Uitgevers en merken: innoveer contentcreatie-workflows met publicatiesoftware

Het economische landschap legt verder druk door kostenbewuste consumenten, neerwaartse druk op budgetten en de noodzaak van hogere efficiëntie. In deze context is het gebruik van publicatiesoftware om contentcreatie-workflows te verbeteren een slimme zet voor uitgevers die zich richten op groei en omzet. En niet alleen voor boek-, tijdschrift-, en krantenuitgevers. Voor iedereen die betrokken is bij het uitgeven van content op grote schaal – inclusief merken, bureaus, retailers en e-commerce. Door contentworkflows te centraliseren in een cloudbased publicatieplatform, transformeren uitgevers hun processen en ontgrendelen ze nieuwe platformen. En dat betekent het uitbreiden van hun bereik, lezerspubliek en omzet. Van het stroomlijnen en automatiseren van handmatige processen tot het hergebruiken van content en het gebruikmaken van 24/7 wereldwijde productie – software voor contentcreatie maakt uitgevers productiever en winstgevender.

Als je publicatiestrategie voor 2024 gericht is op digitale transformatie, moeten contentcreatie en publicatiesoftware bovenaan je to-do list staan. Maar wat is het precies? En hoe helpt het uitgevers te gedijen in een veranderende en uitdagende markt?

Inhoud:

• Wat is publicatiesoftware?
• Kenmerken van contentcreatie- en publicatiesoftware
• Hoe verbetert publicatiesoftware contentcreatie-workflows?
• Top 10 voordelen van contentcreatie- en publicatiesoftware
• Waarom een gecentraliseerd systeem gebruiken voor contentcreatie en publicatie?
• Welke bedrijven hebben publicatie- en contentcreatie-software nodig?
• Implementatie van een gecentraliseerd contentcreatieplatform: drie best practices

Wat is publicatiesoftware?

Publicatiesoftware is de verzamelnaam voor platformen die traditionele en digitale contentuitgevers helpen bij het maken, goedkeuren, ontwerpen, publiceren en distribueren van content op grote schaal. In de context van dit artikel hebben we het specifiek over publicatiesoftware die:

• Een enkele centrale ruimte (meestal online/in de cloud) biedt…
• Waar iedereen die betrokken is bij je contentcreatie-workflows kan samenwerken…
• Om op de meest efficiënte manier content te creëren

Het is productiviteitstechnologie die het publicatieproces stroomlijnt door een enkel platform te bieden voor contentcreatie, redactie, goedkeuring, ontwerp en distributie. We zullen termen als contentcreatie-software en publicatiesoftware door elkaar gebruiken in dit artikel - weet gewoon dat we het over hetzelfde hebben.

Kenmerken van contentcreatie- en publicatiesoftware

Contentcreatie- en publicatiesoftware omvat doorgaans de volgende elementen:

• Contentcreatie-tools – Van ingebouwde teksteditors tot print- en webontwerptools (inclusief naadloze integraties met de tools die je al gebruikt, zoals Adobe Creative Cloud)
• Taakbeheer – Automatische toewijzing van taken en herinneringen zorgen ervoor dat het werk vordert in je contentcreatie-workflows, waardoor de volgende bijdrager wordt aangespoord zodra de vorige taak is voltooid
• Samenwerkingsfuncties – realtime samenwerkingstools laten meerdere teamleden tegelijkertijd werken aan dezelfde content - inclusief opmerkingen, annotaties en versiebeheer
• Digital Asset Management – Onmiddellijke, intuïtieve toegang tot al je goedgekeurde afbeeldingen, video's, audio, afbeeldingen, enzovoort, via integratie met je Digital Asset Management platform
• Productietools – Templates en automatisering creëren snel content – klaar om rechtstreeks vanuit het systeem te publiceren, of door te sturen naar grafisch ontwerpers voor verdere ontwikkeling
• Projectmanagementtools – In één oogopslag de status van elk project – inclusief bijdragers en voortgang – inzien vanuit één dashboard
• Gestandaardiseerde workflows – Standaard contentcreatie-workflows die de flexibiliteit van middelen vergroten – waardoor iedereen overal vandaan aan elke titel kan werken, zonder verstorende leercurve
• Automatisering – Geautomatiseerde workflows die handmatige taken elimineren – van goedkeuringsprocessen, tot het formaat van afbeeldingen wijzigen, tot het verzorgen van de layout
• Distributietools – Tools of integraties voor het publiceren en distribueren van content over meerdere kanalen - zoals websites, apps, printuitvoer, en meer

Hoe verbetert publicatiesoftware contentcreatie-workflows?

