Succesverhaal -
De Haan Mineralen

Waarom bent u op zoek gegaan naar een digitale oplossing voor factuurverwerking?

De Haan is een moderne organisatie en continu haar processen aan het verbeteren. Digitale factuurverwerking was hierin een logische stap. “We deden dit nog volledig op papier en wilden hierin graag digitaliseren.”

Welk probleem lost Xtendis voor jullie op?

“Het doel was kostenfacturen digitaliseren. Xtendis lost voor ons veel problemen op. Zoals de facturen niet meer hoeven te printen en fysiek handtekeningen te verzamelen. Het digitale archief zorgt er tevens voor dat facturen niet kwijt kunnen raken en altijd in te zien zijn. Verder worden de facturen nu digitaal geaccordeerd door de juiste persoon.”

Hoe bent u te werk gegaan in het selectietraject?

“Wij hebben een werkgroep samengesteld van een aantal collega's om de mogelijkheden en voorwaarden te onderzoeken. Een aantal vragen die we ons gesteld hebben waren: Wat is er nodig en met wie kunnen we samenwerken om onze kostenfacturen te digitaliseren? Een belangrijke voorwaarde voor ons was dat er een bestaande en werkende koppeling is met Lodder Software, ons pakket voor de financiële administratie.”

Waarom is er voor Xtendis gekozen?

Expansion biedt haar relaties de mogelijkheid om ervaringen met elkaar te delen. Voor De Haan was het belangrijk om van een referent in dezelfde branche van gedachten te kunnen
wisselen en ervaringen te delen. “Na veel besprekingen, demo’s en referentiebezoeken hebben we uiteindelijk voor Xtendis gekozen, omdat dit het beste aansluit bij de werkwijze van onze organisatie en vanwege de goede bestaande koppeling met Lodder”,

Hoe werkt de koppeling met Lodder Software?

Xtendis zorgt voor de scanning en herkenning van de binnenkomende facturen. Via een eenduidig digitaal proces worden papieren facturen gescand en gemailde facturen verwerkt. De gegevens op de factuur worden automatisch herkend en leiden tot een boekingsvoorstel. De koppeling met Lodder zorgt voor een uitwisseling van verschillende boekingsgegevens en archivering van de facturen. Bovendien is deze factuur direct vanuit Lodder opvraagbaar. Pieter de Meer vat het als volgt samen: “In Xtendis wordt de factuur geregistreerd en geaccordeerd. De koppeling met Lodder zorgt voor drie dingen:

1. Bij het herkennen van de crediteur worden de stamgegevens uitgelezen vanuit Lodder;
2. Na het registreren van de factuur wordt er een journaalpost geëxporteerd, die ingelezen kan worden in Lodder;
3. Na accordering van de factuur wordt er een bestand aangemaakt, die de factuur vrijgeeft voor betaling.”

Hoe kijkt u terug op het project en uw rol daarin?

“Mijn eigen rol was dat ik onderdeel was van de projectgroep en aanwezig ben geweest bij alle besprekingen over dit onderwerp. Uiteraard had ik ook een rol in het testen en helpen inrichten van Xtendis richting de livegang. Wij hebben de samenwerking met Expansion als erg fijn ervaren. Van de demo tot het referentiebezoek. De samenwerking met de Expansion consultant gedurende het implementatietraject verliep prima. Men heeft kennis van zaken en een praktische werkwijze.”

Wat zijn uw ambities voor verdere digitalisering?

“Op dit moment zijn we onze contracten verder aan het digitaliseren. Hiervoor kunnen we de basis van Xtendis hergebruiken en sluit het prima aan bij het facturenarchief. Dat doen we op onze eigen manier: onafhankelijk, nuchter en een tikkeltje eigenwijs.”