Wat is procesmanagement en hoe belangrijk is het?

Inhoud

• Wat is procesmanagement?
• Wat is een proces?
• Wat doet een procesmanager?
• De voordelen van procesmanagement
• Het verschil tussen procesmanagement en kwaliteitsmanagement
• Methodes van procesmanagement
• Hoe implementeer je procesmanagement?
• Aan de slag met procesmanagement

Wat is procesmanagement?

Procesmanagement is een manier om zaken georganiseerd te houden binnen een bedrijf. Het draait allemaal om het begrijpen en verbeteren van de manier waarop dingen worden gedaan, zodat alles soepeler verloopt en iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. In plaats van uitsluitend te kijken naar wat er moet gebeuren, gaat procesmanagement over het nadenken over hoe het gedaan wordt. Denk aan alle stappen, beslissingen en mensen die betrokken zijn bij het uitvoeren van een taak. Het doel is om die processen te optimaliseren, zodat het werk efficiënter wordt gedaan.

Een groot deel van procesmanagement draait om het continu streven naar verbetering. Bedrijven die procesmanagement omarmen, zijn doorlopend op zoek zijn naar manieren om dingen beter te doen. Of het nu gaat om het sneller maken van een proces, het verminderen van fouten, of het vinden van een goedkopere manier om iets te doen – er is áltijd ruimte voor verbetering.

Een ander belangrijk onderdeel is standaardisatie. In het kader van stanaardisatie proberen bedrijven om consistente procedures en regels vast te stellen voor hoe dingen worden gedaan. Op die manier weet iedereen wat er van hen wordt verwacht en wordt het gemakkelijker om dingen te doen zonder steeds opnieuw het wiel uit te vinden.

Al met al is procesmanagement een tool om ervoor te zorgen dat een bedrijf soepel draait. Door processen te analyseren, te verbeteren, en te standaardiseren, kunnen bedrijven geld besparen, fouten verminderen, en hun klanten beter van dienst zijn.

Wat is een proces?

In iedere organisatie vinden processen plaats. Elke afdeling, functie en vestiging kent eigen processen die vaak ook nog eens door elkaar heen lopen. Wanneer spreken we van een proces? En waarom is het belangrijk om ze vast te leggen?

Stel je voor dat je een pizza gaat maken. Je begint met het verzamelen van alle ingrediënten – deeg, tomatensaus, kaas – en daarna begin je met het proces van het maken van de pizza. Eerst rol je het deeg uit, dan verspreid je de tomatensaus, strooi je de kaas erover en bak je het geheel in de oven. Uiteindelijk komt er een heerlijke pizza uit - perfect gebakken en klaar om op te eten. In dit voorbeeld is het maken van de pizza het proces. Het is een reeks stappen die je volgt om een specifiek doel te bereiken, namelijk het verorberen van een smakelijke pizza. Net zoals het maken van een pizza een proces is, zijn er processen te onderscheiden in bijna alle dingen die we doen – of het nu gaat om het afhandelen van een klantvraag, het produceren van een product, of het uitvoeren van een project.

Een proces kan worden gezien als een reis van begin tot eind, met verschillende stappen en beslissingen onderweg. Het begint meestal met een bepaalde input - zoals grondstoffen, informatie, of aanvragen - die vervolgens door middel van verschillende activiteiten wordt verwerkt en getransformeerd, om uiteindelijk een gewenste output te produceren. Procesmanagement houdt een oogje in het zeil gedurende die reis. Het is als het ware alsof je een GPS hebt voor je bedrijfsactiviteiten. Het helpt je om de stappen die je neemt te begrijpen, waar je dingen kunt verbeteren, en hoe je efficiënter kunt worden in wat je doet.

Dus, in wezen draait procesmanagement om het begrijpen, beheren, en optimaliseren van deze processen binnen een organisatie. Het gaat niet alleen om het volgen van de stappen die je hebt vastgesteld, maar ook om het constant kijken naar manieren waarop je die stappen kunt verbeteren. Het draait allemaal om het efficiënt en effectief maken van jouw bedrijf - of het nu gaat om een pizzarestaurant, een tech-startup, of een non-profitorganisatie.

We gaan uitgebreid in op wat een proces is en waarom het belangrijk is om processen te beschrijven in dit artikel.

Wat doet een procesmanager?

Een procesmanager is verantwoordelijk voor de processen binnen je organisatie. Hij of zij heeft de taak om de verschillende processen te beheren, te analyseren en te optimaliseren. Ze zijn verantwoordelijk voor het begrijpen hoe dingen worden gedaan en het identificeren van manieren om ze beter te doen. Dit omvat vaak het in kaart brengen van bestaande processen, het identificeren van knelpunten en inefficiënties, en het implementeren van verbeteringen om prestaties te verhogen. WoodWing Scienta helpt procesmanagers bij het beschrijven van processen. Benieuwd hoe dat in het werk gaat? Lees dan hier verder.

