Alles wat je moet weten over Enterprise Information Management

Inhoud

• Introductie
• Wat is Enterprise Information Management?
• Wat is het verschil tussen Enterprise Information Management, Enterprise Content Management en documentmanagement?
• Uit welke onderdelen bestaat Enterprise Information Management?
• Wat zijn de voordelen van Enterprise Information Management?
• In welke segmenten heeft Enterprise Information Management veel toegevoegde waarde?
• De drie bekendste valkuilen van Enterprise Information Management?
• Hoe kies je passende Enterprise Information Management software?
• De vijf meest gestelde vragen over Enterprise Information Management
• Enterprise Information Management begrippenlijst

Introductie

Enterprise Information Management (EIM) is ontstaan als een reactie op de groeiende hoeveelheid informatie die organisaties moeten beheren. Traditioneel worden gegevens opgeslagen in aparte systemen binnen organisaties, wat leidt tot inefficiëntie, inconsistentie, en gebrek aan samenhang in het gebruik van informatie.

EIM is een strategische benadering om deze uitdagingen aan te pakken en ervoor te zorgen dat organisaties hun informatie als een waardevol bedrijfsmiddel kunnen beheren, gebruiken en benutten. Met al je bedrijfsinformatie in één groot ecosysteem werk je efficiënter en wordt compliance en beveiliging beter en makkelijker uitvoerbaar. Daarnaast heeft EIM ook positieve impact op datakwaliteit, besluitvorming en schaalbaarheid.

Enterprise Information Management introduceer je niet zomaar even in je organisatie. Het is de kunst om klein te beginnen en vanuit een stevige basis verder door te ontwikkelen. Een combinatie van korte en lange termijn: je wilt zo snel mogelijk een oplossing voor de meeste prangende problemen, zodat de organisatie binnen de kortst mogelijke tijd efficiënter en wendbaarder is. Maar die oplossing moet wel ruimte laten voor integratie van alle informatiestromen op de lange termijn, zodat je voorop kunt blijven lopen in je markt.

Interessant? Lees dan verder en ontdek de wereld van Enterprise Information Management.

Wat is Enterprise Information Management?

Enterprise Information Management (EIM) is een strategische benadering van het beheer van informatie binnen een organisatie. Het richt zich op het effectief beheren, integreren, gebruiken en beschermen van informatie in alle mogelijke formats die binnen een organisatie worden gecreëerd, verzameld en opgeslagen. Het gaat hierbij zowel om gestructureerde gegevens als ongestructureerde informatie, zoals documenten, e-mails, afbeeldingen en multimedia.

Het hoofddoel van EIM is om waarde te creëren uit informatie door ervoor te zorgen dat deze op een consistente, betrouwbare en veilige manier wordt beheerd en gebruikt. Daarmee kun je betere beslissingen nemen, de operationele efficiëntie van je organisatie optimaliseren, en het nét even beter doen dan je concurrent omdat je sneller inzicht hebt in kansen en risico’s.

EIM is geen doel op zich, maar een middel dat organisatiedoelstellingen ondersteunt. Hoewel IT een belangrijke rol speelt bij het implementeren van EIM, gaat het verder dan dat. EIM is een continu proces van het beheren, evolueren en verbeteren van de informatiemanagementpraktijken binnen een organisatie om te voldoen aan veranderende behoeften en omgevingen.

Wat is het verschil tussen Enterprise Information Management, Enterprise Content Management en documentmanagement?

Als je bezig bent met het onderwerp Enterprise Information Management, dan ben je ongetwijfeld ook de termen Enterprise Content Management en documentmanagement tegengekomen. Maar wat is nu precies het verschil tussen deze begrippen?

Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) en documentmanagement zijn allemaal gerelateerd aan het beheren van informatie binnen organisaties. Ze hebben echter verschillende focusgebieden en doelstellingen:

• Enterprise Information Management (EIM) richt zich op het strategisch beheer van alle informatiebronnen binnen een organisatie gedurende de hele levenscyclus. Inclusief gestructureerde gegevens en ongestructureerde content. Het gaat verder dan alleen contentmanagement (zoals ECM en documentmanagement) omdat het ook gegevensbeheer, business intelligence, datakwaliteit en andere aspecten van informatiebeheer omvat.
• Enterprise Content Management (ECM) gaat specifiek over het beheren van ongestructureerde digitale content binnen een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan tekstdocumenten, e-mails, afbeeldingen, video’s, en dergelijke. Het verbetert de toegang tot informatie, bevordert samenwerking, zorgt voor naleving van regelgeving, en verhoogt de operationele efficiëntie door het stroomlijnen van contentgerelateerde processen.
• Documentmanagement is als het ware een subset van ECM die zich specifiek bezighoudt met het beheren van documenten binnen een organisatie, zowel digitaal als fysiek. Documentmanagement is gericht op het verbeteren van de efficiëntie van documentgerelateerde processen, het waarborgen van documentbeveiliging en -naleving, en het verbeteren van de toegang tot en het gebruik van documenten binnen de organisatie.
  
