Het economische landschap legt verder druk door kostenbewuste consumenten, neerwaartse druk op budgetten en de noodzaak van hogere efficiëntie. In deze context is het gebruik van publicatiesoftware om contentcreatie-workflows te verbeteren een slimme zet voor uitgevers die zich richten op groei en omzet. En niet alleen voor boek-, tijdschrift-, en krantenuitgevers. Voor iedereen die betrokken is bij het uitgeven van content op grote schaal – inclusief merken, bureaus, retailers en e-commerce. Door contentworkflows te centraliseren in een cloudbased publicatieplatform, transformeren uitgevers hun processen en ontgrendelen ze nieuwe platformen. En dat betekent het uitbreiden van hun bereik, lezerspubliek en omzet. Van het stroomlijnen en automatiseren van handmatige processen tot het hergebruiken van content en het gebruikmaken van 24/7 wereldwijde productie – software voor contentcreatie maakt uitgevers productiever en winstgevender.
Als je publicatiestrategie voor 2024 gericht is op digitale transformatie, moeten contentcreatie en publicatiesoftware bovenaan je to-do list staan. Maar wat is het precies? En hoe helpt het uitgevers te gedijen in een veranderende en uitdagende markt?
Inhoud:
Publicatiesoftware is de verzamelnaam voor platformen die traditionele en digitale contentuitgevers helpen bij het maken, goedkeuren, ontwerpen, publiceren en distribueren van content op grote schaal. In de context van dit artikel hebben we het specifiek over publicatiesoftware die:
Het is productiviteitstechnologie die het publicatieproces stroomlijnt door een enkel platform te bieden voor contentcreatie, redactie, goedkeuring, ontwerp en distributie. We zullen termen als contentcreatie-software en publicatiesoftware door elkaar gebruiken in dit artikel - weet gewoon dat we het over hetzelfde hebben.
Contentcreatie- en publicatiesoftware omvat doorgaans de volgende elementen:
Publicatiesoftware heeft zoveel functionaliteit dat het moeilijk te beschrijven is. Het is gemakkelijker om gewoon een voorbeeld te geven. Hieronder zie je hoe een eenvoudige workflow voor het publiceren van boeken eruitziet voor én na de implementatie van een gecentraliseerd contentcreatie-platform. Maar onthoud, het zijn niet alleen traditionele uitgevers die hun processen versnellen en verbeteren met publicatiesoftware. Elk bedrijf dat profiteert van content zal baat hebben bij een gecentraliseerd contentcreatie-platform.
| Fase | Voor | Na |
| Indienen manuscript | Handmatige indiening van Word-document via e-mail of fysieke kopieën. | Online indieningsportaal met geautomatiseerde bevestiging en tracking. Kopie geïmporteerd in het platform, klaar voor bewerking. |
| Bewerking en goedkeuring | Wijzigingen en vragen gemaakt in Word of hard copy – met tijdrovende communicatie tussen auteur en redacteur. Handmatige registratie van wijzigingen en overeenkomsten. | Wijzigingen en vragen gemaakt binnen het platform. Direct zichtbaar voor alle betrokkenen. Realtime samenwerkende bewerking en volledige automatische versiebeheer/audittrail. |
| Ontwerp en opmaak | Bestanden verzonden naar ontwerpers, tekst handmatig overgezet naar ontwerpprogramma, controles om ervoor te zorgen dat alle kopie is opgenomen. | Tekst automatisch en intelligent in ontwerpsjabloon gestroomlijnd. Geen handmatige interventie vereist of risico op knip- en plakfouten. Ontwerper heeft direct toegang binnen het platform. |
| Proofreading | Bestandsoverdracht en e-mailcommunicatie voor het proeflezen van wijzigingen. | Gecentraliseerd proefleesplatform met bijgehouden wijzigingen. Queries worden onmiddellijk gemarkeerd met auteur/editor. |
| Definitieve goedkeuring | Handmatige goedkeuringsprocessen en registratie. | Geautomatiseerde definitieve goedkeuringsworkflows met digitale handtekeningen. |
| Productie | Handmatige overdracht van bestanden aan productieteams. | Naadloze bestandsoverdracht en integratie met productiesystemen. |
