Voor je in zee gaat met een derde partij kijk je naar de reputatie en ervaring van deze speler in de markt. Hoe lang bestaat het bedrijf al, wat zeggen marktanalisten over de producten en dienstverlening en hoe worden deze door klanten beoordeeld. Daarnaast kijk je vooral ook naar de toekomst en zorg je ervoor dat je zaken regelt, vóórdat er problemen kunnen ontstaan.
Het uitbesteden van je documentmanagement, inclusief alle bedrijfskritische documenten en informatie, doe je natuurlijk niet alleen op basis van wederzijds vertrouwen. Je legt concrete afspraken met elkaar vast over wat er moet gebeuren op het moment dat de samenwerking om wat voor reden dan ook wordt beëindigd. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over dataportabiliteit. Bedrijven komen regelmatig in de problemen wanneer de leverancier van hun DMS software na het stoppen geen of beperkte medewerking wil verlenen aan de migratie.
Een aantal afspraken wordt wettelijk voorgeschreven. Neem de verplichte Verwerkersovereenkomst van de AVG waar je ook nog eens zelf verantwoordelijk voor bent. Werk je met een gespecialiseerde derde partij, dan kun je hiervoor terugvallen op hun kennis en expertise.
Als de De Nederlandsche Bank eist dat jij het beheer van gevoelige gegevens goed op orde hebt, dan moet dat controleerbaar zijn.Daarmee voorkom je dat tekortkomingen gevolgen hebben voor je licentie.
Andere afspraken maak je omdat ze bijdragen aan de transparantie van je bedrijfsvoering. Hiermee maak je aan toezichthouders aantoonbaar dat je de beveiliging van informatie goed hebt geregeld. Ook – of misschien wel juist - als je dit uitbesteedt.
Wil je meer weten over manieren waarop je meer zekerheid krijgt over de veiligheid van je DMS software? Neem dan contact op met onze WoodWing Xtendis experts.
Het drieluik over informatiebeveiliging en DMS software bestaat uit deze blogs: