Succesverhaal – Hoogvliet

De uitdaging

Hoogvliet trekt klanten door een sterke klantenservice, door elke dag kwaliteit te leveren en door de speciale aanbiedingen. Deze aanbiedingen worden volop gepromoot: via social media, e-mail, online, in-app en in de winkel.

Winkels variëren in grootte; kleinere vestigingen kunnen niet elke speciale aanbieding promoten. Daarom gebruiken individuele winkels wekelijkse catalogi en point-of-sale materiaal om klanten te wijzen op de beschikbare aanbiedingen.

Dit vormt een logistieke uitdaging voor het centrale marketingteam, dat de balans moet zien te vinden tussen nationale campagnes en de normale dagelijkse beslommeringen enerzijds, en lokale, tijdelijke promoties anderzijds.

Hoogvliet heeft op elk moment vier of vijf wekelijkse catalogi in productie, evenals POS-materiaal dat qua productbeelden en -informatie moet overeenkomen met de cataloguscontent.

Evaluatie

Bij gebrek aan in-house expertise op het gebied van content orchestration, schakelde Hoogvliet de workflow- en softwareconsultants van WoodWing in voor advies.

Consultant Joris De Jong deed snel een audit van Hoogvliets huidige processen en identificeerde mogelijkheden voor het stroomlijnen van workflows..

Hij zag meteen dat Hoogvliet werd belemmerd door handmatige processen voor de productie van catalogi, waaronder:

• Handmatige gegevensinvoer.
• Volledig uitbestede lay-out en design.
• Slecht asset management.
• Asynchrone goedkeuringsprocessen via e-mail en PDF.

Hoogvliet wilde een gestroomlijnd systeem waarvan ze eigenaar zijn en wat ze dus zelf kunnen managen, zodat ze kunnen blijven werken met meerdere creatieve leveranciers in plaats van gebonden te zijn aan één systeem dat in bezit is van een individueel bureau waarop ze geen invloed hebben.

Qonqord, vaste WoodWing partner, wist dat de combinatie van WoodWing Assets en WoodWing Studio de procesverbeteringen, kostenbesparingen en samenwerkingsomgeving zouden kunnen leveren die Hoogvliet nodig had.

In plaats van simpelweg hun bestaande processen te kopiëren, dachten we ‘zou het niet beter zijn voor Hoogvliet om een platform te hebben waar ze lay-outs kunnen maken, aan de content kunnen werken en feedback kunnen verzamelen voordat ze het naar hun bureau sturen om het ontwerp af te ronden?’ Dat idee sprak hen erg aan en – wetende welke functionaliteit beschikbaar is via WoodWing Assets en WoodWing Studio – dus dat hebben we dan ook geleverd.

Joris De Jong, Workflow Consultant

De implementatie

Na de implementatie van WoodWings oplossingen, geïntegreerd met EasyCatalog en Adobe InDesign, heeft de supermarktketen de controle over het creatieve proces teruggekregen en de time-to-market verkort..

Ze kunnen nu een master databron aanmaken die product- en promotie-informatie bevat. Met één druk op een knop wordt nu automatisch een InDesign-catalogustemplate gevuld.

In het proces worden productafbeeldingen opgehaald uit WoodWing Assets (Hoogvliets single source of truth voor productafbeeldingen) en drukproeven gecreëerd die alle medewerkers kunnen bekijken en waarop ze feedback kunnen geven binnen WoodWing Studio.

Als de productgegevens veranderen, kan Hoogvliet de master databron aanpassen en wordt het artwork van de catalogus automatisch bijgewerkt met de wijzigingen.

Zodra er overeenstemming is bereikt, wordt het artwork gedeeld met het ontwerpbureau, dat het design verder afmaakt..

WoodWing schat dat dit de productietijden voor catalogi met 40 tot 50% heeft verkort, terwijl het zelf verzorgen van de eerste productiefasen heeft geleid tot lagere uitbestedingskosten en minder kosten voor het bureau..

Bovendien voedt dezelfde databron de POS-productie door een apart bureau – dat eveneens toegang heeft tot WoodWing Assets – wat zorgt voor een grotere consistentie binnen het matertiaal dat op afstand wordt geproduceerd..

Door te werken binnen het bereik van Hoogvliets bestaande systemen, heeft WoodWing een toekomstbestendig systeem geleverd dat kan worden opgeschaald en uitgebreid wanneer Hoogvliet klaar is om de volgende stappen naar digitale vernieuwing te zetten.

Resultaten & voordelen

• Meer creatieve controle over marketingmateriaal.
• 40 tot 50% tijdsbesparing op de productie van brochures.
• Makkelijkere samenwerking tussen centrale marketing en meerdere creatieve bureaus.
• Geen concessies aan Hoogvliets autonomie doordat ze processen, systemen en software in eigen hand hebben.