| Digitalisering | Vindt vaak plaats zodra printbestanden zijn goedgekeurd, met vertraging naar de markt. Vereist technische aanpassingen om content geschikt te maken voor digitale formaten. | Digitale versie wordt gecreëerd naast de printversie, met automatische optimalisatie van afbeeldingen, lettertype, enzovoort voor digitale publicatie, toevoeging van vooraf geselecteerde video- en audiobestanden. Print en digitaal kunnen tegelijkertijd worden gepubliceerd. |
| Projectmanagement | Diverse communicatiekanalen, statusupdatevergaderingen. | Gecentraliseerde communicatiehub, statusdashboard, automatische taakmeldingen en updates voor alle medewerkers. |
Zoals je kunt zien aan de hand van dit eenvoudige voorbeeld, zijn er tijdsbesparingen op elk niveau, en is er veel minder ruimte voor menselijke fouten. Projecten verlopen naadloos door de workflow, en de voortgang van een project is gemakkelijk te volgen en te beheren. Stel je deze efficiënties voor over je hele portfolio en het is duidelijk hoe een gecentraliseerd platform kosten en time-to-market verlaagt, terwijl strenge redactionele normen worden gehandhaafd.
Dit is echter slechts de basis van wat publicatiesoftware kan doen…
We zullen hieronder dieper ingaan op sommige van deze voordelen. Maar hier is eerst de belangrijkste basisinfo.
Als je alleen je bestaande publicatieprocessen wilt optimaliseren, kan een gecentraliseerd publicatieplatform tijd- en kostenbesparingen opleveren. Maar ambitieuze uitgevers denken groter en gebruiken digitalisering om hele nieuwe kanalen en inkomstenstromen te ontsluiten. Hier volgt een diepgaandere duik in de meest ingrijpende voordelen van het gebruik van een contentcreatie- en publicatieplatform.
| Uitdaging | Kans |
| Het coördineren van de verschillende stadia van contentcreatie en publicatie kan een complexe en tijdrovende taak zijn | Een gecentraliseerd contentcreatie-systeem stroomlijnt het hele proces, versnelt contentcreatie, bewerking en distributie |
Zoals de tabel hierboven laat zien, wordt er onnodig veel tijd en moeite verspild in traditionele publicatieworkflows. Kleine dingen die zich opstapelen – zoals heen en weer sturen van proeven en vragen via e-mail – en grote dingen die duidelijk verspillend zijn – zoals parallel draaien van print- en digitale teams.
Een contentcreatieplatform stroomlijnt elk element van het proces – van het ontvangen en verwerken van geschreven content, tot het tegelijkertijd in ontwerp krijgen voor print- en digitale kanalen. Dit vertaalt zich in grote besparingen (zoals het hebben van één redacteur voor print- en digitale content, in plaats van twee redacteuren die exclusief aan elk kanaal werken). Content efficiënter verwerken betekent dat projecten sneller worden afgerond, je capaciteit wordt vergroot, en je meer inkomsten kunt genereren.
Door je processen te standaardiseren, verhoog je ook de flexibiliteit van je personeelsbestand. Verschillende processen over verschillende teams maken het moeilijk om werknemers te verplaatsen waar ze het meest nodig zijn - bijvoorbeeld tussen tijdschrifttitels wanneer een team onder druk staat. Door standaardprocessen te creëren, kun je je menselijke hulpbronnen efficiënter inzetten, pieken en dalen in werkbelasting egaliseren, en gebruikmaken van overtollige capaciteit.
| Uitdaging | Kans |
| Het coördineren van inhoud over geografisch verspreide teams, om wereldwijd personeel, dienstverleners en freelancers in te zetten | Cloudgebaseerde contentcreatie-workflows maken wereldwijde samenwerking, uitbesteding, en 24/7 productie mogelijk |
Uitgevers kunnen de voordelen van een geglobaliseerde personeelsbestand niet negeren. Op afstand werken is nu gebruikelijker dan ooit en natuurlijk moet je een manier bieden voor je externe team om naadloos samen te werken. Maar je kunt ook je capaciteit vergroten en je team aanvullen door freelancers in te zetten om lacunes op te vullen en knelpunten te voorkomen - alles van subbewerking en copywriting tot grafisch ontwerp en productievaardigheden. Bovendien kun je profiteren van werknemers in verschillende tijdzones om je bedrijf van 9 tot 5 naar 24/7 te brengen.
