Wat is documentmanagement? En waarom is het zo belangrijk?

Inhoud:

• Introductie
• Wat is documentmanagement?
• De voordelen van documentmanagement
• De grootste uitdagingen van documentmanagement
• Uitdagingen en kansen per marktsegment
• Documentmanagementsoftware: van nice to have naar must
• De top 3 documentmanagementtrends
• De 5 meest gestelde vragen over documentmanagement
• Begrippenlijst

Introductie

De manier waarop documenten worden gemaakt, gedeeld en opgeslagen, is sterk veranderd met de opkomst van digitale technologieën. Je zou kunnen denken dat dit de uitdagingen van documentmanagement heeft verminderd, maar het tegendeel is waar. Bedrijven worden nog steeds geconfronteerd met problemen als het vinden van documenten, het waarborgen van de veiligheid en naleving, het bevorderen van samenwerking rond documenten, en het optimaliseren van documentgerelateerde processen.

Nieuwe ontwikkelingen en trends op het gebied van documentmanagement hebben elk hun eigen voordelen en uitdagingen. Neem de toename van het aantal cloudgebaseerde oplossingen en het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Of integratievraagstukken: hoe sluit je documentmanagementsystemen aan op andere bedrijfstoepassingen voor naadloze workflows en een geïntegreerd document-ecosysteem?

De manier waarop we documenten beheren mag dan anders zijn, effectief documentmanagement blijft onveranderd actueel en een essentiële pijler van het succes van moderne bedrijven. Lees verder en ontdek waarom.

Wat is documentmanagement?

Documentmanagement verwijst naar processen voor het beheren van documenten binnen en buiten een organisatie, zowel fysiek als digitaal. Dit omvat het maken, opslaan, organiseren, beveiligen, delen en bijwerken van documenten gedurende hun hele levenscyclus.

Documentmanagement is meer dan:

• het scannen en opslaan van papieren documenten; dat is slechts een onderdeel van de mogelijkheden
• een opslagoplossing van documenten op een harde schijf of in de cloud
• een eenmalige oplossing en implementatie, het is een doorlopend proces

De voordelen van documentmanagement

Een groot voordeel van het goed toepassen van documentmanagement is de mogelijkheid om documenten snel terug te vinden. Met geavanceerde zoekmogelijkheden kunnen gebruikers snel en gemakkelijk documenten die zij nodig hebben achterhalen, zelfs in heel grote archieven. Dit voorkomt onnodige frustratie en verhoogt de productiviteit van zowel het individu als de organisatie als geheel.

Andere voordelen van documentmanagement zijn:

• Efficiëntieverbetering doordat documentprocessen makkelijker worden.
• Kostenbesparing op papier, printen, opslagruimte en administratieve taken die je hebt bij handmatig documentbeheer.
• Laagdrempelige samenwerking in en rond documenten, ook met hybride werkplekken.
• Optimale beveiliging door versleuteling, toegangscontrole en audit trails. Dit beschermt de vertrouwelijkheid en integriteit van documenten tegen ongeautoriseerde toegang of wijzigingen.
  Lees ook de e-guide over De 4 pijlers van informatiebeveiliging in documentmanagementsoftware.
• Moeiteloos voldoen aan nalevingsvereisten op het gebied van gegevensbescherming en privacy.

Ken jij deze 5 voordelen van het werken met een modern documentmanagementsysteem?

De grootste uitdagingen van documentmanagement

Ga je aan de slag met documentmanagement, dan is het goed om te weten welke uitdagingen je hierbij kunt tegenkomen én hoe je deze kunt ondervangen. Een aantal voorbeelden in alfabetische volgorde:

