Dé EIM-oplossing voor vandaag en morgen

Automatische opslag - Ieder bestandsformaat uit elke willekeurige bron kan handmatig of (deels) geautomatiseerd worden opgeslagen als onwijzigbaar archiefformaat en als origineel bestandsformaat, inclusief bewaartermijn. 

Geavanceerde herkenningstechnieken zorgen voor gedeeltelijk of volledig automatisch classificeren en archiveren van documenten.

Integreer Xtendis met je Microsoftomgeving – direct documenten opslaan in Xtendis vanuit Microsoft Excel, Outlook, PowerPoint en Word.

Notificaties – Voorkom dat je iets over het hoofd ziet. Met notificaties ontvangt je automatisch een bericht wanneer een document binnenkomt.

Papier en digitaal - Met Xtendis kun je zowel papieren als digitale documenten importeren en archiveren. 

AutoIndex module - De optionele AutoIndex module herkent (delen van) documenten zoals bijvoorbeeld een barcode, QR-code of tekst automatisch en gebruikt deze als kenmerk voor het indexeren van het document. Hiermee kun je het indexeerproces geheel of gedeeltelijk automatiseren.  

Automatisch indexeren - Xtendis biedt uitgebreide mogelijkheden om het indexeren (toekennen van zoeksleutels) volledig te automatiseren of te vereenvoudigen vanaf de bron. Met behulp van deze kenmerken kunnen gebruikers informatie eenvoudig terugvinden. 

Dossiers - Je kunt ervoor kiezen om per relatie een dossier aan te maken met daarin alle relevante gegevens van deze relatie. Het grote voordeel van Xtendis is dat je ook op een combinatie van zoeksleutels kunt zoeken, bijvoorbeeld op soort, onderwerp en datum.

DataEntry module - De optionele DataEntry module zorgt voor automatische classificatie en verwerking van binnenkomende documenten zoals e-mail, poststukken, (goederen)facturen en/of standaard formulieren. Het handmatig archiveren en verwerken in de primaire applicatie wordt daarmee overbodig.

Dossiers - Met behulp van dossiers, presenteer je documenten overzichtelijk bij elkaar en voorkom je versnippering van informatie. Ook als deze afkomstig is uit meerdere bronnen.

E-mailberichten - Xtendis biedt diverse mogelijkheden voor het archiveren van e-mailberichten en biedt onder andere een integratie met Microsoft Outlook.

Versiebeheer - Versiebeheer maakt een einde aan de wildgroei van documentversies en zorgt voor een optimale beschikbaarheid van ieder gewenste versie van een document.

Webservices en integraties - Met de Xtendis REST APi realiseer je met gemak integraties van Xtendis en primaire systemen. 

Workflow - Automatiseer complete processen met de geavanceerde workflow-functionaliteit, creëer overzicht en verkort doorlooptijden.

Audit trail - Alle belangrijke handelingen worden vastgelegd in een audit trail. Alle document gerelateerde registraties kunnen daarnaast direct vanuit het document opgevraagd worden.

Data lookup - Verrijk de documenten in Xtendis automatisch met gegevens uit jouw eigen systemen. Mutaties en aanwas worden zonder menselijke tussenkomst verwerkt.

Autorisatie - Binnen Xtendis kun je op geavanceerde wijze rechten toekennen aan gebruikers en systemen. Deze bepalen o.a. welke medewerkers documenten deels of volledig mogen verwijderen.

Herstel - Ten onrechte uitgevoerde verwijderacties kunnen in Xtendis binnen een instelbaar aantal dagen worden hersteld.

Notificatie - Ontvang automatisch een bericht wanneer een document aan de hand van een vervaldatum moet worden verwijderd.

De Xtendis Audit Trail registreert alle handelingen binnen het systeem. Zo is de bron van elke gegevensmutatie altijd binnen het systeem te achterhalen. 

Op de audit trail registraties kun je rapportages draaien, waarbij je handelingen op basis van uiteenlopende entiteiten kunt sorteren en presenteren.

Daarnaast kun je bij ieder document een overzicht van geregistreerde handelingen opvragen dat inzicht geeft in welke gebruiker, welke handeling op welk moment heeft uitgevoerd. 

Xtendis slaat de volledige flowhistorie van een bestand op. Dit blijft bij het bestand bewaard, zolang deze in Xtendis is opgeslagen.

De WoodWing Xtendis organisatie voldoet aan de hoogste normen voor informatiebeveiliging en privacy, wat je kunt zien aan onze certificeringen. 

Binnen de Xtendis software beschik je over zeer uitgebreide en eenvoudig in te regelen beveiligingsmogelijkheden zowel op functioneel als op bestandsniveau. 

Xtendis wordt als clouddienst aangeboden. De infrastructuur waarvan de dienst gebruikmaakt voldoet aan de hoogste standaarden van veiligheid en duurzaamheid. 

Bij WoodWing Xtendis staan wij op verschillende manieren garant voor de continuïteit van onze dienstverlening, zodat jij je kritische bedrijfsinformatie zorgeloos aan ons kunt toevertrouwen.

Met de optionele versiebeheer module begeleidt Xtendis de gebruiker in het beheren van versies. Niemand hoeft zich nog zorgen te maken over versienummering of het overschrijven van originelen.

Bij het raadplegen van documenten heb je de mogelijkheid om alleen actieve versies te tonen, waarbij je altijd de mogelijkheid hebt om de oude versies in te zien.

Versiebeheer maakt een einde aan de wildgroei van documentversies en zorgt voor een optimale beschikbaarheid van iedere gewenste versie van een document.

Xtendis biedt de gebruiker uitgebreide mogelijkheden om documenten en andere content via (een combinatie van) kenmerken snel en makkelijk terug te vinden. 

Documenten terugvinden op basis van de inhoud is ook mogelijk met de optionele Full-Text-Retrieval module.

Door integraties met andere systemen te realiseren met de Xtendis REST APi, kun je bestanden uit andere systemen zoeken en opvragen in Xtendis. Bijvoorbeeld in Xtendis gearchiveerde bestanden opvragen via een klantportaal.