Digitale facturen moet je digitaal bewaren'. Wist je dat?

Onlangs ontving ik per e-mail een factuur met in het e-mailbericht de volgende tekst: “Voor de volledigheid willen wij u er op wijzen dat de bewaartermijn voor facturen 7 jaar is en dat ze in originele vorm (digitaal) bewaard moeten worden. Het bewaren van papieren afdrukken is dus niet voldoende.”

Deze tekst was voor mij aanleiding om me weer eens te verdiepen in de regels van de Belastingdienst met betrekking tot archiveren.

Jarenlang hebben wij onze klanten moeten overtuigen dat het toegestaan is om papieren facturen te digitaliseren en daarna het papier te vernietigen. Zolang de digitale facturen maar in goed toegankelijke staat bewaard worden en inhoudelijk juist zijn, is dat geen probleem. Sterker nog: de Belastingdienst heeft al in juni 1995 een brief naar alle ondernemers in Nederland gestuurd om er op te wijzen dat dit toegestaan is!

Bewaarplicht Belastingdienst

De Belastingdienst stelt op www.belastingdienst.nl en in een specifieke brochure over de fiscale bewaarplicht het volgende:

Voor de basisgegevens geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Dit was vroeger tien jaar. Basisgegevens zijn onder andere:

1. Het grootboek.
2. De debiteuren- en crediteurenadministratie.
3. De in- en verkoopadministratie.
4. De loonadministratie.

Deze bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, die tijdens een controle gebruikt moeten kunnen worden, ook zeven jaar na dato. Het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet niet aan deze eisen.

Onder de volgende voorwaarden mogen bestanden en gegevens in een andere vorm bewaard worden (conversie):

1. Alle gegevens moeten inhoudelijk juist overgezet worden.
2. De nieuwe gegevensdrager moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn.
3. De geconverteerde gegevens moeten binnen redelijke tijd reproduceerbaar en leesbaar gemaakt kunnen worden.
4. Controle van de gegevens moet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.

Overal waar de Belastingdienst het over conversie heeft, wordt scannen als voorbeeld genoemd. De omgekeerde conversie, van digitaal naar papier wordt niet genoemd.

Voor de overige gegevens, dus de niet-basis-gegevens, kunnen afspraken gemaakt worden met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen.

De eisen voor het bewaren van facturen

Elders op de website van de Belastingdienst vond ik nog informatie die specifiek gaat over de eisen die de Belastingdienst stelt aan het archiveren van facturen. Hier staat dat de Belastingdienst de factuur moet kunnen controleren en dat je deze moet kunnen overhandigen als de inspecteur daar om vraagt.

Hierbij moet je duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd, van het bestellen tot betalen en archiveren van de factuur. Naast de factuur moeten ook de offerte, de opdrachtbevestigingz, en het bewijs van betaling bewaard worden in het archief!

Tenslotte stelt de Belastingdienst dat de facturen bewaard moeten worden in de vorm waarin je ze ontvangt. Hierbij wordt letterlijk aangegeven: “een digitale factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op”.

Voldoen aan wet- en regelgeving zorgt ook voor efficiency

Steeds meer van onze klanten archiveren alle documenten die aan een factuur gerelateerd zijn digitaal, dus ook de offerte, de order en de afleverbon. Bij het digitaal beoordelen van de factuur kunnen deze documenten direct opgevraagd worden, zodat gecontroleerd kan worden of de factuur klopt. Uiteraard worden de digitale workflow en de handelingen van de gebruikers hierin vastgelegd bij de factuur, conform de eisen van de Belastingdienst. Zo snijdt het mes aan twee kanten: digitale archivering en accordering zorgen voor efficiencywinst terwijl automatisch wordt voldaan aan de wet- en regelgeving.

WoodWing Xtendis levert al meer dan 30 jaar oplossingen op het gebied van digitale archivering en documentmanagement. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vul vrijblijvend het contactformulier in voor meer informatie.