De betekenis van compliance is letterlijk ‘voldoen’ of naleven’. Het gaat erom dat je je houdt aan de wetten en regels van de overheid, (financiële) toezichthouders, en andere stakeholders. Ook is het belangrijk dat je werkt volgens de normen en regels van jouw eigen organisatie.
Vooral in de financiële wereld zijn er steeds meer wetten en regels bijgekomen. Daar is de term compliance oorspronkelijk ook voor bedacht. Dat komt onder meer door de financiële crisis in 2008. Zoiets willen we natuurlijk nooit meer meemaken. De regels stapelden zich op. Regels tegen fraude, (handelen met) voorkennis, en witwassen.
Een financiële organisatie heeft tegenwoordig zelfs te maken met regels om de financiering van terrorisme te voorkomen. Ga er maar aan staan!
Als je in de financiële wereld werkt, zijn de verwachtingen en eisen vrij hoog. Er wordt bijvoorbeeld van je verwacht dat je je werk eerlijk, betrouwbaar en zorgvuldig uitvoert. Er wordt van je verwacht dat je kijkt naar wat je klanten en aandeelhouders belangrijk vinden. Er wordt van je verwacht dat je je gedraagt volgens de wet en dat je geen misbruik maakt van je kennis. Er wordt ook van je verwacht dat je je laat beoordelen door anderen en dat je ervoor zorgt dat mensen vertrouwen hebben in de financiële sector. Als je dit niet doet, ben je aansprakelijk.
Dat is compliance management in een notendop. Michael Douglas in de film ‘Wall Street’ en Leonardo DiCaprio in ‘Wolf of Wall Street’ zijn perfecte voorbeelden van hoe het niet moet.
Financiële instellingen die onder toezicht staan van DNB, AFM (Autoriteit Financiële Markten), en/of BFT (Bureau Financieel Toezicht) zijn verplicht om een compliance officer (ook wel compliance manager genoemd) aan te stellen. Dit is per definitie een onafhankelijke en autonome functie.
Maar er is meer. In zekere zin is compliance management vergelijkbaar met ISO-certificering. De cruciale vraag is of je het doet voor de toezichthouder, of omdat je echt vooruitgang wilt boeken als organisatie?
Uiteindelijk gaat compliance management ook over de effecten van je activiteiten op het milieu, wat op zijn beurt deel uitmaakt van het QHSE-beleid (Quality, Health, Safety, Environment) – een kader dat organisaties helpt om hun prestaties op deze gebieden te beheren en te verbeteren. Compliance management dwingt je ook om rekening te houden met de behoeften van alle mensen die in contact komen met je organisatie, wat verwijst naar de maatschappelijke verantwoordelijkheid van je organisatie – MVO dus
Hoewel compliance management zijn oorsprong vindt in de financiële sector, zijn er maar weinig organisaties waarvoor compliance niet relevant is. Het wordt niet altijd compliance genoemd, omdat veel sectoren er een andere naam voor hebben.
Als advocaat heb je te maken met gedragscodes waarvoor je een eed of belofte hebt afgelegd. Ook in de gezondheidszorg is het belangrijk om je aan gedragscodes te houden en eerlijk en betrouwbaar te zijn.
Door een aantal beursschandalen is compliance management nu ook belangrijk in bedrijven. Compliance management kan trouwens een hele uitdaging zijn, vooral als je alsa bedrijf in het buitenland actief bent. Houd er in dat geval rekening mee dat de interpretatie van wetten en regels van land tot land verschilt als het gaat om compliance en compliance management.
Compliance management is veel meer dan een verplichting. Als organisatie kun je compliance management ook gebruiken in besluitvormingsprocessen. Hoe? Bijvoorbeeld door het onderdeel te maken van de doelstellingen van je organisatie bij nieuwe ontwikkelingen.
Compliance helpt ook om te bepalen of een keuze die je wilt maken, wenselijk en haalbaar is. Het werk van de compliance manager is dus heel veelzijdig.
“In de financiële sector is compliance management vooral gericht op duurzaamheid”, zegt Caja de Groot. Zij is compliance officer bij Stroeve Lemberger, een onafhankelijke adviseur op het gebied van vermogensbeheer.
“De financiële sector is belangrijk bij het behalen van internationale duurzaamheidsdoelen. Hiervoor komt nieuwe wet- en regelgeving die helpt om de bedrijfsvoering, processen en procedures van financiële organisaties te verbeteren. Een voorbeeld: voorheen konden beleggers sectoren als de wapenindustrie uitsluiten. Maar in de toekomst kun je juist kiezen voor investeringen die sturen op milieudoelstellingen.”
Compliance management: informeer je medewerkers
Wetten en regels veranderen voortdurend. Zelfs de normen en procedures binnen een organisatie staan niet in steen gebeiteld. Je moet ze dus steeds opnieuw positioneren in je beleid en werkmethoden. Maar als werknemers er niets vanaf weten, verandert er natuurlijk ook niets. Compliance management betekent ook je medewerkers informeren, ze betrekken bij de veranderingen zodat ze begrijpen waarom iets nodig is, wat er nodig is en wat hun rol daarin is.
Compliance management software maakt het verschil
Om medewerkers te informeren is goede compliance software onmisbaar. “Daarvoor gebruiken we WoodWing Scienta”, vertelt Caja. “Met Scienta kun je je hele organisatie toegang geven tot actuele wet- en regelgeving, implicaties voor procedures en het gebruik van documenten. Stel, we hebben een educatieve bijeenkomst. Dan zetten we de belangrijke documenten in Scienta: van procedures tot instructies.”
“Daarna stuur ik onze medewerkers een bericht vanuit Scienta met links naar die documenten. Dit is waardevol voor medewerkers. Als compliance officer heb ik met de beschikbare compliance software vastgesteld dat ze goed geïnformeerd zijn. En ik kan bewijzen dat medewerkers de documenten hebben bekeken. Ook heel prettig in Scienta is de zoekfunctie die medewerkers kunnen gebruiken om alles snel terug te vinden. Kortom: goede compliance software helpt enorm, zowel voor kwaliteitsmanagement als voor procesmanagement. Voor ons werkt het perfect.”