Een belangrijk aspect van het werk van een procesmanager is het verzamelen en analyseren van gegevens. Ze gebruiken deze gegevens om inzicht te krijgen in hoe processen verlopen, waar zich problemen voordoen en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Dit stelt hen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over hoe ze de operationele efficiëntie van een organisatie kunnen verbeteren.

Een ander belangrijk aspect van het werk van een procesmanager is het samenwerken met verschillende spelers binnen de organisatie. Dit kan variëren van het werken met managers en teamleiders om processen te herontwerpen, tot het trainen van medewerkers om nieuwe procedures te volgen. Het draait bij procesmanagement allemaal om het creëren van een cultuur van verbetering. Naast het beheren en optimaliseren van bestaande processen, speelt een procesmanager ook vaak een rol bij het implementeren van nieuwe processen en systemen. Dit kan bijvoorbeeld het introduceren van nieuwe software zijn om processen te automatiseren, of het ontwikkelen van nieuwe procedures om aan veranderende behoeften te voldoen.

Kortom, een procesmanager is als de motor achter de schermen van een organisatie, die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt en manieren zoekt (en vindt) om dingen nog beter te doen. Het is een uitdagende en dynamische rol die essentieel is voor het succes van een organisatie in de moderne zakelijke omgeving.

De voordelen van procesmanagement

Degelijk procesmanagement biedt een heleboel voordelen voor je organisatie – klein of groot. Laten we eens kijken op welke manier procesmanagement jouw organisatie kan helpen.

• Procesmanagement is goed voor je efficiëntie. Stel je voor dat je een bezorgbedrijf hebt dat pakketten levert. Als je processen goed georganiseerd zijn, kunnen je bezorgers in een mum van tijd pakketten bij klanten afleveren. Efficiëntere processen betekenen simpelweg dat je meer gedaan krijgt in minder tijd en met minder moeite.
• De kwaliteit van je product of dienst gaat vooruit met goed procesmanagement. Laten we teruggaan naar die bezorgdienst. Als je een strak proces hebt voor het afhandelen en bezorgen van pakketten, betekent dat consequent goede service voor je klanten. Geen verkeerd bezorgde pakketten of vergeten items meer. Consistentie is de sleutel tot kwaliteit.
• Met procesmanagement bespaar je geld. Denk aan efficiënter gebruik van middelen, minder overbodige stappen in je workflow, en slimmere manieren om dingen te doen. Dat betekent meer geld in je zak en minder verspilling door inefficiënt werken.
• Goed procesmanagement zorgt voor een betere klantervaring. Denk aan snellere levering, nauwkeurige bestellingen, en vriendelijke service. Wanneer klanten tevreden zijn, komen ze terug voor meer en vertellen ze hun vrienden over hun goede ervaringen.
• Met procesmanagement kun je snel reageren op veranderingen in de markt of klantbehoeften. Stel je voor dat je een nieuw product wilt lanceren. Met een flexibel proces kun je snel nieuwe producten ontwikkelen, feedback van klanten verzamelen, en je aanpassen aan wat werkt en wat niet. Dat is hoe je groeit en je bedrijf naar nieuwe hoogten tilt.

Het verschil tussen procesmanagement en kwaliteitsmanagement

Procesmanagement draait om het optimaliseren van hoe dingen worden gedaan in een organisatie. Het gaat om het begrijpen, analyseren en verbeteren van de stappen die nodig zijn om een bepaald doel te bereiken. Door processen in kaart te brengen en te verbeteren, gaat iedereen binnen je organisatie beter werken en zie je vanzelf betere resultaten.

Kwaliteitsmanagement en procesmanagement zijn beide onderdeel van een groter geheel, maar toch niet helemaal hetzelfde. Kwaliteitsmanagement richt zich op het waarborgen van de kwaliteit die je levert. Het gaat om het vaststellen van criteria en de zorg voor de naleving ervan. Deze systematische benadering is gericht op het plannen, beheersen, en verbeteren van de kwaliteit van je producten of diensten. Je kunt procesmanagement daarom ook zien als een onderdeel van kwaliteitsmanagement.

Procesmanagement wil de efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en doorlooptijden verkorten. We willen dat taken effectief worden uitgevoerd en middelen optimaal worden benut. Het draait allemaal om het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Kwaliteitsmanagement streeft naar consistente, betrouwbare resultaten die voldoen aan de verwachtingen van klanten. Het doel is om klanttevredenheid te verhogen en herhaalaankopen te stimuleren. Je wil namelijk dat klanten blij zijn met wat ze krijgen en vertrouwen hebben in wat je levert.

Methodes van procesmanagement

Er zijn verschillende methoden van procesmanagement die organisaties kunnen gebruiken om hun workflows te beheren, analyseren, en optimaliseren. We lichten een aantal van deze methoden toe.