• Datakwaliteit en consistentie
  De manier waarop je documenten invoert, categoriseert en indexeert in je documentmanagementsysteem bepaalt de mate van vindbaarheid en voorkomt dubbele invoer. Consistente datakwaliteit is vooral bij het migreren van bestaande documenten een potentieel obstakel. Werken volgens richtlijnen en standaarden en voldoende aandacht besteden aan training en bewustwording helpen bij het verbeteren van datakwaliteit en consistentie. Hetzelfde geldt voor de inzet van geautomatiseerde validatie- en controlemechanismen.
• Integratie met bestaande systemen
  Wil je een compleet beeld van alle documenten in je organisatie, dan moet je je documentmanagementsysteem naadloos integreren met bestaande bedrijfssystemen zoals die voor CRM, ERP en e-mail. Check daarom de compatibiliteit van oplossingen voordat je ze aanschaft en kijk naar de beschikbaarheid van API’s.
• Kosten
  De kosten voor het implementeren van een documentmanagementsysteem, inclusief softwarelicenties, training, onderhoud en ondersteuning, zijn aanzienlijk. Het vinden van een oplossing die binnen het budget past en tegelijkertijd de gewenste functionaliteit biedt, is niet altijd makkelijk. Kijk goed wat je écht nodig hebt, dan voorkom je de aanschaf van onnodige ‘toeters en bellen’. Bepaal ook vooraf wat het je op gaat leveren en zorg dat dit in balans is met je investering.
• Schaalbaarheid
  Het documentmanagementsysteem moet mee kunnen groeien met de behoeften en omvang van je organisatie. Het kiezen van een oplossing die voldoende schaalbaarheid biedt om (veranderingen in) grote hoeveelheden documenten, gebruikers en functionaliteiten te ondersteunen is daarom een voorwaarde.
• Verandermanagement
  Het implementeren van een documentmanagementsysteem betekent een andere werkwijze voor medewerkers. Weerstand tegen verandering overwin je door collega’s goed en doorlopend te informeren, betrekken en trainen.

Documentmanagement: uitdagingen en kansen per marktsegment

Ontdek de documentmanagementuitdagingen, -voordelen en -richtlijnen van een aantal documentintensieve branches.

Banken

Uitdagingen
Uitdagingen voor banken liggen op het gebied van strikte regelgeving en nalevingsvereisten (de Wft, Wwft, AVG en NEN 7510). Daarnaast hebben zij te maken met heel verschillende documenten wat betreft indeling, structuur en inhoud. Dat maakt het beheer complex. Tenslotte zijn datakwaliteit en consistentie cruciaal voor nauwkeurige rapportage, analyses en besluitvorming.

Voordelen
Met documentmanagement kunnen banken:

• klantenservice verbeteren – Snelle toegang tot klantendocumentatie stelt bankmedewerkers in staat om beter te reageren op klantvragen, leningaanvragen, en andere verzoeken.
• risicobeheerprocessen aanscherpen - Door het nauwkeurig vastleggen en beheren van documenten met betrekking tot kredietdossiers, juridische documenten en compliance-rapporten, kunnen onnodige risico’s worden voorkomen.
• eenvoudiger voldoen aan regelgeving en auditvereisten omdat het zorgt voor het gestructureerd opslaan, beheren en beveiligen van documenten.

Kansen
Zet AI en machine learning in voor slimme documentclassificatie en extractie van relevante informatie uit verschillende soorten documenten, zoals contracten, leningaanvragen en identiteitsbewijzen. Dit versnelt de verwerkingstijd en verbetert de nauwkeurigheid van de gegevensinvoer.

Door geavanceerde data-analysetechnieken toe te passen op documenten, halen banken waardevolle inzichten uit hun gegevens, zoals klantgedragspatronen, risicotrends en operationele inefficiënties, en verzilveren zij kansen.

Ben je benieuwd hoe BNP Paribas grote kostenbesparingen realiseert met zijn digitale archiefsysteem? Je leest het hier >>

Intermediairs en verzekeraars

Uitdagingen
Specifieke uitdagingen voor intermediairs en verzekeraars bestaan uit de complexiteit van polisdocumenten (voorwaarden, premieberekeningen, claims) en naleving van regelgeving zoals de Wft en de Europese Richtlijn Verzekeringsdistributie (IDD). Daarnaast is het efficiënt stroomlijnen en beheren van de documenten die nodig zijn in het claimproces voor velen een moeilijk te nemen hindernis.

Voordelen
Met documentmanagement kunnen intermediairs en verzekeraars:

• documenten direct en gemakkelijk vinden en raadplegen waardoor men sneller kan reageren op aanvragen, claims verwerken en beslissingen nemen op basis van actuele informatie.
• klanten beter en proactief beheren met een persoonlijke benadering wat retentie, cross- en upsell-kansen en mond-tot-mondreclame bevordert.

Kansen
Documentmanagement is een belangrijk ingrediënt voor het verbeteren van selfserviceopties voor klanten. Dit verhoogt de klanttevredenheid en vergroot de operationele efficiëntie.