  

Uit welke onderdelen bestaat Enterprise Information Management?

Enterprise Information Management bestaat uit verschillende onderdelen en disciplines die samenwerken om informatie binnen een organisatie effectief te beheren en te benutten. Belangrijke onderdelen van EIM zijn onder meer:

Data governance

Dit gaat over het vaststellen van beleid, procedures en processen voor het beheren en beveiligen van informatie binnen je organisatie. Het richt zich op het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden, het handhaven van regelgeving, en de naleving en waarborging van de kwaliteit en integriteit van gegevens. Lees ook: Data governance, wat is het en hoe pak ik het aan?

Datakwaliteit

Nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie en tijdigheid van gegevens – dat is waar het om draait bij datakwaliteit. Om een hoge datakwaliteit te garanderen, moet je problemen met gegevenskwaliteit identificeren en oplossen, standaarden en richtlijnen waar men zich aan moet houden definiëren, en processen inregelen waarmee je de gegevenskwaliteit doorlopend verbetert.

Informatiebeveiliging

Beveiliging van gegevens gaat over het implementeren van maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen en deze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken en andere dreigingen.

Data-integratie

Veel organisaties hebben te maken met een versnipperde vastlegging van bedrijfsinformatie, met gegevenssilo’s, duplicatie en inconsistenties als gevolg. Het integreren van gegevens uit verschillende bronnen en systemen zorgt ervoor dat je een compleet beeld van de organisatie krijgt en datatoegankelijkheid verbetert.

Business intelligence en analytics

Bijna elk bedrijf beschikt tegenwoordig over bergen gegevens, zonder te weten welke waarde deze vertegenwoordigt. Maak je gebruik van de kracht van een computerbrein, dan kun je deze enorme hoeveelheden data verzamelen, opschonen, analyseren en presenteren. Je haalt nieuwe inzichten en trends boven tafel en ontdekt onderlinge relaties waarvan je niet wist dat ze bestonden. Ook kun je besluiten nemen die zijn gebaseerd op harde feiten in plaats van dat je af moet gaan op je onderbuikgevoel.

Nu je weet wat EIM inhoudt, vertellen we je graag meer over de voordelen ervan.

Wat zijn de voordelen van Enterprise Information Management?

• Efficiëntie – een centraal ecosysteem voor bedrijfsinformatie verbetert de efficiëntie doordat je informatie makkelijker vindt, deelt en gebruikt. Niemand is meer onnodig tijd kwijt met zoeken in verspreide informatiebronnen, wat ook onnodige frustratie voorkomt.
• Consistentie – door alle bedrijfsinformatie in één ecosysteem onder te brengen, kun je consistentie handhaven in termen van datakwaliteit, metadata en beheerprocessen. Daarmee verminder je het aantal gemaakte fouten en zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie toegang heeft tot dezelfde betrouwbare gegevens.
• Compliance en beveiliging – het centraliseren van bedrijfsinformatie in een goed beveiligd ecosysteem helpt je voldoen aan wettelijke vereisten en beveiligingsnormen. Door gegevens op één locatie te beheren, oefen je eenvoudiger controle uit over wie toegang heeft tot welke informatie, en hoe deze wordt gebruikt. En dat kun je óók inzichtelijk maken aan toezichthouders.
• Schaalbaarheid – het ecosysteem voor bedrijfsinformatie helpt je omgaan met de groeiende hoeveelheid gegevens en de behoefte aan meer geavanceerde informatiebeheerfuncties. Schaalbaarheid gaat ook specifiek over de in te zetten EIM-software zodat deze meegroeit wat betreft aantal gebruikers, verschillende locaties van waaruit je organisatie opereert, en functionaliteit om een paar voorbeelden te noemen. Meer hierover lees je in ‘Hoe kies je passende Enterprise Information Management software?’

In welke segmenten heeft Enterprise Information Management veel toegevoegde waarde?

