Succesverhaal – Kaldi

De uitdaging

“Met de groei van de organisatie en de in 2021 aangepaste franchisewet werd efficiënt en volgens de regels werken nóg belangrijker. Openheid bieden was een van de nieuwe voorschriften en dat is eenvoudiger als je met een beperkt aantal systemen werkt.”

“We gingen dus op zoek naar een oplossing om alle informatie centraal te beheren. Eén centrale plek waar franchisenemers eenvoudig toegang hebben tot alle belangrijke gegevens en één kanaal waarmee we de communicatie met hen konden verbeteren en optimaliseren.”

“Kernwoorden die we hanteerden bij onze zoektocht: transparant, gemakkelijk, overzichtelijk.”

De oplossing

“Uiteindelijk kwamen we terecht bij Scienta dat we sinds 2022 gebruiken om met onze franchisenemers te communiceren. Een van de eerste stappen die we na de aanschaf hebben gezet, is het inzetten van Scienta voor onze franchisenieuwsbrief. Voor mij werkt dat ideaal en bovendien scheelt het veel tijd omdat ik veel minder achter mensen aan hoef te zitten. Voor de uit te voeren activiteiten maak ik taken in Scienta aan en wijs deze toe aan collega’s, waarbij ik op elk moment inzicht heb in de status van die taken.”

Scienta helpt ons bij het faciliteren van groei en het creëren van transparantie.

“In het begin moesten we er even aan wennen om alles direct in Scienta vast te leggen, dit scheelt namelijk veel dubbel werk. Denk bijvoorbeeld aan de notulen van bijeenkomsten met de franchiseraad en interne gesprekken. Op die manier ligt alles direct vast, en dankzij de eenvoudig in te richten rechtenstructuur ziet iedereen alleen de informatie tot welke hij of zij toegang heeft.”

“We hebben ook hard gewerkt aan het beschikbaar maken van het huisstijlhandboek en allerlei handleidingen in Scienta. Waarmee we het de franchisenemers makkelijker maken om zelf op zoek te gaan naar informatie met de sterke zoekfunctie van het systeem. Als ze niet meer elke keer hoeven te bellen en mailen scheelt dat veel tijd voor iedereen.”

“De Scienta formulieren worden gebruikt voor het bestellen van speciale of seizoenskoffie en -thee, maar ook voor het inventariseren en ophalen van stemmen als bepaalde beslissingen moeten worden genomen. Bijvoorbeeld bij de heffing op producten die plastic bevatten; dat heeft voor ons en de vestigingen best wat voeten in de aarde gehad. We hebben via de formulieren alle franchisenemers om hun mening gevraagd en dat gaat op die manier wel even wat sneller dan wanneer je 25 vestigingen moet afbellen.”

Het resultaat

“Scienta wordt meer en meer gezien als ons centrale archief. Nieuwsbrieven, handleidingen – je kunt er alles terugvinden. Dat is bijvoorbeeld fijn als er iemand weggaat, want dan blijft de kennis van die persoon voor het bedrijf behouden.”

“Maar ook bij het inwerken van personen is het handig om startinformatie van hoe dingen werken op één plek terug te kunnen vinden. En soms komt het voor dat er discussies zijn met franchisenemers en dan kun je laten zien dat dingen toch écht zijn gecommuniceerd.”

“De centrale beschikbaarheid van informatie creëert openheid. Als we iets doen, kunnen de franchisenemers dat direct zien. Die openheid en transparantie zijn niet alleen wettelijk voorgeschreven, maar werken voor alle partijen ook gewoon prettig.”

“Voor zowel de nieuwsbrief als de formulieren werk ik zoals gezegd met het aanmaken van taken. Hier kan ik deadlines en eventueel extra informatie uit Scienta aan toevoegen. Op die manier hou je overzicht en inzicht en staat alles zwart op wit.”

“De samenwerking met Scienta is goed, vooral de supportafdeling vind ik fantastisch. Bij de implementatie hebben ze ons overal bij geholpen en als ik een ticket inschiet, heb ik binnen no-time iemand aan de telefoon.”

Met Scienta hebben we één plek waar franchisenemers alle belangrijke informatie terug kunnen vinden en onze communicatie met hen professionaliseren.

“Toen we enige tijd met Scienta hadden gewerkt, werden we gebeld om te vragen waar we tegenaan liepen en waar ze ons verder nog mee konden helpen. Die proactieve houding is voor mij niet vanzelfsprekend, maar wel heel fijn.”

De volgende stap

“Voor wat betreft de toekomst willen we nog meer aandacht gaan besteden aan de betrokkenheid van de franchisenemers bij Scienta, zodat ze hier nog zelfstandiger mee aan de slag gaan.”

“We willen blijven groeien dus zou het mooi zijn wanneer we een aparte pagina kunnen creëren voor beginnende franchisenemers. Waar ook nog veel potentie voor ons zit, zijn startpagina’s per merk. Een dashboard waar je alles over dat product kunt vinden: van productvideo tot afspraken.”

Wat mij betreft kunnen we nog veel meer uit Scienta halen. Maar voordat we daar gebruik van kunnen maken, zullen we eerst zelf tijd hierin moeten investeren en dat is niet altijd even voor de hand liggend.”