Bedrijfsprocessen verbeteren is leuk!

Regelmatig krijg ik de “wat doe je voor werk”-vraag en dan is het altijd weer lastig om in het kort uit te leggen wat mijn werk zo leuk maakt. Want als ik in jip-en-janneketaal uitleg dat WoodWing digitale archiefoplossingen ontwikkelt en implementeert… dan ben je al snel geen interessante gesprekspartner meer.

Breed inzetbaar platform

Maar als ik zeg dat wij bedrijfsprocessen optimaliseren waardoor gebruikers overal ter wereld eenvoudig alle kennisbronnen (lees: documenten) in hun organisatie kunnen doorzoeken én terugvinden, dan is bijna iedereen benieuwd hoe we dat dan doen. Vol trots kan ik dan los over al onze succesverhalen die wij de afgelopen 30 jaar behaald hebben en de miljoenen gebruikers van onze software.

Ons succesverhaal is begonnen met ons product genaamd Xtendis, dat ontwikkeld is voor het digitaliseren en archiveren van papieren documenten. Erg innovatief in die tijd, maar niet spannend genoeg om anno 2020 nog een verschil te maken.

De verschuiving van product naar platform die Xtendis heeft doorgemaakt in de afgelopen jaren, maakt dat verschil echter wel. Vandaag de dag worden onze oplossingen breed ingezet om de meest uiteenlopende bedrijfsprocessen te verbeteren en daar kan ik uren over vertellen.

Herkenbare bedrijfsprocessen

Maar om ook dat gesprek interessant te houden, benoem ik herkenbare processen waarbij men dagelijk in aanraking komt met onze oplossingen, zonder dat men zich daar bewust van is.

Denk dan bijvoorbeeld aan:

• het online opvragen van je UPO (Uniform Pensioenoverzicht).
• je factuur downloaden bij je telecom provider via je Mijn Omgeving.
• een starterslening dossier opbouwen voor de aanvraag van je eerste huis.
• de registratie van een pintransactie.
• het digitaal raadplegen van je personeelsdossier.
• het opbouwen van een schadedossier bij je verzekeraar.
• een aanvraagformulier voor je laboratorium onderzoek in het ziekenhuis.
• je orderdossier dat wordt opgebouwd bij het bestellen van een keukenblad.
• of een van de honderden andere toepassingen voor onze oplossingen.

Allemaal voorbeelden van bedrijfsprocessen waarin Xtendis verbetering heeft gebracht.

Het eindresultaat van deze procesverbeteringen is dan ook niet een saai digitaal archief, maar een kwalitatief beter eindresultaat van een dienst of product waarbij kostenbesparing in veel gevallen een automatisch gevolg is. En een kwalitatief beter eindresultaat betekent tevreden klanten en een natuurlijke beweging van deze klanten om onze software nog breder in te gaan zetten.

Vergeet de mens niet bij procesverbetering

Daarnaast zit er ook nog een zogenoemde ‘zachte kant’ aan onze werkzaamheden. Als organisaties eenmaal aan de slag gaan met de procesverbeteringen die wij voor ogen hebben, ligt er een belangrijke taak om een cultuur te creëren waarbinnen documentmanagement een vast aspect wordt in bestaande bedrijfsprocessen. Een veel gemaakte fout bij de implementatie van documentmanagement oplossingen is dat het als een eenmalige installatie van software wordt beschouwd en er niet goed naar de omliggende processen wordt gekeken.

Dus documentbeheer gaat niet alleen om documenten, het gaat ook om organisaties en mensen. Er is niets leuker dan nieuwe organisaties en mensen te leren kennen en deze mensen blij te maken door hun dagelijkse werk (lees: bedrijfsprocessen) te verbeteren en te vereenvoudigen waardoor ze zich meer kunnen focussen op het werk waarmee ze echt een verschil kunnen maken.

Dat maakt werken bij WoodWing Xtendis zo leuk.