens hebben de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van de content verbeterd. Bijvoorbeeld: bij het zoeken naar alle medicijnen met dezelfde werkzame stof, moest de exacte naam van deze medicijnen manueel ingebracht worden. Hoogstwaarschijnlijk worden een of meer relevante geneesmiddelen over het hoofd gezien. Met WoodWing Assets kunnen ale medicijnen worden gevonden door te zoeken op alleen die ene werkzame stof, dankzij de taxonomie en metagegevens. 

Er werken momenteel 200 mensen, direct en indirect, met WoodWing Assets binnen en met Cipla. Deze werknemers werken in verschillende afdelingen, zoals marketing, operations, juridisch en medisch.

Cipla was onder de indruk toen we uitlegden hoe snel WoodWing Assets live kon gaan. De oplossing is gebruiksvriendelijk en heeft een duidelijk en snel installatieproces. Het duurde een week van installatie tot configuratie tot training en uiteindelijk het gebruik van de oplossing.

 

Andrew Parrington, Director of Sales bij APS

Resultaten en voordelen

• De doorlooptijd voor een brochure, van briefing tot ondertekening, is gedaald van maanden naar dagen.
• Bij Cipla werken dagelijks 200 mensen, direct en indirect, met WoodWing Assets.
• Tijdens het contentproductieproces biedt WoodWing Assets automatische versietracking. Dit betekent dat elke gebruiker de juiste versie van het document heeft en het de toegankelijkheid voor werknemers controleert.
• Goedkeuring van documenten duurde vroeger twee weken vanaf verzending tot ontvangst. Dit is teruggebracht tot 24 uur.
• Op basis van de rekenmatrix van Cipla besparen ze momenteel 98% op productietijd en -kosten.

Eén van de grootste voordelen van WoodWing Assets voor Cipla is de hoeveelheid tijd en werk die is bespaard bij contentproductieprocessen sinds de installatie van de oplossing. De doorlooptijd van een brochure of flyer van briefing tot ondertekening duurde gemiddeld drie maanden. Deze doorlooptijd is teruggebracht tot een paar dagen. 

Een aantal van de geschreven bestanden zijn gevoelig en vertrouwelijk, dus ze lokaal laten opslaan door hun personeel zonder controle over wie toegang heeft, is al jaren een uitdaging voor Cipla.Het duurde voordien drie weken om te bevestigen of bestandsversies correct en nauwkeurig waren. Dit gebeurt nu automatisch door WoodWing Assets. Documenten worden veilig, maar toch toegankelijk bewaard, ongeacht het apparaat dat de werknemers gebruiken.

Al onze Standard Operational Procedures voor commerciële productie worden momenteel herzien. De reden is dat WoodWing Assets de standaard en de reikwijdte van het werk heeft verhoogd. Collega's zouden kunnen reizen en dit zou geen effect hebben op onze productietijd.

 

Steven van Heerden, Manager Design & Digital bij Cipla SA

Een ander belangrijk voordeel voor Cipla is dat ze niet langer extra consultants nodig hebben tijdens drukke perioden, door de verminderde administratie van assets. Internationale samenwerking is nu gemakkelijker dan voordien.

Processen waarmee Cipla jaren moeite mee had, zijn nu opgelost. Veiligheid, snelheid en samenwerking hebben een nieuwe standaard bereikt en doet Cipla hunkeren naar verdere uitbreiding. 

We bekijken momenteel of we WoodWing Assets kunnen inzetten als onze wereldwijde backburn, vanuit ons hoofdkantoor in Bombay. Het zou geweldig zijn als al onze kantoren verbonden zouden zijn met één centrale oplossing voor de productie van commercieel materiaal.

 

Steven van Heerden, Manager Design & Digital bij Cipla SA