Publicatiesoftware heeft zoveel functionaliteit dat het moeilijk te beschrijven is. Het is gemakkelijker om gewoon een voorbeeld te geven. Hieronder zie je hoe een eenvoudige workflow voor het publiceren van boeken eruitziet voor én na de implementatie van een gecentraliseerd contentcreatie-platform. Maar onthoud, het zijn niet alleen traditionele uitgevers die hun processen versnellen en verbeteren met publicatiesoftware. Elk bedrijf dat profiteert van content zal baat hebben bij een gecentraliseerd contentcreatie-platform.

Zoals je kunt zien aan de hand van dit eenvoudige voorbeeld, zijn er tijdsbesparingen op elk niveau, en is er veel minder ruimte voor menselijke fouten. Projecten verlopen naadloos door de workflow, en de voortgang van een project is gemakkelijk te volgen en te beheren. Stel je deze efficiënties voor over je hele portfolio en het is duidelijk hoe een gecentraliseerd platform kosten en time-to-market verlaagt, terwijl strenge redactionele normen worden gehandhaafd.

Dit is echter slechts de basis van wat publicatiesoftware kan doen…

Top 10 voordelen van contentcreatie- en publicatiesoftware

We zullen hieronder dieper ingaan op sommige van deze voordelen. Maar hier is eerst de belangrijkste basisinfo.

1. Workflow-efficiëntie – Stroomlijnt en automatiseert publicatieprocessen, vermindert handmatige taken en verbetert de algehele workflow-efficiëntie
2. Efficiënte samenwerking – Faciliteert samenwerking tussen teamleden door een gecentraliseerd platform voor samenwerking, real-time bewerking en commentaar te bieden
3. Versiebeheer – Beheert versiebeheer en houdt wijzigingen bij aan content, voorkomt conflicten en maakt eenvoudig terugkeren naar eerdere versies mogelijk indien nodig
4. Tijds- en kostenbesparingen – Verlaagt doorlooptijden en operationele kosten die gepaard gaan met verspillende processen
5. Verhoogde zichtbaarheid – Verbetert het inzicht in het contentcreatieproces, waardoor gebruikers status kunnen controleren en proactief knelpunten kunnen aanpakken
6. Hogere beveiliging – Implementeert robuuste beveiligingsmaatregelen om gevoelige inhoud te beschermen, met gebruikersrollen en -machtigingen die gecontroleerde toegang tot verschillende delen van het platform waarborgen
7. Flexibiliteit van inhoud – Codeert inhoud automatisch, zodat deze automatisch kan worden ontworpen/weergegeven voor elk platform
8. Hergebruik van content – Verbetert doorzoekbaarheid, vindbaarheid en hergebruik van content door systematisch metadata tags en beschrijvingen toe te passen
9. Multichannel mogelijk gemaakt – Vergemakkelijkt de toevoeging van digitale kanalen aan traditionele op print gebaseerde publicatieportfolio's, zonder evenredige toename van personeelsbestand
10. Optimalisatie van resources – Gestandaardiseerde contentcreatie-workflows zorgen voor meer flexibele inzet van middelen over titels en merken heen

Waarom een gecentraliseerd systeem gebruiken voor contentcreatie en publicatie?

Als je alleen je bestaande publicatieprocessen wilt optimaliseren, kan een gecentraliseerd publicatieplatform tijd- en kostenbesparingen opleveren. Maar ambitieuze uitgevers denken groter en gebruiken digitalisering om hele nieuwe kanalen en inkomstenstromen te ontsluiten. Hier volgt een diepgaandere duik in de meest ingrijpende voordelen van het gebruik van een contentcreatie- en publicatieplatform.

Verbeterde contentcreatie-workflows

Zoals de tabel hierboven laat zien, wordt er onnodig veel tijd en moeite verspild in traditionele publicatieworkflows. Kleine dingen die zich opstapelen – zoals heen en weer sturen van proeven en vragen via e-mail – en grote dingen die duidelijk verspillend zijn – zoals parallel draaien van print- en digitale teams.

Een contentcreatieplatform stroomlijnt elk element van het proces – van het ontvangen en verwerken van geschreven content, tot het tegelijkertijd in ontwerp krijgen voor print- en digitale kanalen. Dit vertaalt zich in grote besparingen (zoals het hebben van één redacteur voor print- en digitale content, in plaats van twee redacteuren die exclusief aan elk kanaal werken). Content efficiënter verwerken betekent dat projecten sneller worden afgerond, je capaciteit wordt vergroot, en je meer inkomsten kunt genereren.

Door je processen te standaardiseren, verhoog je ook de flexibiliteit van je personeelsbestand. Verschillende processen over verschillende teams maken het moeilijk om werknemers te verplaatsen waar ze het meest nodig zijn - bijvoorbeeld tussen tijdschrifttitels wanneer een team onder druk staat. Door standaardprocessen te creëren, kun je je menselijke hulpbronnen efficiënter inzetten, pieken en dalen in werkbelasting egaliseren, en gebruikmaken van overtollige capaciteit.

