Digitale assets ordenen ‘als een baas’ met metadata en DAM-taxonomie

Je baas heeft je net gevraagd om die afbeelding en het bijbehorende bewerkbare bestand te vinden, zodat je dit asset kunt bijwerken met vernieuwde tekst en de afbeelding kunt converteren naar nieuwe formaten voor de zomercampagne van dit jaar. OK, duidelijk. Maar waar moet je beginnen met zoeken?

In een doorsnee organisatie kan zo'n verzoek om assets te vinden 2-4 uur duren, vaak door te zoeken op meerdere gedeelde netwerken en platforms, een paar telefoontjes naar collega's, een paar e-mails misschien, en een wanhopig sms'je naar die grafisch ontwerper die het team maanden geleden verliet maar zich misschien nog herinnert waar hij het bewerkbare asset heeft opgeslagen. In het ergste geval moet het bronmateriaal helemaal opnieuw worden gemaakt, wat extra kosten en vertragingen met zich meebrengt.

Assets terugvinden die niet goed zijn geordend is een puinhoop – pure tijdverspilling!

Maar wat als je personeel, maar ook externe partners, distributeurs, en dealers de juiste digitale assets als een professional, in een handomdraai dus, zouden kunnen vinden? Met een goed ontworpen en up-to-date metadata- en taxonomiestructuur voor digital asset management in je DAM tool, kunnen je teams eenvoudig de juiste content vinden, beheren, én delen met de juiste klant op het juiste moment.

Wat zijn metadata en taxonomie?

Hoewel we het ons misschien niet realiseren, hebben de meesten van ons dagelijks op de een of andere manier te maken met metadata en taxonomie. Heb je deze week online gewinkeld? Heb je vandaag iets gezocht op Google? Heb je je deze week ergens voor aangemeld of geregistreerd? Als dat zo is, heb je waarschijnlijk metadata over jezelf ingevoerd, zoals je naam, adres, e-mailadres en het land van waaruit je je inschrijft.

Wanneer we denken aan de digitale assets binnen onze organisaties, zijn metadata simpelweg de gegevens over die assets. Metadata zijn de contextuele velden die de assets beschrijven: grootte, resolutie, gebruiksrechten, regio, of asset-type.

Op het meest basale niveau is taxonomie een drop-down lijst of hiërarchie van opties om uit te kiezen. Meer specifiek bestaat de taxonomie van digitale assets uit de gestructureerde gegevenswaarden die je invoert in elk metadataveld. Bijvoorbeeld Regio = EMEA -> VK.

Gecombineerd stellen DAM-taxonomie en metadata ons in staat om onze digitale assets in het DAM-systeem te ordenen, door te bladeren, en te doorzoeken. Taxonomie stuurt daarbij eventuele filters en gefilterde zoekopties aan.

Hoe orden je digitale assets? Een goed voorbeeld van het ordenen van digitale assets en digital asset management met behulp van metadata en taxonomie is een online kruidenierswinkel waar kruidenierswaren zijn onderverdeeld in Categorieën, Afdelingen, Producten en Aanbiedingen:

Let op: dit is iets heel anders dan een mappenstructuur. We zijn allemaal gewend geraakt aan het metataggen van digitale assets en het zoeken naar assets puur op basis van die metadata, terwijl we door de navigatie worden geleid met behulp van taxonomie.

Waarom heeft mijn DAM een metadata- en taxonomiestructuur nodig?

Een DAM-taxonomie en metadatastructuur zijn essentieel bij digital asset management, specifiek als het gaat om het ordenen van digitale assets. Het metataggen van digitale assets met tags, categorieën, onderwerpindexen, en custom velden biedt een krachtige manier om content gemakkelijk doorzoekbaar, bladerbaar, en ordelijk te maken voor gebruikers.

Een goed gestructureerde DAM-taxonomie zorgt voor consistentie in terminologie, spelling en formulering, waardoor gebruikers een consistente ervaring krijgen. Met een DAM-taxonomiestructuur kunnen bijdragers aan digitale assets die assets eenvoudig categoriseren in ‘buckets’ of klassen, waardoor consumenten van digitale assets eenvoudig door de content kunnen bladeren en zoeken.

Door gebruikers een logisch systeem te bieden voor het ordenen en metataggen van digitale assets in categorieën, wordt het zoeken naar digitale assets een stuk eenvoudiger. Een metadata- en taxonomiestructuur helpt ook bij het optimaliseren van processen zoals het beheren van de levenscycli van digitale assets, het vernieuwen van contracten en licenties, en het begrijpen van trends in digitale assets of campagnes. Met een dergelijke structuur kunnen gebruikers hun digitale assets op een logische manier ordenen en metataggen in categorieën.

