Mappenstructuur lekker flexibel...toch?!

We kennen het allemaal. We bewaren onze bestanden in mappen. Want dat is zo lekker snel, eenvoudig en vooral flexibel. Het is juist die flexibiliteit waar in de praktijk de spreekwoordelijke schoen wringt.

Deze digitale manier van ordenen is ontwikkeld in de jaren 80. Volgens mij was Apple één van de eerste, zo niet de eerste, fabrikant die op een grafische manier mappen kon tonen op je PC-scherm. In de Microsoftomgeving zaten we in die tijd nog in een karakter georiënteerde DOS-box te rommelen. Het feit dat Apple koos voor een visuele digitale map is niet verwonderlijk. Het lag dichtbij de belevingswereld van de gebruiker van dat moment. Die was gewend zijn papieren informatie op te ruimen in papieren dossiers en hangmappen.

Waarom gebruiken wij eigenlijk Windows mappen?

De map is bij de gemiddelde kenniswerker ook binnen de Windows omgeving niet meer weg te denken. Het aanmaken van een map, het geven van eigen namen aan mappen en bestanden, de drag-and-drop functionaliteit zijn vertrouwde eigenschappen. Deze flexibiliteit is vanuit persoonlijk perspectief erg prettig. Vanuit bedrijfsoogpunt een stuk minder.

De nadelen van een mappenstructuur als digitaal archief

Wanneer weet je dat een mappenstructuur binnen je organisatie niet meer werkt? Hieronder enkele indicatoren:

• Je moet steeds langer zoeken naar het juiste bestand.
• Je kan soms bestanden of hele directories niet meer kan vinden door onjuiste benaming of foutieve opslag waarbij bestandsnamen overschreven worden.
• Je opent vaak aan de hand van een bestandsnaam een document en dan blijkt de inhoud toch niet is wat je zoekt.
• Je moet vaak aan je collega vragen of hij/zij een bestand nogmaals wil mailen.
• Je systeembeheer moet extra schijfruimte voor je regelen, want
• je mailbox loopt uit zijn limiet.
• Bij ongeplande afwezigheid van een collega, kun je zijn gemaakte (klant)afspraken en documenten niet meer terug vinden.
• Een nieuwe medewerker inwerken is tijdrovend. Het uitleggen van alle spelregels die horen bij het opslaan van documenten is een hele uitdaging.

Komt het bovenstaande je bekend voor, dan is het wellicht tijd om een DMS, voluit Document Management Systeem genoemd, te overwegen.

Waarom een DMS voor documentbeheer?

Met een document management systeem vind je bestanden sneller, nauwkeuriger en eenvoudiger door de extra inspanning die de gebruiker doet bij de opslag ervan.

Een DMS gaat meestal uit van zoeksleutels (kenmerken), ook wel metadata genoemd. Een bestand wordt met deze kernmerken opgeslagen en ook weer gevonden. Voorbeelden van metadata zijn;. de naam van een bestand, de documentsoort, de datum, of een combinatie van kenmerken. Het denken in “mappen” moet je hierbij loslaten. Dat is voor veel mensen vaak even wennen. Eenmaal gewend, dat kun je niet meer zonder en bespaart het je veel tijd in het zoeken en vooral vinden van informatie.

De voordelen van opslag van documenten in een DMS

• Efficiency in de opslag en het terugvinden van informatie.
  Een DMS dwingt bij de opslag van bestanden, de afgesproken structuur af. Veldnamen worden eenmalig benoemd, waarna je een bestand binnen deze structuur opslaat en vindt. Altijd op dezelfde manier.
• Zoekopdrachten voer je uit over alle documenten en niet slechts in één map.
• Performance.
  Bij grote hoeveelheden aan bestanden wordt een Windows-map traag. Een DMS is ingesteld op grote aantallen en behoudt desondanks zijn snelheid.
• Integriteit.
  Geavanceerde technieken monitoren of een bestand inhoudelijk aangepast wordt. Bovendien bewaart een DMS de bestanden in digitaal duurzame en onwijzigbare archief-formaten zoals PDF-A of Tiff.
• Veiligheid.
  – Een DMS is voorzien van een gebruikersnaam en wachtwoord. 
  – Er kan een tweeweg-authenticatie uitgevoerd worden 
  – Er kan encryptie plaatsvinden op bestands- en/of databaseniveau. 
• Autorisaties en Wetgeving.
  Autorisaties zijn moeilijk te beheren binnen een Windows-mappenstructuur en het is ondoenlijk om te voldoen aan de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het selectief koppelen van een bewaar- en vernietigingstermijn aan een document is in een DMS wel mogelijk. Onder andere hiermee geef je met een DMS invulling aan de AVG-wetgeving die sinds 25 mei 2018 van kracht is.

DMS Xtendis als alternatief voor de mappenstructuur

Zijn de nadelen van een mappenstructuur binnen de organisatie herkenbaar? Bestaat er inmiddels binnen jouw organisatie de behoefte om documenten op een andere manier te organiseren en de zaken op het gebied van documentmanagement rigoreus anders aan te pakken?

Document management systeem WoodWing Xtendis biedt een veilig digitaal alternatief voor de “vertrouwde” mappenstructuur. Het is een standaard oplossing die we aanpassen naar jouw specifieke behoefte en situatie.