Lees hoe Der Spiegel - een van de toonaangevende nieuwsuitgevers van Duitsland - hun print- en digitale teams combineerde voor optimale efficiëntie

Mondiale samenwerking en kostenefficiëntie

Uitgevers kunnen de voordelen van een geglobaliseerde personeelsbestand niet negeren. Op afstand werken is nu gebruikelijker dan ooit en natuurlijk moet je een manier bieden voor je externe team om naadloos samen te werken. Maar je kunt ook je capaciteit vergroten en je team aanvullen door freelancers in te zetten om lacunes op te vullen en knelpunten te voorkomen - alles van subbewerking en copywriting tot grafisch ontwerp en productievaardigheden. Bovendien kun je profiteren van werknemers in verschillende tijdzones om je bedrijf van 9 tot 5 naar 24/7 te brengen.

Een cloudbased publicatieplatform is toegankelijk vanaf elke locatie ter wereld met internettoegang. Je kunt een optimale wereldwijde personeelsbestand en workflows ontwerpen om je content sneller dan ooit tevoren te polijsten, te perfectioneren en te publiceren.

Ontdek hoe wereldwijde uitgevers gebruikmaken van de digital publishing services van WoodWing, gevestigd in Kuala Lumpur, om 24/7 content te creëren

Multichannel publiceren en digitale diversificatie

De vraag naar digitale content is niet te ontkennen. Je hoeft alleen maar naar de kranten- en tijdschriftuitgeverijen te kijken om de trend zwart-op-wit te zien. De abonnementen op print nemen af en worden vervangen door digitale en hybride abonnementen (vaak bestaande uit web-, app- en printtoegang). We hebben uitgebreid geschreven over hoe digitale publicatie kansen biedt voor uitgevers om hun lezerspubliek, bereik en omzet te vergroten.

Een gecentraliseerd contentcreatieplatform stelt je in staat om moeiteloos te publiceren naar print- en digitale kanalen. Door je kanalenmix te diversifiëren, kun je je inkomstenstromen vergroten en een levensvatbaarder abonnementsmodel opbouwen. Je kunt de opdrachtverlening stroomlijnen (plannen om content over meerdere platforms te delen) en content eenvoudig hergebruiken van het ene kanaal of merk naar het andere. Het optimaliseren van je productiesystemen om de multichannel-kansen te grijpen kan overweldigend lijken, maar hoeft dat niet te zijn.

Lees hoe de Creative Workflow Services van WoodWing je kunnen helpen je opties te begrijpen en je contentcreatieprocessen opnieuw te ontwerpen met de nieuwste publicatiesoftware

Kwaliteitscontrole en risicobeheer

De online wereld staat vol met ongecontroleerde, niet-geverifieerde, gratis content. Uitgevers kunnen boven dit lawaai uitstijgen – en de waarde van betalen voor hun inhoud aantonen – door kwaliteitscontent te leveren waarop lezers kunnen vertrouwen. Kwaliteitsborging is echter uitdagend in complexe, multichannel workflows.

Een gecentraliseerd contentcreatie-platform maakt het gemakkelijker om samen te werken en hoogwaardige content te creëren – van online samenwerking die je experts in realtime samen laat werken, tot automatische audittrails en versiebeheer om de context achter eventuele wijzigingen te begrijpen.

Automatisering – zoals het automatisch invoeren van kopie in ontwerpsjablonen – vermindert het risico dat wordt geïntroduceerd door menselijke interventies, zoals knip- en plakfouten en omissies. Bovendien stelt integratie met je digital assets managementsysteem ontwerpers in staat om geautoriseerde afbeeldingen te kiezen en te hergebruiken.

Dit betekent allemaal dat je sneller content kunt maken en publiceren, in de wetenschap dat de kwaliteitsnormen zijn gehandhaafd (misschien zelfs verbeterd).

Leer hoe educatieve uitgeverij Porto Editora hun redactionele workflows heeft getransformeerd, waardoor het aantal rondes van proeflezen werd verminderd zonder de kwaliteit te verminderen

Welke bedrijven hebben publicatie- en contentcreatie-software nodig?

Het zijn niet alleen de uitgeverijen die profiteren van contentcreatie-software. Een gecentraliseerd contentplatform is essentieel voor elk bedrijf dat een grote hoeveelheid content publiceert om zijn verkoop-, marketing- en merkdoelen te ondersteunen.

