Vijf voordelen van het werken met Document Management Systeem Xtendis

Goed documentmanagement, daarvoor gebruik je een Document Management Systeem (DMS), toch? Maar welke voordelen ervaren organisaties bij het gebruik van een DMS eigenlijk? In dit artikel lichten we de 5 belangrijkste voordelen toe!

1. Snel de juiste documenten vinden

Het snel vinden van documenten is denk ik wel een van de meest bekende voordelen van een Document Management Systeem, ook wel DMS genoemd. Door te werken met een DMS beheer je documenten digitaal en op één centrale plek. Hiermee voorkom je dat collega’s bestanden opslaan in hun eigen omgeving waar jij niet bij kunt.

Door alle documenten te indexeren in het DMS weet je al waar je moet zoeken. Dit is de eerste tijdswinst. Je hoeft namelijk niet meer meerdere systemen te raadplegen in de hoop dat je daar het juiste bestand vindt.

Het is belangrijk dat een document op de juiste wijze wordt geïndexeerd. DMS Xtendis gaat uit van vaste zoeksleutels (kenmerken), ook wel metadata genoemd. Een document wordt met deze zoeksleutels opgeslagen en ook weer gevonden.

2. Altijd toegang tot de meeste recente versie van een document

Op het moment dat je het juiste document gevonden hebt, is het natuurlijk van belang dat je de meest recente versie in handen hebt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat een document gemiddeld 19 keer wordt gekopieerd en op diverse locaties opgeslagen. Het is dus niet denkbeeldig dat je naar verkeerde en niet actuele informatie kijkt.

In het DMS kun je documenten uitchecken wanneer je een wijziging wilt doorvoeren. Na het doorvoeren van de wijzigingen kun je het document onder dezelfde kenmerken weer inchecken. De nieuwe versie zal worden geïndexeerd als actieve versie. De oude versie van het document wordt bewaard met de notificatie dat dit niet de meest recente versie is.

3. Eenvoudig voldoen aan wet- en regelgeving

In Xtendis is het mogelijk om met zogenaamde businessrules, bewaar en-of vernietigingstermijnen op voorhand vast te leggen op basis van het type document. De software berekent, aan de hand van de document(vastleggings)datum in combinatie met de bewaartermijn, de uiteindelijke vernietigingsdatum.

Een voorbeeld hiervan is een factuur, die meestal minimaal 7 jaar bewaard moet blijven. Terwijl er vanuit de AVG met privacy-gevoelige informatie vaak weer anders wordt omgegaan. Welke regels er ook gelden, Xtendis helpt je te voldoen aan de wet- en regelgeving.

4. Documenten veilig delen met mensen binnen én buiten de organisatie

Elke dag deel je onbewust veel documenten met collega’s en/of externen. Denk maar eens aan hoe vaak je een document als bijlage van een e-mail verstuurd. We doen dit allemaal, maar is dat eigenlijk wel zo veilig? Zeker als het gaat om belangrijke documenten met gevoelige informatie wil je niet dat dit bij een verkeerde ontvanger terecht komt.  

Met Xtendis kun je digitale documenten vanuit een veilige omgeving delen. De autorisatie in Xtendis bepaald welke documenten je kan en mag delen. De ontvanger van het gedeelde document ontvangt een e-mail met de boodschap dat er een document klaarstaat. Via een veilige autorisatiesleutel wordt toegang verleend tot het document. Het document kan door de ontvanger gedownload worden, maar niet gewijzigd.

Jij bepaalt wie er op welk moment toegang heeft tot de gedeelde documenten. De rechten kunnen op elk moment weer worden ingetrokken.

5. Koppelen met andere systemen binnen de organisatie

DMS Xtendis kan eenvoudig worden gekoppeld aan andere applicaties en portalen binnen de organisatie. Met de beschikbare Xtendis RESTful API wordt ons DMS naadloos geïntegreerd met diverse tools binnen het huidige informatielandschap.

Het mooie van deze moderne interface is dat updates van één van de geïntegreerde systemen, de continuïteit van deze koppeling, niet in gevaar brengt. Iets wat in het verleden bij koppelingen vaak een kwetsbaar punt bleek te zijn.

Bovendien worden alle functionaliteiten van de REST-API netjes gedocumenteerd in zogenaamde Swagger-pages. Voor ontwikkelaars uitermate handig. Als de organisatie zelf programmeerkennis in huis heeft, kan er al snel functionaliteit worden ontwikkeld en getest. WoodWing Xtendis heeft hier slechts een regie-rol, waardoor een organisatie de ontwikkeling van een koppeling, voor een groot deel in eigen beheer kan doen.

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Neem dan snel contact op met één van onze experts op het vlak van documentbeheer.