Een cloudbased publicatieplatform is toegankelijk vanaf elke locatie ter wereld met internettoegang. Je kunt een optimale wereldwijde personeelsbestand en workflows ontwerpen om je content sneller dan ooit tevoren te polijsten, te perfectioneren en te publiceren.
| UItdaging | Kans |
| Het aanpassen van op print gebaseerde workflows om te profiteren van de vraag naar digitale content | Gelijktijdige productie voor print en digitaal voor moeiteloze multichannel publicatie |
De vraag naar digitale content is niet te ontkennen. Je hoeft alleen maar naar de kranten- en tijdschriftuitgeverijen te kijken om de trend zwart-op-wit te zien. De abonnementen op print nemen af en worden vervangen door digitale en hybride abonnementen (vaak bestaande uit web-, app- en printtoegang). We hebben uitgebreid geschreven over hoe digitale publicatie kansen biedt voor uitgevers om hun lezerspubliek, bereik en omzet te vergroten.
Een gecentraliseerd contentcreatieplatform stelt je in staat om moeiteloos te publiceren naar print- en digitale kanalen. Door je kanalenmix te diversifiëren, kun je je inkomstenstromen vergroten en een levensvatbaarder abonnementsmodel opbouwen. Je kunt de opdrachtverlening stroomlijnen (plannen om content over meerdere platforms te delen) en content eenvoudig hergebruiken van het ene kanaal of merk naar het andere. Het optimaliseren van je productiesystemen om de multichannel-kansen te grijpen kan overweldigend lijken, maar hoeft dat niet te zijn.
| Uitdaging | Kans |
| Het handhaven van consistente kwaliteitsnormen voor verschillende inhoudsstukken is uitdagend zonder een systematische aanpak, wat kan leiden tot mogelijke fouten en reputatierisico's | Gecentraliseerd workflowbeheer vergemakkelijkt systematische kwaliteitscontroleprocessen en helpt risico's te identificeren en te beheersen voordat de content wordt gepubliceerd |
De online wereld staat vol met ongecontroleerde, niet-geverifieerde, gratis content. Uitgevers kunnen boven dit lawaai uitstijgen – en de waarde van betalen voor hun inhoud aantonen – door kwaliteitscontent te leveren waarop lezers kunnen vertrouwen. Kwaliteitsborging is echter uitdagend in complexe, multichannel workflows.
Een gecentraliseerd contentcreatie-platform maakt het gemakkelijker om samen te werken en hoogwaardige content te creëren – van online samenwerking die je experts in realtime samen laat werken, tot automatische audittrails en versiebeheer om de context achter eventuele wijzigingen te begrijpen.
Automatisering – zoals het automatisch invoeren van kopie in ontwerpsjablonen – vermindert het risico dat wordt geïntroduceerd door menselijke interventies, zoals knip- en plakfouten en omissies. Bovendien stelt integratie met je digital assets managementsysteem ontwerpers in staat om geautoriseerde afbeeldingen te kiezen en te hergebruiken.
Dit betekent allemaal dat je sneller content kunt maken en publiceren, in de wetenschap dat de kwaliteitsnormen zijn gehandhaafd (misschien zelfs verbeterd).
Het zijn niet alleen de uitgeverijen die profiteren van contentcreatie-software. Een gecentraliseerd contentplatform is essentieel voor elk bedrijf dat een grote hoeveelheid content publiceert om zijn verkoop-, marketing- en merkdoelen te ondersteunen.
