Succesverhaal - Credit Life

Vanwege de snelle groei van het aantal documenten en de wettelijke verplichting (Wet Financieel Toezicht) om deze documenten langdurig te bewaren, gebruikt Credit Life al enige tijd succesvol het digitaal archiefsysteem Xtendis. Xtendis is verregaand geïntegreerd in Aquila, het primaire systeem dat Credit Life in gebruik heeft. Deze koppeling zorgt voor aanzienlijke kostenbesparing bij het verwerken van de documenten.

Xtendis wordt met name ingezet als digitaal polisarchief. Het polisarchief bevat een groot aantal documenten die betrekking hebben op de door verzekeringnemers aangevraagde verzekeringen, zoals aanvraagformulieren, medische verklaringen, correspondentie, mutaties et cetera. Al deze documenten komen uit verschillende bronnen en worden langdurig en onwijzigbaar in Xtendis opgeslagen.

Zo komen aanvraagformulieren in papieren vorm binnen bij Credit Life. Deze worden gescand en handmatig voorzien van slechts twee kenmerken. Vervolgens wordt vanuit Aquila volledig automatisch nagegaan welke nieuwe aanvraagformulieren er aan Xtendis zijn toegevoegd. Deze nieuwe aanvraagformulieren worden in Aquila aan de gebruiker getoond en verder verwerkt.

Vervolgens genereert Aquila per formulier een uniek polisnummer en geeft dat, samen met de NAW-gegevens, weer door aan Xtendis. Dankzij deze koppeling zijn de dossiergegevens in Xtendis altijd actueel.

Ook de door Aquila gegenereerde polisoutput wordt volledig automatisch in Xtendis gearchiveerd. Het inlezen van al deze documenten vergt geen enkele interactie van een eindgebruiker. Naast de kostenbesparing zorgt de snelle archivering van de documenten ook voor complete dossiers.

Dankzij de Xtendis SDK is ook de zoekfunctie van Xtendis geïntegreerd in Aquila. Deze Software Development Kit biedt uitgebreide mogelijkheden voor verregaande integratie in andere applicaties. Door de integratie met Aquila is het mogelijk om een dossier in Xtendis direct vanuit Aquila terug te zoeken op basis van het unieke polisnummer.

Indien de gebruiker geen enkel documentkenmerk tot zijn beschikking heeft, kan men de
polisdossiers ook op documentinhoud raadplegen door gebruik te maken van Full Text Retrieval. Met deze functie is ieder document snel terug te vinden op basis van elk woord en/of tekst dat erin voorkomt.

Overige digitale documenten worden met behulp van Print2Xtendis direct vanuit de applicatie waarin ze worden aangemaakt, gearchiveerd in Xtendis. Indien een nieuw document aan een bestaand polisdossier wordt toegevoegd, wordt vanuit Xtendis een e-mailnotificatie naar de verantwoordelijke afdeling verstuurd, zodat het document verwerkt kan worden.

Het gebruik van Xtendis levert bij Credit Life de volgende voordelen op:

• kostenbesparing bij het archiveren van documenten: dankzij het gebruik van brondrivers worden zowel papieren als digitale documenten vanuit elke bron automatisch snel gearchiveerd in Xtendis;
• complete dossiers: dankzij de snelle archivering zijn de dossiers actueel;
• een optimale beschikbaarheid van documenten: documenten zijn met behulp van Full Text Retrieval en de verregaande integratie van Xtendis met Aquila direct opvraagbaar;
• duurzame en veilige opslag: de documenten zijn voor langere tijd veilig opgeslagen en beveiligd tegen calamiteiten zoals brand of wateroverlast;
• besparing op archiefruimte: door de digitale opslag hoeven fysieke documenten niet meer bewaard te worden.

Kortom, Credit Life beschikt met Xtendis over een systeem waarmee procesoptimalisatie kan worden bewerkstelligd op het gebied van archiveren, verwerken en distribueren van binnenkomende en uitgaande polisgerelateerde documenten. Bovendien biedt het een groeipad voor het direct beschikbaar stellen van andere documentsoorten.