Afrekenen met onzichtbare IT kosten die je organisatie onnodig verzwakken

Er zijn natuurlijk veel meer kosten, waaronder ook een subtiele, ‘onderhuidse’ kostenpost die niet direct in de boekhouding zichtbaar wordt. Onzichtbaar dus, maar wél een kostenpost die structureel zorgt voor tijd-, geld- en productiviteitsverspillng. Deze onzichtbare IT kosten zijn gerelateerd aan de problematiek van de ‘onvindbare informatie’. Hoeveel tijd ben jij per dag kwijt aan het zoeken naar informatie? En zijn je searches altijd succesvol? Wat voor jou geldt, geldt – uitzonderingen daargelaten – net zo goed voor je collega's. Tel dus maar uit om hoeveel tijdverspilling dit gaat...

De verkwisting van IT budget is erger dan je denkt

Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers per werkdag gemiddeld iets meer dan 1,8 uur aan het zoeken en verzamelen van informatie. Dat komt neer op ruim 9 uur per week – meer dan een volledige werkdag! En het is bepaald geen marginaal probleem – voor bijna vier op de tien werknemers geldt dat het zoeken, verzamelen en invoeren van gegevens de meest tijdrovende administratieve taak is. Deze ‘verloren’ uren verdwijnen als sneeuw voor de zon in de dagelijkse routine, want ze komen helemaal niet als kostenpost op de balans te staan. niet omdat ze over het hoofd gezien zijn, of omdat iemand is vergeten om ze als kostenpost toe te voegen – het is puur en alleen verloren tijd. Maar die kost je dus wel een deel van je IT budget!

Hoe verborgen IT kosten aan je aandacht ontsnappen

Terwijl jij je richt op de grote kostenposten en strategische IT-projecten, sluipen deze verborgen kosten ongemerkt je organisatie binnen. Deze gemaakte kosten, je mag het ook verliezen noemen, worden niet of nauwelijks in geld uitgedrukt, waardoor ze zelden op de radar (lees: de balans) verschijnen. Medewerkers zullen niet snel bij je aankloppen met de klacht dat ze dagelijks bijna twee uur bezig zijn met zoeken naar in de organisatie rondzwervende informatie. Die tijdverspilling lijkt misschien verwaarloosbaar, maar in een bedrijf met honderd medewerkers loopt de totale verspilling al op tot een slordige duizend uur per week. Het gevolg: deadlines schuiven op, rapportages worden onnauwkeurig, en je verliest tempo ten opzichte van concurrenten – tenzij die met hetzelfde probleem kampen.

De prijs van versnipperde systemen en infrastructuur

Hoe langer een bedrijf opereert, des te vaker zul je zien dat er in de loop van de jaren vaak ‘lappendekens’ aan systemen, intranetten, shared folders en documentmanagementoplossingen ontstaan. De oorspronkelijke inzet van dergelijke tools was om werkprocessen te vereenvoudigen, maar het resultaat is regelmatig het tegenovergestelde: informatie raakt versnipperd, wordt lastig vindbaar en is lang niet altijd up-to-date.

Dat heeft natuurlijk ook te maken met het gevoerde IT-beleid. Met de juiste visie, gericht op het optimaal laten functioneren van de organisatie, kun je de geschetste problemen prima het hoofd bieden – zéker als je de juiste systemen aanschaft om dat mogelijk te maken. Makkelijker gezegd dan gedaan, vooral als een bedrijf al lange tijd bestaat. Tuurlijk, als een financiële dienstverlener de kans had gehad om twintig jaar geleden een volledig uitgerust EIM-systeem te kiezen, was dat ongetwijfeld gebeurd. Maar als je jouw organisatie optimaal wil laten functioneren, moet je soms verder willen kijken dan als oplossing maar de volgende ‘lap’ op een verouderd systeem te plakken. Zeker als je de snelle ontwikkelingen op het vlak van Enterprise Information Management van de laatste jaren in ogenschouw neemt. Dan voorkom je mogelijk een hoop problemen:

• Vertraagde projecten: wanneer medewerkers kostbare tijd verspelen met zoekwerk, lopen projecten onnodig vertraging op. Als dat vaak voorkomt, telt dat op tot serieus productiviteitsverlies.
• Kwaliteitsverlies: beslissingen worden genomen op basis van onvolledige of verouderde data, rapportages bevatten fouten en analyses zijn minder scherp.
• Werkplezier onder druk: medewerkers raken gefrustreerd als ze vaak onnodig veel tijd kwijt zijn aan triviaal zoekwerk, wat tot uiting komt in minder betrokkenheid en, op de langere termijn, mogelijk zelfs in een vertrek bij het bedrijf.

Welke signalen moet je niet negeren?

Hoe merk je dat deze verborgen IT kosten ook jou of jouw organisatie parten spelen? Natuurlijk weet je inmiddels dat je op je hoede moet zijn als je de vraag “Waar staat dat document?” regelatig hoort. Maar ook projectvertragingen die zich zonder duidelijk aanwijsbare technische oorzaak voordoen zijn een duidelijk signaal. Signalen van ergernis en irritatie over de beschikbare systemen, of het nu om digital asset management, document management of een andersoortig systeem gaat, zijn vaak een rode vlag. Hoe klein en onbetekenend deze signalen ook lijken, ze wijzen toch écht op structurele inefficiëntie.

De eerste stap: erkenning van het probleem

Het goede nieuws is dat het kunnen benoemen van het probleem al een grote stap is op weg naar een oplossing ervan en naar een vermindering van deze onzichtbare IT kosten. Pas als je erkent dat een significant deel van de week (en je IT budget) wordt opgeslokt door onnodig zoekwerk, kun je gericht werken aan oplossingen. Denk aan het stroomlijnen van systemen, implementeren van zoekfunctionaliteiten, of zelfs het centraliseren van informatiebronnen. Zo neem je de eerste horde op weg naar een efficiëntere, wendbaardere organisatie – een plek waar je team kan excelleren in wat er écht toe doet: innoveren, verbeteren en vooruitdenken.