Geautomatiseerde documentverwerkings- en analysetools versnellen en vereenvoudigen het claimverwerkingsproces. Dit vermindert de administratieve lasten en verbetert de nauwkeurigheid van claimbeoordelingen.

Met documentmanagement realiseer je naadloze integraties en samenwerkingen met externe partijen, zoals makelaars, verzekeraars, regelgevende instanties en technologiepartners. Dit vereenvoudigt het uitwisselen van documenten, informatie en gegevens, en verbetert de operationele efficiëntie en samenwerking binnen de sector.

Ontdek hoe Credit Life omgaat met procesoptimalisatie op het gebied van archiveren, verwerken en distribueren van binnenkomende en uitgaande polisgerelateerde documenten >>

Pensioenfondsen

Uitdagingen
Voor pensioenfondsen liggen de uitdagingen op het gebied van documentmanagement in het zorgen voor een efficiënte en effectieve pensioenadministratie. Dat wordt onder andere bepaald door:

• naleving van en rapportages ten behoeve van bijvoorbeeld de Pensioenwet en het volgen van diverse fiscale voorschriften
• gegevensintegriteit en nauwkeurigheid bij het verwerken en beheren van gevoelige persoonsgegevens van deelnemers en het voorkomen van fouten bij het verwerken van pensioenaanvragen
• het gedurende lange periodes veilig en toegankelijk houden van historische pensioengegevens en -documentatie voor toekomstige referentie, auditdoeleinden en mogelijke geschillen

Voordelen
Met documentmanagement kunnen pensioenfondsen grote hoeveelheden waardevolle en gevoelige pensioengegevens nauwkeurig beheren en onderhouden. Door gebruik te maken van geavanceerde zoek- en filtermogelijkheden kunnen medewerkers snel de benodigde informatie vinden. Ook in deze sector bevordert documentmanagement de samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen het pensioenfonds en die met externe partijen zoals werkgevers, deelnemers en regelgevende instanties.

Kansen
Documentmanagement biedt pensioenfondsen de mogelijkheid om gegevens te analyseren en inzichten te verkrijgen die ze inzetten voor betere besluitvorming en strategische planning. Door gegevens gestructureerd te organiseren en te analyseren, kunnen pensioenfondsen trends identificeren, risico's evalueren en mogelijkheden voor verbetering ontdekken.

Neem een kijkje in de keuken van Media Pensioen Diensten (MPD), hét pensioenfonds voor de creatieve en digitale sector. Met behulp van een documentmanagementsysteem heeft het nu documenten uit alle bronnen bij elkaar in één digitaal duurzaam dossier.

Woningcorporaties

Uitdagingen
Woningcorporaties moeten effectief communiceren en samenwerken met huurders, onderhoudspartners, overheidsinstanties en andere belanghebbenden. Zonder geïntegreerd systeem voor documentbeheer en samenwerking is efficiënt en veilig delen van documenten daarbij lastig. Huurovereenkomsten, renovatieplannen, bouwvergunningen, onderhoudscontracten en financiële rapporten: hoe beheer je grote hoeveelheden documentatie met allemaal een eigen format?

Voordelen
Met documentmanagement kunnen woningcorporaties:

• hun vastgoedportefeuilles effectief beheren en documenten met betrekking tot eigendommen, huurders en onderhoud op een professionele manier te organiseren
• sneller en nauwkeuriger beslissingen nemen op basis van moeiteloos terug te vinden documenten
• documenten veilig delen, annoteren en gezamenlijk bewerken waardoor medewerkers efficiënter samenwerken en de communicatie met huurders verbetert

Kansen
Door geavanceerde documentmanagementoplossingen te gebruiken, halen woningcorporaties nieuwe inzichten uit hun documenten en gegevens. Daarmee zijn beslissingen gebaseerd op actuele informatie over huurders, vastgoedportefeuilles, onderhoudsbehoeften en financiële prestaties. Het resultaat? Een betere performance en efficiënter gebruik van middelen.

Documentmanagement is de drijfveer achter het digitaliseren van papieren documenten. Samen met het automatiseren van aan documentgerelateerde processen, vermindert het de papierstroom en geeft het je operationele efficiëntie een boost.

Documentmanagementsoftware: van nice to have naar must

Zonder moderne technologie geen effectief documentmanagement

Documentmanagement is sterk gelinkt aan moderne technologieën vanwege de complexiteit, hoeveelheid, en potentiële waarde van de documenten die bedrijven moeten beheren.
Moderne technologie...

