8 tips voor een bruikbaar RASCI model in je organisatie

Wat is RASCI?

RASCI is de afkorting van Responsible (verantwoordelijke), Accountable (eindverantwoordelijk), Supportive (ondersteunend), Consulted (iemand die geraadpleegd moet worden), en Informed (iemand die geïnformeerd moet worden). Het is een hulpmiddel bij het procesmanagement van een organisatie waarmee verantwoordelijkheden en bevoegdheden op simpele wijze in kaart gebracht kunnen worden. RASCI is gebaseerd op de zogenaamde 'responsibility charting'-techniek die vanuit de Verenigde Staten is overgewaaid. Met het RASCI-model kun je heel precies aangeven hoe de rolverdeling is tussen de verschillende betrokkenen die een bijdrage leveren aan een proces.

Ga je aan de slag, of ben je dat van plan, met het RASCI model in jouw organisatie? Als dat zo is, ben je wellicht geïnteresseerd in een set van 8 praktische tips die je kunt gebruiken om op een goede manier van start te gaan. Laten we de lijst eens bekijken:

1. Zorg ervoor dat er bij elke taak minstens één persoon verantwoordelijk (R) is. Geen verantwoordelijken voor een taak betekent dat het werk niet wordt uitgevoerd.
2. Creëer ook niet te veel R’s voor één taak. Dan ligt de kans op de loer dat het werk ‘in het midden’ blijven liggen, omdat iedereen denkt dat iemand anders het op zal pakken.
3. Zorg voor één A per taak; niet meer, niet minder. Zo is altijd één persoon (of groep) eindverantwoordelijk voor de betreffende taak – degene die er een ‘klap op kan geven’. Soms is dit dezelfde als degene die de R-rol heeft, maar het kan ook iemand anders zijn.
4. Controleer hoeveel R’s of A’s bij één persoon (of groep) liggen. Een teveel van deze rollen kan mogelijk duiden op een te grote hoeveelheid werk, waardoor overbelasting kan optreden.
5. Veel I’s en C’s betekent vrijwel automatisch dat het proces langzamer gaat, omdat er meer mensen geïnformeerd en geraadpleegd moeten worden. Overweeg daarom kritisch de noodzaak van alle I’s en C’s.
6. Veel I’s en C’s betekent ook dat de verantwoordelijken (R) blijkbaar niet genoeg middelen hebben om het werk op eigen kracht uit te voeren; ze moeten te veel consulteren. Kijk bij die taken of de uitvoerenden meer informatie en meer bevoegdheid kunnen krijgen.
7. Is een persoon of groep alleen maar de I, S of C? Kijk dan goed naar het waarom van de rolverdeling. Waarom moet deze persoon zo vaak geïnformeerd of geraadpleegd worden? Is dat echt noodzakelijk?
8. Als laatste: de tabel hoeft niet helemaal gevuld te zijn. Soms kan het werk gedaan worden door één persoon (de R of de A), zonder verantwoording aan iemand af te leggen. Inventariseer dus goed hoe de activiteiten in elkaar zitten en wees kritisch op het aantal betrokken rollen.

De RASCI matrix

Hoe ziet zo'n RASCI model er in de praktijk nou uit? Met behulp van de RASCI matrix wordt dat inzichtelijk gemaakt. Je ziet dat niet alle cellen in de matrix gevuld zijn, en dat hoeft ook niet zoals je in de achtste tip hierboven hebt kunnen lezen.

Nadelen van het traditionele RASCI model

Hoe goed je bovenstaande tips ook toepast, het traditionele RASCI model heeft twee hardnekkige gebreken. Als je deze twee gebreken niet oplost, is de kans groot dat je eindigt met een papieren tijger: een berg documenten die in dikke archiefmappen stof staan te verzamelen in een of andere kast.

Als je nu een RASCI-model zou maken, wat zijn dan de twee valkuilen?

1. De eerste valkuil van de traditionele RASCI matrix is dat organisaties of teams deze te rigide interpreteren, wat leidt tot hokjesdenken ('Dit hoort bij mijn taken, dat niet'), afstand ('Ik ben hiervoor verantwoordelijk, niet daarvoor'), en beperkingen ('Dit kan ik wel, dat niet').

   Moderne organisaties die het RASCI-model goed toepassen, weten dat dit model niet statisch of star zou moeten zijn. Als dat wél zo is, dan is de kans groot dat het RASCI model dat je vandaag aan het maken bent, in Excel of een ander programma, over zes maanden niet meer actueel is. Tenminste, als je collega's het model daadwerkelijk zouden gebruiken. Dat brengt ons bij de tweede valkuil.
   
   

2. RASCI matrices worden in de loop der jaren zo breed, zo lang, en gaan zó veel informatie bevatten dat ze niet meer gemakkelijk te bekijken zijn op een normaal scherm. En laten we eerlijk zijn: is een enorm Excel-bestand dat verborgen is op een gedeelde of lokale schijf echt aantrekkelijk voor lezers?

   Precies, dat is het niet. Een complexe, verwarrende tabel leidt automatisch tot minder gebruik van je RASCI-model. Matrixen worden zo kolossaal dat medewerkers de betekenis van zo'n matrix niet meer begrijpen - en dat is zonde.

RACI model of RASCI model?

RASCI- en RACI-modellen zijn, net als hun namen, bijna hetzelfde. RACI is in principe hetzelfde als RASCI, maar dan zonder de ondersteunende (‘Supportive’) rol. Dus, voor kleinere projecten waar de Verantwoordelijke alles prima zelf kan afhandelen, kun je de S uit je model weglaten en gebruik je het RACI model.

Is het een groter project? Eén project waarbij teveel taken op het bordje van de verantwoordelijke dreigen te komen? Zo ja, dan is het zinvol om de ondersteunende rollen op te nemen in je volgende project – wat betekent dat je met een RASCI model moet werken in plaats van een RACI model.

Welk model je gebruikt is dus aan jou - zoals aangegeven in tip #8.

Aan de slag met RASCI

Als je serieus aan de slag wilt met het RASCI-model, is het tijd voor een innovatiever model. De RASCI-matrices van WoodWing Scienta zijn uitnodigend om te lezen en begrijpelijk voor iedereen (ook voor mensen op de werkvloer!) - en dat blijft zo. Het RASCI-model in onze software beweegt mee met je organisatieprocessen, dankzij handige filters, overzichten, en een toegankelijke opzet.

Je kunt het RASCI model gratis in actie zien in WoodWing Scienta.
Nieuwsgierig? Neem contact op met een van onze Scienta experts.