De staat van document management systemen bij financiële dienstverleners

Verouderde Document Management Systemen toe aan vervanging

DMS-systemen binnen de traditionele financiële dienstverleners zijn over het algemeen verouderd. Ze zijn gebaseerd op de eerste generatie Imaging- en COLD-technologieën. Documenten en bestanden zijn vaak nog op basis van hun bron gescheiden, dat wil zeggen dat er aparte oplossingen zijn voor het bewaren van documenten en systeemoutput.

De structuur die binnen veel financiële oplossingen wordt toegepast, is een spiegel van de primaire (legacy)systemen en deze is veelal productgeoriënteerd.

Informatieversnippering als gevolg van verouderde Document Management systemen

Het gevolg is dat veel organisaties zich nu geconfronteerd zien met versnippering. Ook al worden documenten digitaal bewaard, het is lastig om alle informatie over een onderwerp bij elkaar te krijgen. Hiervoor moeten verschillende systemen worden geraadpleegd: productsystemen, E-mail, SharePoint-omgevingen, netwerkshares, et cetera. Het is hierdoor tijdrovend en soms onmogelijk om een compliance-vraag te beantwoorden of een geïntegreerd klantbeeld te verkrijgen; dit is nu precies wat een moderne organisatie wel wenst.

Daar komt bij dat ook de technische opzet van veel systemen sterk verouderd is. Documenten worden bijvoorbeeld in databases opgeslagen, waardoor de performance en betrouwbaarheid na vele jaren van aanwas onder druk staat.

Een ander gevolg is dat financiële dienstverleners beperkt worden in de uitrol van nieuwe technieken en dat het lastig is om (kwalitatief goede) koppelingen te realiseren. Dit zit bijvoorbeeld in de weg bij het opzetten van portalen waarbij het wenselijk is om documenten van klanten te presenteren of om klanten zelf documenten toe te laten voegen.

De wet van de remmende voorsprong

Kortom, er zijn redenen te over om verouderde DMS-systemen te vervangen. De voorsprong die financiële dienstverleners hadden, omdat zij al vroeg in solide documentmanagement en de systemen die daarvoor nodig zijn investeerden, is inmiddels verdwenen. Sterker nog, er is sprake van een achterstand op met name nieuwe Fintech-bedrijven die hun informatiehuishouding recent volledig van de grond af hebben kunnen inrichten en daardoor veel beter in staat zijn om in te spelen op commerciële en maatschappelijke ontwikkelingen.

Wil je de mogelijkheden voor jouw organisatie bespreken? Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.