• ... zoals geautomatiseerde opslag, indexering en zoekalgoritmen, maar ook technieken als natural language processing (NLP) en machine learning, maakt het mogelijk om snel grote hoeveelheden documenten te verzamelen, op te slaan en terug te vinden
• ... biedt oplossingen voor het beheren van diverse documentformaten. Bijvoorbeeld met Optical Character Recognition (OCR) voor het omzetten van gescande documenten naar doorzoekbare tekst, en multimediabibliotheken voor het organiseren van verschillende soorten media
• ... voorziet in functies zoals versleuteling (encryptie), toegangscontrole en audit trails om te voldoen aan nalevingsvereisten en de veiligheid van documenten zeker te stellen
• ... biedt mogelijkheden voor realtime samenwerking, waarbij meerdere gebruikers op verschillende locaties gelijktijdig aan documenten kunnen werken
• ... werkt ook via mobiele apps en webinterfaces waarmee gebruikers documenten kunnen bekijken, bewerken en delen vanaf smartphones, tablets en laptops

Waar moet je op letten bij de evaluatie en selectie van documentmanagementsystemen?

Aanpasbaarheid
Het is goed om te kiezen voor een standaardoplossing omdat je dan profiteert van best practices en het systeem regelmatig een update krijgt. Het documentmanagementsysteem moet echter wel aanpasbaar zijn aan de specifieke workflows en processen van jouw organisatie. Zoek naar systemen die configuratie-opties bieden om de functionaliteit aan te passen en aan te vullen volgens jouw specifieke eisen en wensen.

Beveiliging
Beveiliging van documenten is overal en voor iedereen van vitaal belang, vooral waar het gaat om gevoelige persoonlijke of bedrijfsinformatie. Zorg ervoor dat het documentmanagementsysteem voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming en beveiligingsnormen, zoals data-encryptie, toegangscontrole, audit trails en naleving van branchespecifieke regelgeving.

Lees ook:

• Blog: Hoe staat het met de informatiebeveiliging van jouw documentmanagementsoftware?
• Blog: Welke rol speelt de infrastructuur bij veilige documentmanagementsoftware in de cloud
• Blog: Waarborgen en garanties voor (nog meer) zekerheid over veilige documentmanagementsoftware

Functionaliteit
Zorg ervoor dat het documentmanagementsysteem alle functies biedt die jouw organisatie nodig heeft. Bijvoorbeeld: documentopslag en -organisatie, zoekfunctionaliteit, versiebeheer, beveiligingsopties, integratie met andere systemen, samenwerkingsmogelijkheden, workflowautomatisering en rapportage.

Gebruiksvriendelijkheid
Het documentmanagementsysteem moet intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn voor alle medewerkers in je organisatie. Zorg ervoor dat het systeem een duidelijke gebruikersinterface heeft, logische navigatie en een minimale leercurve voor nieuwe gebruikers.

Schaalbaarheid
Niets blijft hetzelfde en dat geldt ook voor jouw organisatie. Ga na of het documentmanagementsysteem kan meegroeien met de behoeften op het gebied van documentvolume en aantal gebruikers, zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties of de gebruikservaring.

Toekomstbestendigheid
Zorg ervoor dat het systeem up-to-date is en blijft evolueren om te voldoen aan de veranderende behoeften van jouw organisatie en meegaat met de technologische ontwikkelingen in de branche. Check hiervoor de roadmap van de leverancier met geplande updates en innovaties. Niet alleen het documentmanagementsysteem zelf moet toekomstbestendig zijn; hetzelfde geldt voor de gegevens die je erin opslaat. Leg daarom zowel documenten als metagegevens vast in bestandsformaten die wereldwijd worden toegepast.

Een documentmanagementsysteem kiezen doe je niet elke dag. Download daarom hier het stappenplan voor de evaluatie of aanschaf van een documentmanagementsysteem.