Uitgevers van gedrukte boeken

Traditionele op print gebaseerde bedrijven zijn het meest waarschijnlijk om te profiteren van digitale transformatie. In tegenstelling tot digitaal inheemse contentmerken – die processen hebben gecreëerd die geschikt zijn vanaf het begin – worstelen traditionele boekuitgevers vaak met verouderde op print gebaseerde workflows. In plaats van te proberen die workflows aan te passen aan het nieuwe multichannel-landschap, hebben boekuitgevers een grondige herziening nodig van hoe ze content creëren – en hoe ze deze te gelde maken.

Download ons door experts samengestelde eBook – Digital Transformation for Publishers – om de mogelijkheden voor printuitgevers in het digitale landschap te begrijpen.

Tijdschriftuitgevers

Tijdschriftuitgevers hebben vaak meerdere titels onder hun hoede - en die titels publiceren content in print, online en via apps. Na de evolutie van print naar multimedia hebben tijdschriftuitgevers vaak te maken met dezelfde ongeschikte verouderde workflows als boekuitgevers.

Het aannemen van een gecentraliseerd publicatieplatform stelt tijdschriftuitgevers in staat om hun contentcreatie-workflows te herontwerpen en te optimaliseren voor multichannel publicatie – het creëren van gestandaardiseerde processen die meer flexibiliteit van de personeelsbezetting mogelijk maken, en het coördineren en hergebruiken van content over verschillende merken heen.

Lees hoe Hearst Magazines hun processen digitaal heeft getransformeerd om innovatieve digitale producten te creëren

Retail en supermarkten

Grote retail- en supermarktmerken jongleren met veel multichannel contentcreatie - van content op hun e-commerce sites, tot gedrukte materialen in de winkel zoals catalogi en POS-materialen. Een gecentraliseerd contentcreatie-systeem verkort de tijd die nodig is om dit materiaal te maken via automatisering.

Bijvoorbeeld door het integreren van het platform met je PIM en DAM om automatisch productinformatie en afbeeldingen in catalogussjablonen te halen. Of door fotografen of leveranciers in staat te stellen productafbeeldingen naar het systeem te uploaden, voordat ze door een geautomatiseerd kwaliteitscontroleproces gaan.

Ontdek hoe de Nederlandse supermarktgigant Hoogvliet de controle heeft teruggewonnen over zijn uitdagingen op het gebied van contentcreatie

Bureaus

Bureaus kunnen een gecentraliseerd contentcreatieplatform gebruiken om impactvolle, boeiende content voor klanten te leveren - met minder stress, risico en verwarring. Een publicatieworkflow-systeem biedt een centrale hub waar alle medewerkers aan meerdere projecten tegelijk kunnen werken.

Bekijk hoe het bureau Medium Rare de creativiteit en controle verbetert met een contentcreatieplatform

Het implementeren van een gecentraliseerd contentcreatieplatform: drie beste praktijken voor uitgevers

Denk aan transformatie, niet alleen aan digitalisering

De digitale kans voor uitgevers gaat niet alleen over het digitaliseren van je bestaande processen. Het gaat erom nieuwe digitale platforms en inkomstenstromen te ontsluiten. Beperk je ambities niet tot alleen het digitaliseren van je bestaande processen. Werk samen met een implementatiepartner/consultant om te begrijpen hoe anderen in jouw branche publicatietechnologie hebben gebruikt om hele nieuwe processen en platforms te ontgrendelen.

Omarm de digitale toekomst

Print is niet dood. Maar het wordt steeds meer een nichemarkt. Omarm de mogelijkheden die de digitale toekomst biedt aan uitgevers – van gegevensanalyse om je aanbod continu te verbeteren en aantrekkelijk te maken voor lezers, tot advertentiemogelijkheden via je eigen digitale platforms. Denk na over hoe je print opnieuw kunt positioneren als toegevoegde waarde voor je digitale abonnementen. En overweeg hoe je je printarchief kunt digitaliseren en hergebruiken om waarde toe te voegen aan je digitale aanbod (bijvoorbeeld om een sterke contentbibliotheek te creëren bij de lancering van een app voor je lezers).

Gebruik een 'content first'-benadering

Om volledig flexibel en open te staan voor mogelijkheden, stop met denken aan specifieke publicatiekanalen. Richt je op hoe je hoogwaardige inhoud kunt creëren die klaar is voor gebruik op elk kanaal. Wat betekent dat in de praktijk? Nou, zonder te technisch te worden, kan een publicatieplatform zoals WoodWing Studio individuele inhoudselementen coderen - denk aan titel, subtitel, introductie, hoofdtekst, enzovoort - zodat het gemakkelijk kan worden opgemaakt en gepubliceerd op elk platform. Dit maakt het gemakkelijker en goedkoper om te experimenteren met opkomende kanalen en te zien wat werkt voor je publiek.