DMS pakketselectieproces: de kip en het ei

Regelmatig ontvang ik telefoontjes van bedrijven die zich aan het oriënteren zijn op de aanschaf van een Document Management Systeem (DMS). Hierbij worstelen bedrijven vaak met de vraag hoe het oriëntatieproces het beste kan worden aangepakt.

Kijk je eerst wat er allemaal op de markt is en ga je dan na wat voor jouw organisatie interessant is en aansluit bij de behoefte? Of inventariseer je eerst waar behoefte aan is binnen jouw organisatie en welk systeem daar nou het beste bij past? En in het geval van de tweede optie: hoe doe je dat als je als bedrijf eigenlijk niet zo goed op de hoogte bent van wat er zoal beschikbaar is aan functionaliteiten op het vlak van documentmanagement?

Kortom, in deze “kip-en-ei-situatie” signaleer ik grofweg twee methodieken in het DMS-selectieproces:

1. Je start met een marktverkenning en selecteert vervolgens de systemen die het beste aan lijken te sluiten bij de behoeften
2. Je begint met de interne vaststelling van de wensen en eisen om vervolgens de markt op te gaan om hier een passende oplossing bij te vinden.

In deze blog komen de voors en tegens van beiden methoden voorbij en geef ik een suggestie wat te doen in het geval van pakketselecties.

Marktverkenning DMS

Wanneer je start met een marktverkenning lijkt Google je grote vriend. De term “DMS” is snel ingeklopt en de keuze is vervolgens reuze. Het voordeel van deze aanpak is dat je al snel een longlist hebt, zonder al teveel inspanningen. Het bespaart je dus schijnbaar tijd.

Maar er zijn ook nadelen. Bij deze vorm van marktverkenning is de spreekwoordelijke “trechter” vaak wel erg vol gevuld. Bovendien wordt het containerbegrip DMS door veel partijen gebruikt zonder dat het invulling geeft aan eigenschappen van een DMS, zoals record management, duurzame digitale opslag en vastlegging van handelingen.

Daarnaast is er meestal een beperkte set aan wensen en eisen duidelijk, of zijn ze niet gestaafd door een interne onderzoeksvraag. De kans op een verkeerde keuze ligt dus op de loer.

Pakket van wensen en eisen DMS

Natuurlijk is het idee om te starten met de inventarisatie van de wensen en eisen van gebruikers geen gekke gedachte. Voor een aantal organisaties is een aanbestedingsprocedure met een bijbehorend Programma van Eisen zelfs de enige manier om een dergelijk traject te bewandelen. Natuurlijk heeft het voordelen dat je de afdelingen vroegtijdig betrekt in de bewustwording van een nieuwe werkwijze en dat hun stem gehoord wordt. Immers: hoe kan er anders een gebruikersvriendelijke keuze gemaakt worden?

In de praktijk zijn deze specificaties vaak gekleurd door enerzijds de taakgerichtheid van een medewerker, waarbij afdeling overstijgende belangen vaak over het hoofd gezien worden. Anderzijds is de kennis van de (on)mogelijkheden en de stand van de techniek vaak onontgonnen gebied voor de gemiddelde medewerker, waardoor de wensen en eisen wel heel generiek dreigen te worden.

Kortom, de kans op een nietszeggend programma van eisen waaraan alle geselecteerde leveranciers kunnen voldoen is groot. Je raadt het al…. ook hier bestaat de kans op een verkeerde keuze!

Voorbeeld selectietraject DMS

In de projectimplementatie zijn de termen “agile” en “scrum” niet meer weg te denken. Het impliceert een flexibele benadering van een project waarbij er een nauwe samenwerking is tussen de leverancier en de opdrachtgever. Concrete mijlpalen die zich uiten in “sprints” worden benoemd, gemeten en teruggekoppeld. Zo bepaal je gefaseerd en gecontroleerd het gewenste eindresultaat van je project.

In het koop- en selectieproces van DMS-systemen kom ik een dergelijke aanpak zelden of nooit tegen. De fasering is vaak nog onder te brengen in een oriëntatie-, een selectie- en een implementatiefase. Toch zou een flexibele aanpak volgens mij tot een snellere en betere keuze kunnen leiden. De drie geschetste fases kennen dan een dynamischer karakter en verlopen herhalend en sneller achter elkaar op verschillende gebieden.

1. Benoem een handvol eisen waaraan een DMS in ieder geval moet voldoen. Denk hierbij aan kwaliteitseisen (bijvoorbeeld certificeringen van organisatie en oplossing), referentiekracht in je branche, techniek (bijvoorbeeld cloud versus on-premise) en koppelingsmogelijkheden.
2. Selecteer maximaal drie bedrijven die met hun oplossing aan de eisen lijken te voldoen.
3. Bepaal na de gesprekken en de input die je krijgt over de mogelijkheden en de stand van de techniek, je functionele eisen.
4. Toets en vul deze functionele eisen zo nodig aan met de eisen en wensen van de business.
5. Bekijk of de bedrijven die je initieel hebt uitgenodigd, kunnen voldoen aan de gestelde eisen en wensen en selecteer zo nodig aanvullende organisaties voor een afgewogen keuze. Zit er een geschikte kandidaat bij de eerste selectieronde, dan is het natuurlijk niet noodzakelijk nog meer kandidaten aan de shortlist toe te voegen.

Het grote voordeel van deze methode is dat je geen tijd verspilt met het zelf bedenken van eisen en wensen. Gezamenlijk met de marktpartijen kom je tot nieuwe inzichten en wenselijke en noodzakelijke functionaliteiten die wél onderscheidend en bepalend kunnen zijn. Door de business op het juiste moment te betrekken, versnel je het oriëntatie- en selectieproces en leg je minder beslag op hun tijd.

Behoefte aan een partij die meedenkt en ondersteuning biedt

WoodWing Xtendis heeft een ruime ervaring met oriëntatie- en selectietrajecten. In de 30 jaar dat we bestaan hebben we veel expertise opgebouwd. Wil je meer weten, neem dan contact met ons op.