De do’s en don’ts van documentmanagementimplementaties

Wil je snel kunnen profiteren van de voordelen van documentmanagement? Gebruik dan deze do's en don'ts bij het introduceren van documentmanagement(systemen) in jouw organisatie:

Do's

• Betrek belanghebbenden zoals medewerkers, managers en IT-personeel, vanaf het begin bij het proces, de besluitvorming en de implementatie. Communiceer duidelijk over de voordelen van documentmanagement, zowel voor hen persoonlijk als de organisatie als geheel.
• Identificeer de specifieke behoeften en vereisten van jouw organisatie met betrekking tot documentmanagement. Analyseer welke functies en functionaliteiten nodig zijn om aan deze behoeften te voldoen en selecteer een documentmanagementsysteem dat hierbij past.
• Zorg voor voldoende training en ondersteuning voor gebruikers van het documentmanagementsysteem. Bied trainingssessies aan om gebruikers vertrouwd te maken met het systeem en regel één centrale plek waar medewerkers terecht kunnen met vragen en problemen.
• Ontwikkel duidelijke procedures en richtlijnen voor het gebruik van het documentmanagementsysteem. Communiceer deze richtlijnen aan alle gebruikers en maak ze eenvoudig toegankelijk.
• Zorg ervoor dat het documentmanagementsysteem voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming en naleving van regelgeving. Implementeer strikte beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en integriteit van documenten te bewaken.

Don'ts

• Haast je niet bij het selecteren en implementeren van een documentmanagementsysteem. Neem de tijd om de behoeften van jouw organisatie te begrijpen, de juiste oplossing te vinden en een gestructureerd implementatieplan te ontwikkelen.
• Maak het documentmanagementsysteem niet onnodig complex. Houd de gebruikersinterface eenvoudig en intuïtief en vermijd overbodige functies en functionaliteiten die het systeem verwarrend en moeilijk te gebruiken (kunnen) maken.
• Verwaarloos het onderhoud van het documentmanagementsysteem niet nadat het is geïmplementeerd. Zorg voor regelmatig onderhoud en updates om optimale prestaties en veiligheid te garanderen en blijf luisteren naar feedback van gebruikers om het systeem te verbeteren.

Meer tips vind je in het Stappenplan voor de implementatie van een documentmanagement

Met deze tips in je achterhoofd omzeil je de valkuilen van documentmanagementimplementaties en til je het documentbeheer van jouw organisatie in no-time naar een hoger niveau.

De top 3 documentmanagementtrends

Ben je op de hoogte van de laatste documentmanagement trends, dan weet je hoe je de impact op efficiëntie, kosten, en je concurrentiepositie nog beter kunt beïnvloeden.

Trend #1 – Steeds meer organisaties stappen over op documentmanagement in de cloud

Het opslaan en beheren van documenten in de cloud is makkelijk, snel en kosteneffectief. Sterk toegangsmanagement zorgt voor de laagdrempelige en tegelijkertijd veilige toegankelijkheid van documenten, op elk device en vanuit willekeurige welke locatie. Ook in 2024 zullen steeds meer organisaties overstappen naar cloudoplossingen voor hun documentbeheer.

Trend #2 – Adoptie van AI and ML gaat onverminderd door

Het zal niemand verbazen dat ook op het gebied van documentmanagement de ontwikkelingen op het gebied van AI en machine learning (ML) nog steeds bovenaan het lijstje staan van belangrijke trends. Neem OCR software en slimme systemen voor het verwerken van documenten. Zij gebruiken AI en ML het voor het vergroten van accuratesse, het inzicht krijgen in ongestructureerde documenten, en voor het automatisch categoriseren en taggen van documenten.

Trend #3 – Profiteren van RPA-technologie

Robotic Process Automation (RPA) software heeft in de wereld van documentmanagement grote impact waar het gaat om nauwkeurigheid, efficiëntie en het besparen van kosten. Door herhaalacties bij het invoeren, sorteren en valideren van documenten te automatiseren, verhoog je de productiviteit en consistentie van het proces en voorkom je onnodige menselijke fouten.

De 5 meest gestelde vragen over documentmanagement

Wat is documentmanagement en waarom is het belangrijk voor mijn organisatie?
Documentmanagement verwijst naar het beheren, organiseren, opslaan en delen van documenten binnen een organisatie en daarbuiten. Het is belangrijk omdat het je efficiëntie verbetert, kosten verlaagt, naleving van regelgeving eenvoudiger maakt en de samenwerking bevordert.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken waar ik op moet letten bij het kiezen van een documentmanagementsysteem (DMS)?
Belangrijke kenmerken van een DMS zijn onder meer gebruiksgemak, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden met bestaande systemen, beveiliging en compliance-functionaliteiten, zoekmogelijkheden, versiebeheer en workflowautomatisering.

