Succesverhaal -
Drees Homes

Uitdagingen

Drees Homes biedt klanten de mogelijkheid om zich hun luxewoning voor te stellen op de website van Drees Homes. Om een nauwkeurige en gebruiksvriendelijke website te kunnen bieden, moeten alle huishoudartikelen waaruit klanten kunnen kiezen, digitaal worden opgeslagen en van de juiste labels worden voorzien. 

Manueel invoeren van metagegevens
Deze artikelen moeten de juiste metagegevens hebben.De metagegevens garanderen dat de artikelen juist zijn en dus beschikbaar zijn voor de klant op de gewenste fysieke locatie. Vóór de implementatie van WoodWing Assets waren deze artikelen niet gelabeld met dergelijke metagegevens. 

Geen centrale bibliotheek
Alle huishoudartikelen of assets werden zowel lokaal en in de cloud opgeslagen, met talloze mappen.Er was geen centrale bibliotheek of georganiseerd systeem, dus er was geen duidelijk overzicht van welke assets eigenlijk beschikbaar waren. Deze oude manier van werken vormde een uitdaging voor het marketingteam; door massaal veel assets moeten bladeren. 

Tijdrovend
De IT- en marketingteams moesten alle assets afzonderlijk uploaden en ze aanvullen met metagegevens.

Evaluatie

Drees Homes hoorde voor het eerst over WoodWing Assets via Delta Faucet, een eerder gecontracteerde verkoper. De doeltreffendheid en snelheid waarmee Delta Faucet hun assets beheerde en deelde met Drees Homes inspireerde de werknemers. Na de introductie aan WoodWing Assets, overwoog Drees Homes een paar andere DAM-leveranciers voordat ze WoodWing kozen. 

De reden dat WoodWing Assets de meest geschikte partner was voor Drees Homes, was omdat het meest paste bij het bedrijf; het is gebouwd om mee te schalen met de organisatie met de mogelijkheid om een onbeperkt aantal assets op te slaan. De functies voor automatisch aanpassen en herbestemmen en gebruiksvriendelijkheid hebben bijgedragen aan de uiteindelijke beslissing. 

We ontgroeiden onze eigen systemen, dus we moesten de manier waarop we werkten veranderen in plaats van voortdurend de systemen te veranderen die we tientallen jaren geleden hadden gebouwd. We hadden een systeem nodig dat flexibel genoeg is om te integreren met onze eigen systemen en om met ons te groeien. 

 

Grant Jones, Systems Architect Manager bij Drees Homes

Implementatie

Nadat Drees Homes besloot om met WoodWing Assets te werken, stelde Delta Faucet Drees Homes voor aan CyanGate, de lokale integratiepartner van WoodWing. Omdat de integratie een volledige herziening van de bestaande workflow betekende, begon de implementatie met een driedaagse analyse, gevolgd door een proefconcept en een geleidelijke uitrol. 

Tijdens de eerste analyse keek CyanGate naar de bestaande IT-en bedrijfsinfrastructuur bij Drees Homes, in het bijzonder de huidige inventaris van digital assets. Het resultaat van deze analyse zou CyanGate helpen bij het bepalen van de noodzakelijke systeemvereisten om de nieuwe oplossing zo efficiënt mogelijk te maken. 

Het werd duidelijk voor Drees Homes dat ze veel digitale opruiming moesten doen. Omdat er geen bestaand systeem of structuur was om de digitale assets te beheren, moest het marketingteam een volledig functionele workflow bedenken en bepalen, die WoodWing Assets zou ondersteunen.

De werknemers van Drees Homes verwoordden hun wensen en behoeften heel duidelijk en keken verder dan de DAM zelf. Ze hadden duidelijk voor ogen wat ze wilden bereiken en de IT- en marketingafdeling kreeg de volledige steun van het management. Dit maakte het gemakkelijk voor ons om hen te helpen hun gewenste workflow en groei te realiseren.

 

James Gabele, Account Executive bij CyanGate

Proof of Concept

Op basis van de driedaagse analyse werd een Proof of Concept ontwikkeld en getest met de belangrijkste aandeelhouders van WoodWing Assets binnen Drees Homes: de IT- en marketingafdelingen. Tijdens deze fase werd WoodWing Assets gebruikt door de IT- en marketingafdelingen om de metagegevens van de assets aan te vullen. 

Na de Proof of Concept was Drees Homes enthousiast over de verbeterde doeltreffendheid en besloot door te gaan met WoodWing Assets. Aangezien Drees Homes dochterondernemingen en kantoren in de hele Verenigde Staten heeft, kozen ze voor een geleidelijke uitrol.

CyanGate was een geweldige partner. Tijdens het hele implementatieproces hielden ze echt rekening met onze bedrijfsbehoeften en gaven ze ons genoeg tijd.

 

Abby Edwards, Marketing Communication Specialist bij Drees Homes

Opname van asset

15.000 bestaande assets moesten in de loop van tweeënhalve maand worden opgenomen in het nieuwe DAM-systeem. Deze processen waren vroeger tijdrovend, maar dankzij de flexibiliteit van WoodWing Assets werden ze relatief snel overwonnen. Het sorteren van de assets kostte de meeste tijd, het uploaden van de assets naar WoodWing Assets daarentegen ging snel en efficiënt met behulp van de bulk uploadtool. 

Wat de implementatie van WoodWing Assets extra interessant maakte, is het feit dat het geïntegreerd is met het Content Management Systeem (CMS) en het Product Information Management (PIM) systeem van Drees Homes. Dit betekent dat de metagegevens niet alleen eenvoudig geüpload kunnen worden met WoodWing Assets, maar ook eenvoudig gesynchroniseerd kunnen worden met het PIM-systeem, het systeem waarin Drees Homes de metagegevens en productinformatie van de beelden opslaat, en hergebruikt kunnen worden voor het CMS. Deze dubbele integratie is cruciaal voor een optimale workflow.

Drees Homes gebruikte WoodWing Assets niet alleen om hun infrastructuur voor mediabeheer te herzien, maar ook om individuele kennis om te zetten in een institutionele kennisbank om zich te positioneren voor de groei van het bedrijf. Gecentraliseerde, georganiseerde en beheerde digital assets met de juiste toolset voor geïntegreerde verdeling van content zal Drees Homes een strategisch voordeel geven bij het bouwen van grotere gemeenschappen.

 

Bulent Dogan, CyanGate Senior Solution Architect / Oprichter

Resultaten en voordelen

• WoodWing Assets is de belangrijkste tool voor het marketing- en verkoopteam en het systeem telt meer dan 300 gebruikers.
• De workflowtijden voor het marketingteam zijn met een derde verkort.
• Gemiddeld 40 tot 50 werknemers werken dagelijks met WoodWing Assets.
• Sinds WoodWing Assets live ging, werden 20.000 assets toegevoegd aan de bestaande 15.000, waardoor de ervaring van de eindgebruiker snel is verbeterd.
• Workflowprocessen voor verkoop, IT en marketing zijn in het hele land verbeterd.
• Drees Homes heeft nu een doorzoekbare centrale bibliotheek, zodat alle medewerkers efficiënt assets kunnen zoeken en organiseren, ongeacht hun fysieke locatie.
• WoodWing Assets is zo flexibel dat het bestaande systemen ondersteunt, maar het ook mogelijk maakt om meer integraties toe te voegen, waardoor het duurzaam is voor de gewenste groei van Drees Homes.