3 redenen om GEEN tool te gebruiken voor je kwaliteitsmanagementsysteem

En eerlijk gezegd: die zijn er ook. We geven het toe.

In deze blog geven we daarom de 3 redenen waarom je GEEN tool moet gebruiken om je te ondersteunen met je dagelijkse kwaliteitsmanagement werkzaamheden.

Reden 1: je doet het al jaren zo en dat gaat goed

Je hebt een kwaliteitsmanagementsysteem. Misschien al tientallen jaren. En al die jaren gaat het toch goed? De externe audit verloopt op zich prima, het certificaat hangt er en iedereen is tevreden.

Natuurlijk, er kunnen misschien wat schoonheidsfoutjes in zitten, zoals dagelijks veel heen-en-weer-gemail, medewerkers die uren spitten door interne schijven om noodzakelijke informatie te vinden, dagelijks mensen aan je bureau met vragen of medewerkers die eigen, verouderde versies van documenten gebruiken.

En vooruit, misschien kan het overzicht in actuele statussen van documenten ook beter, zijn er dubbele registraties, hebben we hollen-of-stilstaan-audits, is er weinig inzicht in processen of de interne rolverdeling en die dikke handboeken die alleen de auditor leest kunnen misschien ook beter, maar ach, dat hoort toch gewoon bij het werk als kwaliteitsmanager?

Reden 2: het draagvlak voor kwaliteitsmanagement moet er eerst zijn

95% van de kwaliteitsprofessionals in Nederland (bron: de wereld van de kwaliteitsmanager, Kwaliteit in Bedrijf, 2017) vindt dat kwaliteit niet de verantwoordelijkheid van één persoon of afdeling is, maar van de gehele organisatie.

Toch worstelen veel kwaliteitsprofessionals om dit in uitvoering te brengen. Kwaliteitsmanagement blijft voor ‘de werkvloer’ vaak een abstract verhaal er is geen draagvlak voor. Vaak staan medewerkers er niet positief noch negatief tegenover, en ben jij degene die kwaliteitsmanagement alleen op je schouders draagt.

Veel directies zouden graag eerst meer betrokkenheid willen zien van medewerkers voor kwaliteitsmanagement. Dan pas kan er gekeken worden naar investeringen in kwaliteitsmanagement.

Maar wat nou als er een tool bestond die dit draagvlak kon vergroten en dit proces kon versnellen?

Reden 3: je weet niet zo goed wat zo’n tool toevoegt

Softwaresystemen hebben toch nog de reputatie om duur, tijdrovend en ingewikkeld te zijn. En nóg een systeem implementeren? Misschien heb je net een software-implementatie erop zitten en moet je er nog van bijkomen.

Op voorhand is het soms lastig in te schatten of zo’n tool in staat is om aan alle behoeftes te voldoen. Zit er wel voor jouw organisatie toegevoegde waarde in zo’n tool? Wegen de voordelen op tegen de kosten?

Dus vooruit: deze reden snappen we heel goed.

Het woord ‘tool’ betekent gereedschap in het Nederlands. En dat beschrijft precies hoe wij het zien: een hulpmiddel om een probleem op te lossen.

Wie een tool voor kwaliteitsmanagement goed inzet, zorgt voor overzicht in de vele documenten, formulieren, procesbeschrijvingen en lijstjes die in een kwaliteitsmanagementsysteem voorkomen.

Ook geeft een tool inzicht in de verantwoordelijkheden, processen en documenten in een organisatie, maakt registeren en melden van incidenten en klachten makkelijk via slimme formulieren. Kortom: het maakt je kwaliteitsmanagementsysteem laagdrempelig, sociaal en levendig.

Scienta: de tool voor sociaal kwaliteitsmanagement

Scienta, wij dus, is zo’n tool voor kwaliteitsmanagement. Voor kwaliteitsmanagement waarbij de focus niet ligt op vastleggen en controleren, maar op verbinden en klankborden.

Een sociaal kwaliteitsmanagementsysteem noemen we dat.

En eigenlijk is er maar één manier om erachter te komen of Scienta ook de juiste tool is voor jouw managementsysteem: het zelf uit proberen. De voordelen van een gratis demo van Scienta? We geven er een paar:

• Je zit niet aan een contract vast, je hoeft geen creditcardgegevens achter te laten en je kunt Scienta in je eigen tijd geheel gratis uitproberen.
• Alle opties direct uit proberen. Voeg je eigen informatie toe, nodig collega’s uit om mee te werken en klik rond in je eigen Scienta-omgeving.
• We geven je graag een telefonische rondleiding of komen langs bij je op kantoor om jouw wensen te bespreken. Geheel vrijblijvend.