Reglement omtrent het bewaren van privacygevoelige documenten

Bij het implementeren van ons document management systeem WoodWing Xtendis merken we dat vaak onbekend is welke verplichtingen gelden voor het bewaren en schonen van privacygevoelige documenten. Reden om in dit artikel te beschrijven wat de bewaarplicht voor ondernemers is. Welke documenten moet een ondernemer bewaren en wanneer moeten dezelfde documenten vernietigd worden?

Loonstroken zeven jaar bewaren

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van een administratie worden aangemerkt als basisgegevens en moeten altijd zeven jaar bewaard blijven. Dit geldt voor:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert moet je deze informatie tien jaar bewaren.

Verplichtingen omtrent identiteitsbewijzen

Als werkgever heb je voor de loonheffingen een aantal verplichtingen. Zo moet je:

• de dag voor de eerste werkdag van de werknemer de nodige gegevens voor de loonheffingen hebben ontvangen.
• De dag voor de eerste werkdag de identiteit van de medewerkers vaststellen en een kopie maken van het identiteitsbewijs.
• Een loonstaat aanleggen.
• De werknemer periodiek een loonstrook toesturen.
• 1 keer per jaar bepaalde inkomensgegevens aan de werknemer verstrekken met een jaaropgaaf.

De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren zolang je de medewerker in dienst hebt.
De kopie moet een goede kwaliteit hebben. Het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Deze kopie moet je bewaren voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. Je moet de kopie bewaren tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt tijdens het dienstverband is dat geen probleem. Je hebt een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoef je deze dus niet te vervangen.

De volgende documenten zijn geldige identiteitsbewijzen voor deze toepassing:

• Paspoort.
• Nederlandse identiteitskaart.
• ID-kaart of paspoort uit één van de achtentwintig EU
• idstaten.
• Nederlands vreemdelingendocument.
• Een rijbewijs is dus geen geschikt identiteitsbewijs voor deze toepassing.

Identificatieplicht voor uitzendkrachten

Voor het inhuren van uitzendkrachten gelden andere regels. Voordat een uitzendkracht aan de slag gaat, moet je zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren. Je hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in jouw administratie op te slaan. Tenzij de uitzendkracht niet uit de Europese Unie komt. Dan moet je een kopie maken en deze vijf jaar bewaren. Uiteraard moet je ook nagaan of deze persoon wel mag werken. Als je dat gedaan hebt, raden wij aan om documenten waarin dit aangetoond wordt ook te archiveren.

Vernietigen van persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de algemene verordening gegevensbescherming, die op 25 mei 2018 officieel van kracht werden, zijn eigenlijk heel eenvoudig over het vernietigen van persoonsgegevens. Als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, moeten deze vernietigd worden. Dus als er geen bewaarplicht meer is, moeten de gegevens vernietigd worden. Het overtreden van de AVG kan beboet worden met boetes die op kunnen lopen tot 20 miljoen euro.

DMS Xtendis handhaaft de regels

Door je documentbeheer in de capabele handen van Xtendis te leggen, kan eenvoudig aan de verschillende regels voldaan worden. Documenten kunnen voor langere periode, goed toegankelijk en in een onwijzigbaar standaardformaat gearchiveerd worden.

Daarnaast heeft Xtendis processen die automatisch documenten kunnen verwijderen als zij aan bepaalde criteria voldoen. In de nieuwste versie van Xtendis kan bovendien automatisch gecontroleerd worden of een (personeels-)dossier volledig is. Als dat niet het geval is, wordt het dossier apart gezet en kunnen aanvullende acties ondernomen worden. Xtendis handhaaft de regels!