Eenvoudig alle applicaties koppelen aan je DMS met RESTful API

WoodWing Xtendis is een van de meest gebruikte oplossingen van Nederland als het gaat om Enterprise Information Management en documentmanagement.

Eén van de krachtige eigenschappen van Xtendis is het gemak waarmee de oplossing gekoppeld kan worden aan andere applicaties en portalen.

RESTful API toepasbaar voor diverse doeleinden

Deze koppelingen worden voor verschillende doeleinden ingezet. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

• Ontsluiten van documenten en metadata: documenten die door Xtendis worden beheerd worden binnen andere applicaties getoond. Een aantal grote energieleveranciers maakt hiervan gebruik voor het tonen van facturen op hun website. Ook veel pensioenfondsen passen dit toe voor het presenteren van pensioenoverzichten aan hun deelnemers.
  Naast de documenten zelf kunnen ook gegevens (metadata) van de documenten binnen andere systemen worden getoond. Denk hierbij aan CRM systemen die door middel van een koppeling met Xtendis een overzicht bieden van alle documenten die met een klant zijn uitgewisseld.
• Vastlegging: documenten worden vanuit andere systemen, portalen en diensten aan Xtendis aangeboden. Dit zorgt voor een volledig geautomatiseerde vastlegging van informatie die vervolgens ook in een interne workflow ter behandeling kan worden aangeboden (Straight-Through-Processing (STP)).
• Valideren, synchroniseren en verrijken: de dossier- en documentkenmerken binnen Xtendis kunnen worden gekoppeld aan gegevens uit andere systemen en portalen. Zo wordt afgedwongen dat deze gegevens uit één centrale bron komen. Dit voorkomt invoerfouten en zorgt er voor dat documenten geautomatiseerd of met minimale inspanningen van grote metadata-sets kunnen worden voorzien. Dossiers en documenten kunnen zo gevonden worden met uiteenlopende gegevens van relaties, medewerkers, polissen, orders, projecten, zaken, etc.
• Predictive analytics: andere systemen kunnen vanuit Xtendis worden genotificeerd over ontwikkelingen rondom documenten en dossiers. Zodra een specifieke verklaring in een dossier wordt vastgelegd, verstuurt Xtendis een bericht zodat een proces binnen een ander systeem opgestart of vervolgd kan worden. Of, omgekeerd, juist de afwezigheid van een bepaald document in een dossier wordt kenbaar gemaakt. Ook in het retentiebeleid kan van deze functionaliteit gebruik worden gemaakt, waarbij geautomatiseerd een overzicht wordt geboden van documenten die in het kader van wetgeving (AVG) verwijderd dienen te worden.
• SIEM/SOC: ook de Xtendis Audit Trail kan via een koppeling ontsloten worden. Deze toepassing wordt veel gebruikt door organisaties om de Xtendis logging en audits beschikbaar te krijgen binnen hun centrale voorziening voor het monitoren van security incidenten (SIEM/SOC). Afwijkende handelingen binnen Xtendis worden zo automatisch geregistreerd in het centrale security dashboard, waarop vervolgens notificaties kunnen worden verzonden.

Nieuwe generatie API

Vanaf de eerste versie van Xtendis staat het leggen van koppelingen centraal. Al ruim een decennium geleden introduceerde WoodWing Xtendis een service georiënteerde API. En nu is er dan de Xtendis RESTful API.

Ten opzichte van de eerdere versies heeft deze API de volgende voordelen:

• Completer: met de RESTful API zijn nu bijna alle Xtendis functies aanroepbaar.
• Sneller: met name op het gebied van document uploads biedt de API een aanzienlijke betere performance dan alternatieve invoermogelijkheden.
• Eenvoudiger: de API is zeer eenvoudig aan te roepen waardoor koppeling in kort tijdsbestek gerealiseerd kunnen worden.
• Zelf documenterend: naast reguliere documentatie is er voor de API een Swagger Page beschikbaar, alsmede een Postman project en diverse code voorbeelden.
• Versieonafhankelijk: misschien wel het grootste voordeel van de RESTful API zit in de versieonafhankelijkheid. Dit betekent dat er geen afhankelijk meer bestaat tussen de versies van de systemen die van de API gebruik maken. Systemen kunnen gewijzigd, geupdate of geupgrade worden zonder gevolgen voor de koppeling.

Bredere inzet met de eigenschappen van de RESTful API

De eigenschappen van de RESTful API worden ook binnen Xtendis zelf steeds breder uitgenut. De voor sommige toepassingen gewenste desktop tools, zoals DataEntry (voor document- en factuurherkenning) en de Plugins voor MS-Office en -Outlook communiceren dan ook via de RESTful API. Dit betekent dat updates en upgrades van Xtendis kunnen worden uitgevoerd zonder deze tools te raken.

Centrale rol

De RESTful API is een belangrijke pijler voor het succes van Xtendis. Het zorgt er voor dat Xtendis een centrale rol kan spelen binnen het informatiebeheer van organisaties.