De toegevoegde waarde van EIM is het grootst in sectoren die te maken hebben met grote hoeveelheden potentieel waardevolle documenten. Bijvoorbeeld:

• Financiële dienstverlening: hier is nauwkeurige en betrouwbare informatie cruciaal voor besluitvorming, risicobeheer en naleving van regelgeving. EIM helpt financiële instellingen bij het beheren van grote volumes aan gegevens, het verbeteren van rapportageprocessen en het waarborgen van gegevensintegriteit en -veiligheid.
• Retail en e-tail: in de detailhandel en e-commerce spelen klantgegevens, voorraadinformatie en verkoopstatistieken een cruciale rol. Met name bij het optimaliseren van de operationele processen, het personaliseren van de klantenservice en het stimuleren van de omzet. EIM helpt bij het integreren van verschillende gegevensbronnen en het verkrijgen van inzichten om de klantervaring te verbeteren.
• Maakindustrie: in de maakindustrie is het beheren van productiegegevens, voorraadinformatie en leveranciersinformatie van vitaal belang voor het optimaliseren van de supply chain en het voldoen aan de vraag van klanten. EIM helpt bij het rationaliseren van informatiestromen, het verbeteren van de operationele efficiëntie, en het bevorderen van samenwerking tussen verschillende belanghebbenden.
• Woningcorporaties beheren een omvangrijke hoeveelheid informatie, zoals vastgoedgegevens, huurdersinformatie, onderhoudsplanning, financiële gegevens en nalevingsdocumentatie. Met EIM kunnen zij deze informatie beter beheren en processen vereenvoudigen waar de dienstverlening aan huurders en de samenwerking met andere betrokken partijen van profiteert.

De drie bekendste valkuilen van Enterprise Information Management

Het introduceren van EIM in je eigen organisatie doe je niet zonder hier goed over na te denken. Gelukkig kun je gebruikmaken van de ervaringen van de vele bedrijven die je voorgingen. Dit zijn bijvoorbeeld drie bekende valkuilen die je wilt vermijden:

1. Te complex
   Een vaak geconstateerd probleem is het creëren van overmatige complexiteit in EIM-oplossingen. Soms proberen organisaties te veel functionaliteit te implementeren of te ingewikkelde processen te ontwerpen. Dit kan leiden tot verwarring, weerstand van gebruikers, en vertraagde implementaties. Ga daarom voor een goed evenwicht tussen de behoeften van de organisatie en de realiseerbaarheid van de oplossingen. Zo voorkom je onnodige complexiteit.
2. Niet genoeg aandacht voor datakwaliteit
   Slechte datakwaliteit kan leiden tot foutieve analyses, inefficiënte processen, en verkeerde besluitvorming. Besteed daarom voldoende aandacht aan het verbeteren en handhaven van de kwaliteit van de gegevens en vergroot de effectiviteit van EIM-initiatieven.
3. Te veel focus op technologie
   Leg je bij het implementeren van EIM teveel nadruk op technologische oplossingen, dan gaat dat ten koste van aandacht voor processen, mensen en governance. Hoewel technologie belangrijk is bij het ondersteunen van EIM-initiatieven, is het essentieel om een holistische benadering te hanteren. Daarbij hou je rekening met álle aspecten van informatiemanagement, inclusief beleid, processen, vaardigheden en cultuur.

Nu je weet wat je níet moet doen, ben je mogelijk ook geïnteresseerd in stappen die je juist wél kunt nemen. Je vindt ze in onderstaande stappenplannen:

• Stappenplan voor de evaluatie en aanschaf van een documentmanagement
• Stappenplan voor de implementatie van een documentmanagementsysteem

Hoe kies je passende Enterprise Information Management software?

We hebben het al eerder aangegeven: zonder ondersteunende technologie, geen EIM. De hoeveelheid informatie, systemen, samenwerkingen, en wet- en regelgeving is zo groot, dat het onmogelijk is om dit zonder moderne tools te kunnen realiseren.

Begin met het identificeren van de specifieke EIM-vraagstukken waarmee jouw organisatie wordt geconfronteerd. Is er sprake van grote hoeveelheden data, wil je datakwaliteit verbeteren, processen stroomlijnen, samenwerking tussen teams verbeteren, of gaat het vooral om het voldoen aan wet- en regelgeving?

Zijn de doelstellingen bekend, dan kun je deze koppelen aan een lijst van functionele en technische vereisten waaraan de EIM-software moet voldoen. Denk aan mogelijkheden voor data governance, data-integratie, master data management, metadata management, beveiliging, rapportage en analyse.

Inventariseer met welke systemen de EIM-software moet integreren. Denk bijvoorbeeld aan ERP-systemen, CRM-systemen, datawarehouses, en cloudplatforms waar je organisatie al mee werkt. Het is belangrijk dat de gekozen software makkelijk koppelbaar, schaalbaar en flexibel is.

Onderzoek de beschikbare EIM-softwareoplossingen op de markt en vergelijk ze op basis van hun mogelijkheden, functionaliteiten, prijs, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en klanttevredenheid. Vergeet niet te kijken naar referenties, vraag om demo's, en check beoordelingssites om te zien hoe anderen het gebruik van de oplossing in de praktijk ervaren.

