Welke rol speelt infrastructuur bij veilige DMS software in de cloud?

Gevoelige documenten bewaak je het beste zelf, of toch niet?

Veel branches kunnen alleen nog functioneren bij de gratie van grote hoeveelheden documenten. De informatie die zij bevatten is niet alleen cruciaal voor de bedrijfsvoering maar in 9 van de 10 gevallen gaat het ook om gevoelige financiële of persoonlijke informatie. Het is logisch dat veel bedrijven het daarom lastig vinden om het documentmanagement uit handen te geven en hun bedrijfsdocumenten bij een andere partij onder te brengen. DMS software draaide daarom in veel gevallen op eigen systemen en locaties. Maar dat is zeker niet in alle gevallen de beste en veiligste oplossing.  

Met DMS software in de cloud is de performance gegarandeerd en voorkom je dat je klantportaal door een beperkte capaciteit van je eigen servers gewenste documenten niet kan tonen.

Vergeten back-ups, storingen en trage systemen 

Je zou denken dat niemand zich meer verantwoordelijk voelt voor gevoelige bedrijfsinformatie dan jijzelf en dat jij er het grootste belang bij hebt dat deze veilig is en blijft. Maar het zelf in beheer hebben van DMS software is niet altijd de beste optie. 

• Worden applicaties bij jullie altijd op tijd gepatcht zodat je altijd de meest recente versie van besturingssystemen hebt draaien?
• Hoe vaak wordt er een back-up van systemen en informatie gemaakt en hoeveel tijd is er nodig om deze in geval van calamiteiten beschikbaar te maken?
• Hebben jullie ook systemen die steeds trager worden en veel storingen geven omdat de grote hoeveelheden documenten de opslagcapaciteit vol laten lopen?

Bovenstaande kan als gevolg hebben dat je documenten niet (op tijd) beschikbaar zijn met alle gevolgen van dien. Onvindbare arbeidscontracten van medewerkers, bijvoorbeeld, of overeenkomsten met leveranciers die bij conflictsituaties kunnen leiden tot onnodige schadeclaims. Of foute of onvolledige facturen omdat je de juiste afspraken niet kunt achterhalen en/of de urenregistratie niet up-to-date blijkt te zijn.

Techniek en verantwoordelijkheid uitbesteed

Al deze problemen houd je buiten de deur wanneer je de techniek en de verantwoordelijkheid aan een specialist uitbesteedt. Maar waar moet je op letten wanneer je kiest voor DMS software in de cloud? Kijk of het datacenter waar de DMS software draait fysiek en digitaal aan alle vereisten voldoet en hoe het zit met de betrouwbaarheid van de leverancier van de cloudsoftware zelf. Denk bijvoorbeeld aan:

• De mate waarin het datacenter beschikt over voldoende duplicatie en back-upsystemen voor componenten en infrastructuur om de beschikbaarheid en betrouwbaarheid te vergroten
• ISO 27001, ISO 14001 en ISO 9001 certificering die gaan over het niveau van informatiebeveiliging
• De protocollen die worden gebruikt om een veilige communicatie van en naar de online DMS omgeving te waarborgen

Meer weten?

Wil je meer weten over de informatiebeveiliging van DMS software in de cloud? Download dan hieronder de e-guide ‘De 4 pijlers van informatiebeveiliging in DMS software’.

Het drieluik over informatiebeveiliging en DMS software bestaat uit deze blogs:

• Hoe staat het met de informatiebeveiliging van jouw DMS software?
• Welke rol speelt de infrastructuur bij veilige DMS software in de cloud
• Waarborgen en garanties voor (nog meer) zekerheid over veilige DMS software