Door dit type structuur te gebruiken om content te orderen, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun digitale assets veilig blijven, terwijl de navigatie-ervaring wordt gestroomlijnd en het proces van het beheren van digitale assets wordt verbeterd.

Waarom heb ik een DAM-taxonomie en metadatastructuur op bedrijfsniveau nodig voor goede data orchestration?

Als jij te vergelijken bent met veel andere bedrijven, heb je tientallen databases (en meer dan een paar Excel-spreadsheets) met gegevens over jouw hele organisatie, of het nu gaat om product- of service-informatie, geheime ingrediënten, financiële gegevens, campagne-informatie, klant- en lidmaatschapsgegevens, en nog veel meer.

Vaak zijn deze datasets in silo's ondergebracht. Gegevens uit verschillende locaties in silo's verzamelen, ze beschikbaar en gestandaardiseerd maken, en technologie inschakelen om de gegevensstroom binnen de organisatie te automatiseren, wordt data orchestration genoemd.

Ervoor zorgen dat data schoon, gestandaardiseerd, nauwkeurig en volledig is in al jouw databases (op bedrijfsniveau), levert veel voordeel op. Dit is echter alleen mogelijk als elke database dezelfde taal en concepten gebruikt.

Als dezelfde campagne bijvoorbeeld ‘Lente/Zomer’ heet op de ene plaats en ‘Beach Vibes’ op een andere, matchen deze gegevens niet en kunnen ze ook niet worden georkestreerd door het hele bedrijf heen.

De juiste structuur

Wanneer DAM-taxonomie- en metadatastructuren op bedrijfsniveau goed zijn opgezet, kunnen bedrijven verbeteringen verwachten op meerdere gebieden binnen het bedrijf. Specifiek voor digital asset management kunnen metadata- en taxonomiestructuren de volgende gebruiksscenario's ondersteunen:

• Zoek- en vindbaarheid
• Ordening en categorisatie
• Gebruiksrechten en rechtenbeheer
• Navigatie (mogelijk maken van browsen, filteren, etc.)
• Relaties tussen digitale assets
• Machtiging en toegang
• Geautomatiseerde asset workflows
• Rapportage en analyses

Als bijvoorbeeld volledige en nauwkeurige metatagging op de juiste manier wordt toegepast op digitale assets op het moment dat ze in het DAM-systeem worden ingevoerd, kunnen gebruikers deze assets gemakkelijk zoeken en snel vinden.

Zoeken kan zeer krachtig en specifiek worden gemaakt met behulp van metadata om gebruikers in staat te stellen te zoeken op merkspecifieke terminologie (en acroniemen), synoniemen, meerdere talen, zoekopdrachten op overeenkomsten, en nog veel meer. Sommige DAM-systemen maken gebruik van kunstmatige intelligentie om de zoekresultaten te verbeteren.

Veel bedrijven gebruiken ook machtigingen op basis van DAM-metadata en gebruikersgroepen om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen de digitale assets zien waartoe ze toegang moeten hebben of waarvoor ze de rechten hebben om ze te gebruiken. Zodra gebruikers de assets hebben gevonden die ze nodig hebben, kunnen ze de metagegevens met betrekking tot de gebruiksrechten bekijken voor specifieke informatie over de regio's en/of kanalen waarvoor ze een asset mogen hergebruiken.

Wanneer relationele metadata zijn toegepast, kunnen gebruikers ook alle gekoppelde assets bekijken, zoals de bewerkbare bestanden voor een stuk marketingmateriaal, het originele asset in hoge resolutie, variaties en afgeleiden, en eerdere versies van elk asset.

Metadata kunnen ook ondersteuning bieden voor het automatiseren van workflows voor digitale assets binnen een gekoppelde tech stack, zoals het tonen van een melding aan bepaalde gebruikers wanneer de status van een asset op “te beoordelen” staat, of het melden aan kanaalbeheerders dat een asset zal komen te vervallen en het suggereren van vergelijkbare alternatieve assets, of het automatisch toevoegen van een digitale asset aan een tool voor het plannen van social media nadat het is goedgekeurd.

Het automatiseren van workflows is echter afhankelijk van volledige en nauwkeurige metadata om onzekerheid, waardoor menselijke tussenkomst nodig kan zijn, te voorkomen. En natuurlijk stellen metadata je ook beter in staat om te rapporteren over het gebruik van assets vanuit het DAM, assets te volgen gedurende hun hele levenscyclus, en toegang te krijgen tot waardevollere inzichten.

Voorbeelden van goed uitgevoerde DAM-taxonomie en metadatastructuren

Uitgebreide en nauwkeurige DAM-metadata kunnen een hulpmiddel van onschatbare waarde zijn om bedrijven, groot en klein, te helpen bij het ordenen, beheren en leveren van hun digitale assets, zodat ze deze optimaal kunnen benutten.

Ik heb bijvoorbeeld gewerkt met een organisatie voor cultureel erfgoed waarvan het metadataschema voor digitale assets maar liefst 98 velden omvatte. Hoewel deze metadatastructuur veelomvattend was, werd ze vaak genegeerd door overweldigde asset-uploaders, met als gevolg dat er erg weinig metadata werd ingevoerd, waardoor het bijna onmogelijk was om assets terug te vinden in het DAM.

Met de inbreng van de belangrijkste stakeholders, zowel gebruikers als producenten van digitale assets, zijn we erin geslaagd om de DAM-metadata terug te brengen tot de 16 meest relevante metadata, op basis van zakelijke regels, afhankelijkheden in het DAM en een organisatiespecifieke taxonomie.

Niet alleen hielp deze DAM-taxonomie en metadatastructuur de uploaders de tijd en verwarring tijdens het uploaden te verminderen, maar het betekende ook dat eindgebruikers hun zoekresultaten in het DAM gemakkelijk konden doorzoeken en filteren met behulp van de binnen de sector gangbare standaardterminologie.

Een andere klant gebruikte complexe relationele metadata om eenvoudig assets te traceren en aan elkaar te koppelen. Assets in het DAM konden worden gekoppeld op naam van de maker, fotoshoot-sets, campagnenaam, maar ook op versies en varianten die teruglinkten naar het originele ontwerp.

Wanneer gebruikers een asset vinden die ze willen gebruiken, kunnen ze eenvoudig gerelateerde assets verkennen om het bewerkbare InDesign-bestand te vinden om wijzigingen aan te brengen in de asset, een eerdere versie te lokaliseren, of inspiratie van een andere asset in dezelfde campagne op te doen.

Metadata kunnen ook helpen bij het traceren van digitale assets op meerdere locaties, het automatiseren van de levering van assets en het verzamelen van inzichten met betrekking tot het gebruik van assets. Een van mijn klanten wilde graag de waarde en populariteit van assets bijhouden binnen elke campagne die ze gedurende het jaar uitvoerden.

Door ervoor te zorgen dat elk asset in de campagne werd gelabeld met de juiste campagnenaam (gebaseerd op een gecontroleerde taxonomielijst), konden we het gebruik van assets bijhouden: zo konden we achterhalen of video's of afbeeldingen het meest werden gebruikt, welke gebruikers en afdelingen toegang hadden tot welk asset, en zodoende datagestuurde beslissingen nemen over investeringen in creatieve productie voor toekomstige campagnes.

Rendement van investering (ROI)

Het correct gebruiken van metadata in meerdere systemen tijdens de levenscyclus van digitale assets stelt organisaties ook in staat om meer inzicht te krijgen in het rendement op investeringen voor elke asset, wat resulteert in de mogelijkheid om datagestuurde beslissingen te nemen. Retail-, e-commerce- en productiebedrijven waar ik mee heb gewerkt, gebruiken vaak de geïntegreerde metadata om de effectiviteit van marketing, klantbetrokkenheid en verkoop te volgen voor elke digitale asset en kanaal.

Met de juiste metadata en taxonomiestructuur ingebouwd in jouw DAM-systeem, kan jouw organisatie digitale assets ordenen en tijd besparen bij het lokaliseren van moeilijk te vinden digitale assets, terwijl waardevolle trends in gebruikersgedrag of organisatiestrategie worden ontdekt door metadata-analyse. Om nog maar te zwijgen over het feit dat een goede metadata- en taxonomiestructuur je DAM veel gebruiksvriendelijker maakt, waardoor het voor gebruikers makkelijker wordt om je DAM-systeem te adopteren en te omarmen.

Eindelijk stelt het gebruik van de kracht van metadata bedrijven in staat om digitale assets effectiever te beheren en weloverwogen beslissingen te nemen over hun toekomstige contentbehoeften.