Succesverhaal - Heineken

Digitaal archiefsysteem Xtendis leidt tot efficiënte verwerking van de personeelsdocumenten

In de oude situatie werden de meeste documenten in papieren vorm verwerkt. De decentrale afdelingen stelden de documenten samen en stuurden deze in fysieke vorm naar het Shared Service Center. Daar werden de documenten eerst behandeld en pas daarna gescand.

Door de inzet van Xtendis is er nu volledig digitale distributie van de personeelsdocumenten. De documenten worden door de medewerkers van zowel de Support-afdelingen als het HR SSC bij de bron gescand. De gescande documenten worden vervolgens in Xtendis in aparte overzichten getoond, zodat gebruikers alleen de voor hen bestemde documenten zien. Op basis van de document-metagegevens worden de documenten automatisch aan de juiste behandelaars toegewezen.

Optimale toegankelijkheid digitale personeelsdossiers dankzij flow en koppeling met SAP

Door de inzet van Xtendis wordt het digitaal archief veel dynamischer ingezet. Documenten zijn vanaf het begin van het proces al opvraagbaar. Daarnaast biedt Xtendis meer zoekmogelijkheden. Door een koppeling met SAP, het HR-systeem dat Heineken gebruikt, maakt Xtendis voor iedere geregistreerde Heineken-medewerker automatisch een digitaal dossier aan. Dossiers kunnen hierdoor niet alleen op nummer maar ook met meer voor de hand liggende kenmerken worden gezocht (bijvoorbeeld naam en geboortedatum). De koppeling maakt het ook mogelijk om dossiers en documenten direct vanuit SAP op te roepen.

Verbetering van autorisatie personeelsarchief

Door de geavanceerde beveiligingsmogelijkheden van Xtendis kon de inrichting van de oplossing voor Heineken aanzienlijk worden vereenvoudigd. Daar waar vroeger voor iedere werkmaatschappij een aparte omgeving bestond, zijn deze binnen Xtendis samengevoegd. Met behulp van de Xtendis- beveiligingszones wordt binnen één archief bepaald welke gebruikers toegang tot de documenten hebben.

De ervaringen van Heineken met Xtendis zijn zeer positief. De gebruikers ervaren het systeem als gebruiksvriendelijker dan de oude oplossing. Ook is de performance aanzienlijk verbeterd.

Voordelen en resultaten

Dankzij de inzet van Xtendis profiteert de Human Resource afdeling van Heineken van de volgende voordelen:

• Documenten hoeven niet langer in fysieke vorm naar HR SSC verzonden te worden. Hiermee worden besparingen gerealiseerd op het gebied van handling en porto.
• Documenten zijn direct in Xtendis opgeslagen, waardoor geen controle meer nodig is op het al dan niet aankomen van de documenten bij HR SSC.
• Alle documenten zijn gedurende het proces direct raadpleegbaar.
• De autorisatie is sterk verbeterd. De toegang tot documenten kan vanuit één omgeving worden beheerd.
• Xtendis is eenvoudiger en sneller te bedienen.