Risicomanagement in de zorg: hoe ga je te werk?

Wat is risicomanagement precies?

Met risicomanagement wordt de systematische aanpak bedoeld die potentiële bedreigingen identificeert, analyseert, beoordeelt én beheerst. Het omvat het proactief anticiperen op risico’s, het vaststellen en uitvoeren van passende maatregelen om deze risico’s te verminderen of zelfs te elimineren, tot het monitoren van de risico's nadat het beleid is toegepast.

Door risicomanagement systematisch toe te passen in de zorginstelling, en dus vroegtijdig na te denken en te anticiperen op mogelijke risico's, kunnen deze worden ingedamd zodat de gevolgen ervan beperkt blijven.

Welke risico’s spelen een rol in de zorg?

Waar mensen werken, is de kans op fouten altijd aanwezig. In de zorgsector bestaan diverse risico’s die de kwaliteit van de zorg en de continuïteit van de zorginstelling in gevaar kunnen brengen. Het gaat daarbij niet alleen om de voor de hand liggende, al dan niet door mensen gemaakte, medische fouten of complicaties. Er spelen ook op andere vlakken risico's, denk maar eens aan de mogelijke operationele risico's: administratieve fouten, systeemstoringen, voorraadtekorten, om enkele voorbeelden te noemen. Ook externe factoren kunnen tot grote risico's leiden: (natuur)rampen, de concurrentie op de markt, maar ook veranderingen in de wetgeving.

Voordelen van risicomanagement in de zorg

Het bekende gezegde 'vooruitdenken is regeren' gaat hand-in-hand met risicomanagement. Dat risicomanagement een must is in de zorgsector, is dan ook niet echt een verrassend statement. Wél interessant is het om eens te kijken naar welke voordelen het met zich meebrengt.

Als je bestaande risico's goed weet te managen, ben je...

1. ... voorbereid op noodgevallen
   Hoewel je er nooit vanuit gaat, moet je altijd voorbereid zijn op het ergste: een noodgeval. Het is belangrijk om te weten wat je moet doen ten tijde van zo'n noodgeval, zo kan de schade voor zowel de client als de zorgmedewerker zoveel mogelijk worden beperkt. Goed risicomanagement zorgt ervoor dat je goed voorbereid bent op noodgevallen.
2. ... in staat om te bepalen wat acceptabele risico’s zijn
   Natuurlijk, werken in de zorg brengt simpelweg risico's met zich mee. En als het een beetje tegenzit misschien wel een hoop risico's. We maken daarbij onderscheid tussen acceptabele risico’s – risico’s die ingecalculeerd zijn en dus genomen kunnen worden – en onacceptabele risico’s, ofwel risico’s die voorkomen moeten worden. Door risicomanagement wordt inzichtelijk welke soorten risico’s er zijn en op welke manier men met elk mogelijk risico om dient te gaan.
3. ... de kwaliteit van je zorg en je organisatie aan het verbeteren
   Anno 2024 draait alles om kwaliteit en het managen daarvan – ook in de zorgsector. Het in kaart brengen van alle processen en mogelijke risico’s en de beheersing ervan, biedt duidelijke aanknopingspunten voor het verbeteren van de kwaliteit van je zorg.
4. ... financieel stabiel
   Risicomanagement speelt een cruciale rol in het handhaven van de financiële stabiliteit en duurzaamheid van zorgorganisaties. Het beheren van risico's stelt je in staat om potentiële financiële verliezen – het gevolg van juridische geschillen, boetes, of operationele verstoringen – te vermijden.
   
   

Risicomanagement in de zorg: hoe ga je te werk?

Om écht aan de slag te gaan met risicomanagement, zoals het Rijnstate ziekenhuis bijvoorbeeld gedaan heeft, is het handig en makkelijk om een stappenplan te volgen. Als het gaat om risicomanagement, wordt vaak met een 6-stappenplan gewerkt:

1. Identificeer de risico’s
   Allereerst begin je met het identificeren van de strategische, operationele en financiële risico’s. Het betrekken van alle belanghebbenden – zorgverlener, client, bestuurder, leverancier – is van groot belang om inzicht te krijgen in de risico’s die zich kunnen voordoen.
2. Analyseer en beoordeel de risico’s
   In deze fase wordt in kaart gebracht wat de mogelijk schadelijke effecten zijn van geïdentificeerde risico's. Op basis hiervan is het mogelijk de risico’s te prioriteren en de focuspunten te bepalen.
3. Analyse van huidige beheersmaatregelen
   Nu duidelijk is wat de mogelijke risico’s en de eventuele gevolgen ervan zijn, is het zaak om te kijken naar de manier waarop deze risico’s momenteel beheerst worden. Gebeurt dat op de juiste wijze? Of zijn er aanpassingen nodig?
4. Ontwerpen en uitvoeren
   In deze fase wordt per risico een van de volgende keuzes gemaakt: vermijden, verminderen, overdragen, of accepteren?
   • Vermijden: zorg ervoor dat werkprocessen of handelingen zodanig gewijzigd worden dat risico vermeden wordt, bijvoorbeeld door met een andere leverancier te werken, of een andere werkwijze te hanteren.
   • Verminderen: beperk risico's, bijvoorbeeld door het afsluiten van een verzekering, of het aanpakken van de oorzaak van het risico.
   • Overdragen: het is niet altijd mogelijk, maar in dit scenario laat je een externe partij het risico dat bijvoorb eeld aan bepaalde werkzaamheden kleeft, dragen.
   • Accepteren: is vermijden, verminderen, of overdragen niet mogelijk? Dan zul je het risico moeten accepteren, wat overigens niet betekent dat het risico niet beïnvloedbaar is. En vergeet niet: je hoeft niet alles klakkeloos te accepteren.
5. Controleren, evalueren, en rapporteren
   Risicomanagement is een continu proces. Het is dan ook van belang om te meten of je actieplannen effect hebben op de geïdentificeerde risico’s. En om je medewerkers het belang van risicomanagement te laten inzien.
6. Resultaten integreren in de besluitvormingsprocessen
   De integratie van resultaten in besluitvormingsprocessen omvat o.m. het gebruik van risico-informatie voor toekomstige analyses en besluitvorming, bijvoorbeeld bij investeringsvoorstellen en projectmanagement.

Risicomanagement: essentieel voor toekomstbestendige zorg

Risicomanagement in de zorgsector waarborgt niet alleen de patiëntveiligheid en kwaliteit van zorg, maar ondersteunt ook de duurzaamheid van zorginstellingen. Door het systematisch identificeren, analyseren, beheersen en monitoren vanm risico's, kunnen zorgorganisaties proactief handelen en zich aanpassen aan veranderende omstandigheden. De kwaliteit van zorgverlening en patiëntveiligheid zijn daarmee gewaarborgd, maar deze manier van werken draagt ook bij aan de financiële stabiliteit en het concurrentievermogen van zorginstellingen.

Door gestructureerd risicomanagement kunnen zorginstellingen naast reactief ook proactief omgaan met uitdagingen, waarbij ze voortdurend streven naar verbetering en innovatie in hun dienstverlening. Zo zijn ze voorbereid op de uitdagingen van vandaag, maar óók op die van morgen.