Klopt het dat een documentmanagementsysteem de beveiliging van mijn documenten kan verbeteren?
Ja, een DMS draagt inderdaad bij aan de beveiliging van documenten. Dit kan door middel van functies zoals toegangscontrole, versleuteling, audit trails, documentversies en gebruikersrechtenbeheer. Deze zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de juiste documenten op het juiste moment.

Hoe digitaliseer ik mijn bestaande papieren documenten en krijg ik ze geüpload in een documentmanagementsysteem?
Papieren documenten kunnen worden gedigitaliseerd door middel van scanners of documentdigitaliseringsdiensten. Vervolgens kunnen ze worden geïntegreerd in een DMS door middel van importeerfuncties, met een handmatige upload of een combinatie hiervan. Het is belangrijk om te zorgen voor een gestructureerde indexering en classificatie van de gedigitaliseerde documenten zodat je deze later moeiteloos terug kunt vinden.

Op welke manieren verbetert een documentmanagementsysteem de samenwerking binnen mijn organisatie?
Een DMS kan de samenwerking verbeteren door functies zoals gedeelde toegang tot documenten, gelijktijdige bewerking, opmerkingen en annotaties, workflowautomatisering en meldingen. Hierdoor kunnen teams efficiënter samenwerken, documenten delen en feedback geven, ongeacht waar ze zich bevinden.

Begrippenlijst

Je hoeft geen expert te worden op het gebied van documentmanagement, maar het is wel handig als je bekend bent met de volgende termen.

• Audit trail: Een gedetailleerd logboek dat alle activiteiten en wijzigingen bijhoudt die zijn uitgevoerd binnen een DMS, inclusief wie welke actie heeft uitgevoerd en wanneer. Audit trails zijn belangrijk voor nalevingsdoeleinden en het traceren van wijzigingen aan documenten.
• Cloud-based documentmanagement: Een DMS dat wordt gehost en geleverd via een cloudplatform, waardoor gebruikers via internet toegang hebben tot documenten vanaf elke locatie. Een cloud-based DMS biedt schaalbaarheid, flexibiliteit en gemakkelijke samenwerking tussen gebruikers op verschillende locaties.
• Documentmanagementsysteem (DMS): Een softwareplatform om documenten te beheren, organiseren, opslaan, delen en traceren binnen een organisatie. Het biedt functionaliteiten zoals versiebeheer, zoekmogelijkheden, toegangscontrole en workflowautomatisering.
• Documentclassificatie: Het proces van het categoriseren van documenten op basis van bepaalde criteria, zoals inhoud, type, relevantie of gevoeligheid. Documentclassificatie vereenvoudigt het organiseren, zoeken en beheren van documenten binnen een DMS.
• Informatiebeveiliging: Het geheel van maatregelen en processen om documenten te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, manipulatie, diefstal of vernietiging. Dit omvat fysieke beveiliging, gegevensversleuteling, gebruikersauthenticatie en naleving van regelgeving zoals de AVG of HIPAA.
• Metadata: Informatie over een document die wordt gebruikt om het te identificeren, te categoriseren en te beheren. Dit omvat gegevens zoals de titel, auteur, creatiedatum, bestandsindeling, enz.
• OCR (Optical Character Recognition): Een technologie die wordt gebruikt om tekst van afbeeldingen of gescande documenten te extraheren en om te zetten in bewerkbare tekst. OCR maakt het mogelijk om doorzoekbare en bewerkbare versies van gescande documenten te creëren.
• Toegangscontrole: Het mechanisme waarmee wordt bepaald wie toegang heeft tot welke documenten binnen een DMS. Dit omvat het instellen van gebruikersrechten en -machtigingen op basis van rollen, groepen of individuele gebruikers.
• Versiebeheer: Het proces van het bijhouden van wijzigingen aan een document en het beheren van verschillende versies ervan. Versiebeheer zorgt ervoor dat gebruikers altijd toegang hebben tot de meest recente versie van een document en maakt het mogelijk om eerdere versies te herstellen indien nodig.
• Workflowautomatisering: Het proces van het automatiseren van routinetaken en processen met betrekking tot documentbeheer, zoals goedkeuringen, revisiecycli en meldingen. Dit helpt de efficiëntie te verhogen en de doorlooptijd van documentgerelateerde processen te verkorten.