• Ben je ook toe aan slim, compliant, krachtig en veilig Enterprise Information Management? Maak dan kennis met dé EIM-oplossing voor vandaag en morgen!

De vijf meest gestelde vragen over Enterprise Information Management

1. Waarom hebben we Enterprise Information Management nodig? Kunnen we niet gewoon doorgaan zoals we altijd hebben gedaan?
   EIM is essentieel omdat het organisaties helpt om hun waardevolle informatie effectief te beheren, te gebruiken en te beschermen. Zonder een gestructureerde aanpak voor informatiemanagement riskeer je inefficiëntie, inconsistentie, beveiligingsrisico's en gemiste kansen voor waardecreatie uit informatie. De hoeveelheden bedrijfsgegevens en gebruikte systemen zijn tegenwoordig bijna altijd te groot om deze handmatig te beheren en gebruiken.
2. Hoe kan EIM helpen bij het naleven van wet- en regelgeving, zoals de AVG en sectorspecifieke normen en richtlijnen?
   EIM kan helpen bij het naleven van wet- en regelgeving door het implementeren van data governance-processen, het vastleggen van metadata, het beheren van toegangsrechten tot informatie en het waarborgen van de veiligheid en privacy van gegevens. Door een gestructureerde aanpak van informatiemanagement voldoe je met minder moeite aan wettelijke vereisten en voorkom je boetes, juridische problemen en imagoschade.
3. Welke rol speelt EIM bij het ondersteunen van organisaties tijdens digitale transformatie-initiatieven?
   Bij digitale transformatie-initiatieven biedt Enterprise Information Management de nodige infrastructuur, processen en tools waarmee je informatie beheert en gebruikt en de verandering faciliteert. Door EIM kunnen organisaties de digitale transformatie versnellen, nieuwe technologieën implementeren, de operationele efficiëntie verbeteren, betere klantervaringen leveren en nieuwe zakelijke kansen benutten.
4. Zijn de voordelen van Enterprise Information Management (EIM) alleen voelbaar op de lange termijn, of zijn er ook directe voordelen die we kunnen verwachten?
   Hoewel sommige voordelen van EIM, zoals verbeterde gegevenskwaliteit en betere besluitvorming, op de lange termijn merkbaar zijn, zijn er ook directe voordelen te verwachten. Denk aan het makkelijker terugvinden van informatie, een betere samenwerking tussen afdelingen en teams en het eenvoudig rapporteren door gebruik te maken van dashboards en rapportagetemplates. Met dergelijke directe voordelen heb je ook op korte(re) termijn rendement op je investering in EIM.
5. Kan Enterprise Information Management ons helpen bij het versterken van onze concurrentiepositie?
   Jazeker! Met effectief beheer, analyse en gebruik van informatie kan EIM je helpen om sneller en nauwkeuriger beslissingen te nemen, innovatie te stimuleren, operationele processen te optimaliseren, kosten te verlagen en nieuwe zakelijke kansen te identificeren. Ook draagt EIM bij aan het verbeteren van klantenservice en het vergroten van klanttevredenheid en loyaliteit. Allemaal dragen ze bij aan een sterke concurrentiepositie.

EIM begrippenlijst

Om beter je weg te vinden in het EIM-landschap, hebben we in onderstaand overzicht de veel voorkomende termen en bijbehorende uitleg op een rijtje gezet.

• Business intelligence en analytics: het gebruik van gegevens en analyses om inzichten te genereren, trends te identificeren en besluitvorming te ondersteunen.
• Data governance: het vaststellen van beleid, procedures en processen voor het beheren van informatie binnen de organisatie, inclusief regels voor gegevenskwaliteit, privacy en beveiliging.
• Data-integratie: het integreren van gegevens uit verschillende bronnen en systemen om een compleet beeld van de organisatie te creëren en datatoegankelijkheid te verbeteren.
• Datakwaliteit: het waarborgen van de nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie en tijdigheid van de gegevens om te voldoen aan de behoeften van de organisatie.
• Informatiebeveiliging: Het implementeren van maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen en te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken en andere dreigingen.
• Master Data Management (MDM): het beheren van cruciale bedrijfsgegevens, zoals klantinformatie, productgegevens en leveranciersinformatie, om ervoor te zorgen dat er een consistente single source of truth is.
• Metadata Management: het beheren van de beschrijvende informatie over de gegevens, (zoals hun betekenis, herkomst, structuur en gebruik) om de vindbaarheid en bruikbaarheid van informatie te verbeteren.