Business Process Management (BPM)

Business Process Management is een methode waarbij organisaties hun processen visueel in kaart brengen, vaak met behulp van diagrammen of flowcharts. Door processen te modelleren en grafisch weer te geven, kunnen organisaties beter begrijpen hoe ze werken en waar inefficiënties zich voordoen. BPM helpt bij het identificeren van knelpunten en het zoeken naar verbetermogelijkheden.

Verandering creëert vaak onrust op de werkvloer. Door processen visueel te maken, ontstaat meer rust. Volgens onderzoeken helpt BPM organisaties bovendien om hogere kwaliteit te leveren en beter te scoren als het gaat om klanttevredenheid.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma methodologie die zich richt op het identificeren en elimineren van verspillingen en veranderlijkheid in processen. Lean Six Sigma combineert principes van Lean Management, gericht op het minimaliseren van verspilling, met Six Sigma, gericht op het verminderen van variatie en het verbeteren van de kwaliteit. Door middel van tools zoals value stream mapping en root cause analysis, helpt Lean Six Sigma organisaties om efficiënter te werken en betere kwaliteit te bieden.

Business Process Re-engineering (BPR)

Bij BPR bekijk je vanaf het begin waarom taken worden uitgevoerd zoals ze worden uitgevoerd en of deze - wellicht aan de hand van nieuwe technologieën - gestroomlijnd kunnen worden. Bij deze methode worden processen radicaal opnieuw ontworpen om significante verbeteringen te realiseren. BPR richt zich dan ook niet uitsluitend op het verbeteren van bestaande processen, maar ook op het zonodig opnieuw uitvinden ervan. Dat kan zorgen voor dramatische veranderingen.

Agile methodes

De term agile komt je – ook als je niet weet wat het betekent – ongetwijfeld bekend voor. Agile vindt haar oorsprong in de softwareontwikkeling, maar de methodes worden steeds vaker toegepast in procesmanagement. Agile benaderingen, zoals Scrum en Kanban, benadrukken flexibiliteit, samenwerking en verbetering. Ze stellen teams in staat om snel te reageren op veranderingen, feedback te verwerken en toe te passen, en voortdurend te leren en verbeteren.

Hoe implementeer je procesmanagement?

Het implementeren van procesmanagement in je organisatie is als het leggen van een stevig fundament voor een huis: het vergt planning, inzet, en de juiste gereedschappen om het goed te laten werken. Begin met het analyseren van je huidige processen, van het ontvangen van een bestelling tot het leveren van een product of dienst. Identificeer alle stappen, wie bij die stappen betrokken zijn, en hoe lang het duurt om ze te voltooien, om een duidelijk beeld te krijgen van waar je staat. Leidt het beschrijven van je organisatieprocessen tot problemen? Hier vind je een aantal tips die je helpen bij het maken van je procesbeschrijvingen. 

Zoek naar gebieden waar knelpunten – dubbele invoer, overbodige stappen, wachttijden, etc. – optreden. Door deze knelpunten te identificeren, kun je makkelijker en gestructureerder verbeteringen aanbrengen. Stel duidelijke doelen en prioriteiten op basis van wat het belangrijkst is voor jouw organisatie. Begin ook vooral met kleine, behapbare stappen. Je kan bijvoorbeeld een nieuwe procedure testen voor een bepaalde afdeling, of een nieuwe tool implementeren voor automatisering. Door veranderingen geleidelijk, stapsgewijs door te voeren, minimaliseer je de verstoring en vergroot je de kans op succes.

Belangrijk: vergeet niet je medewerkers te betrekken. Informeer ze en vraag om input, van het identificeren van knelpunten tot het toepassen van verbeteringen. Luister naar hun feedback, ideeën en zorgen, en moedig ze aan om actief bij te dragen aan het verbeteren van de processen waar ze dagelijks mee werken. Daar ga je veel aan hebben – niet voor niets hebben we eerder al geschreven over het belang van communicatie binnen procesmanagement.

Tot slot is het belangrijk om de voortgang van de implementatie van procesmanagement te monitoren. Gebruik KPI's (Key Performance Indicators) zodat je kunt controleren of je gestelde doelen bereikt en of de genomen maatregelen het gewenste effect hebben. Pas als het nodig is je aanpak aan op basis van je analyse van de resultaten.

Aan de slag met procesmanagement

Zoals je nu weet, is procesmanagement voor je organisatie geen luxe maar een noodzaak. Van het kleinste bedrijf tot de grootste multinational: we hebben in onze organisaties allemaal te maken met processen. Processen die waarschijnlijk beter kunnen. Met degelijk procesmanagement - aangevuld met kwaliteitsmanagement en kennismanagement - til je jouw bedrijf naar een hoger niveau.