Traditionele op print gebaseerde bedrijven zijn het meest waarschijnlijk om te profiteren van digitale transformatie. In tegenstelling tot digitaal inheemse contentmerken – die processen hebben gecreëerd die geschikt zijn vanaf het begin – worstelen traditionele boekuitgevers vaak met verouderde op print gebaseerde workflows. In plaats van te proberen die workflows aan te passen aan het nieuwe multichannel-landschap, hebben boekuitgevers een grondige herziening nodig van hoe ze content creëren – en hoe ze deze te gelde maken.
Download ons door experts samengestelde eBook – Digital Transformation for Publishers – om de mogelijkheden voor printuitgevers in het digitale landschap te begrijpen.
Tijdschriftuitgevers hebben vaak meerdere titels onder hun hoede - en die titels publiceren content in print, online en via apps. Na de evolutie van print naar multimedia hebben tijdschriftuitgevers vaak te maken met dezelfde ongeschikte verouderde workflows als boekuitgevers.
Het aannemen van een gecentraliseerd publicatieplatform stelt tijdschriftuitgevers in staat om hun contentcreatie-workflows te herontwerpen en te optimaliseren voor multichannel publicatie – het creëren van gestandaardiseerde processen die meer flexibiliteit van de personeelsbezetting mogelijk maken, en het coördineren en hergebruiken van content over verschillende merken heen.
Grote retail- en supermarktmerken jongleren met veel multichannel contentcreatie - van content op hun e-commerce sites, tot gedrukte materialen in de winkel zoals catalogi en POS-materialen. Een gecentraliseerd contentcreatie-systeem verkort de tijd die nodig is om dit materiaal te maken via automatisering.
Bijvoorbeeld door het integreren van het platform met je PIM en DAM om automatisch productinformatie en afbeeldingen in catalogussjablonen te halen. Of door fotografen of leveranciers in staat te stellen productafbeeldingen naar het systeem te uploaden, voordat ze door een geautomatiseerd kwaliteitscontroleproces gaan.
Bureaus kunnen een gecentraliseerd contentcreatieplatform gebruiken om impactvolle, boeiende content voor klanten te leveren - met minder stress, risico en verwarring. Een publicatieworkflow-systeem biedt een centrale hub waar alle medewerkers aan meerdere projecten tegelijk kunnen werken.
De digitale kans voor uitgevers gaat niet alleen over het digitaliseren van je bestaande processen. Het gaat erom nieuwe digitale platforms en inkomstenstromen te ontsluiten. Beperk je ambities niet tot alleen het digitaliseren van je bestaande processen. Werk samen met een implementatiepartner/consultant om te begrijpen hoe anderen in jouw branche publicatietechnologie hebben gebruikt om hele nieuwe processen en platforms te ontgrendelen.
Print is niet dood. Maar het wordt steeds meer een nichemarkt. Omarm de mogelijkheden die de digitale toekomst biedt aan uitgevers – van gegevensanalyse om je aanbod continu te verbeteren en aantrekkelijk te maken voor lezers, tot advertentiemogelijkheden via je eigen digitale platforms. Denk na over hoe je print opnieuw kunt positioneren als toegevoegde waarde voor je digitale abonnementen. En overweeg hoe je je printarchief kunt digitaliseren en hergebruiken om waarde toe te voegen aan je digitale aanbod (bijvoorbeeld om een sterke contentbibliotheek te creëren bij de lancering van een app voor je lezers).
Om volledig flexibel en open te staan voor mogelijkheden, stop met denken aan specifieke publicatiekanalen. Richt je op hoe je hoogwaardige inhoud kunt creëren die klaar is voor gebruik op elk kanaal. Wat betekent dat in de praktijk? Nou, zonder te technisch te worden, kan een publicatieplatform zoals WoodWing Studio individuele inhoudselementen coderen - denk aan titel, subtitel, introductie, hoofdtekst, enzovoort - zodat het gemakkelijk kan worden opgemaakt en gepubliceerd op elk platform. Dit maakt het gemakkelijker en goedkoper om te experimenteren met opkomende kanalen en te zien wat werkt voor je publiek.