Data governance: wat is het en hoe pak ik het aan?

Ontdek, beïnvloed en optimaliseer de waarde van je bedrijfsdata

Data governance is ontstaan als reactie op de groeiende hoeveelheid gegevens die organisaties verzamelen en vastleggen. En op de toenemende behoefte om deze informatie effectief te beheren en te benutten. In het verleden gebeurde dit vaak op een ad-hoc basis, met inconsistenties, dubbel werk, gebrekkige datakwaliteit, en beveiligingsrisico's als resultaat.

Organisaties realiseren zich echter steeds meer hoe waardevol data kan zijn en gaan aan de slag met hun eigen data governance programma. Projecten die gaan over beleid en procedures voor het beheer van data en het toewijzen van verantwoordelijkheden en rollen voor het beheer ervan. Maar ook het implementeren van technologische oplossingen ter ondersteuning en het trainen van medewerkers in het juiste gebruik van data komen daarbij aan bod.

Voorbeelden uit de praktijk geven altijd het beste inzicht in wat je moet doen, maar ook wat je wil voorkomen. We zetten er hieronder een aantal voor je op een rij.

De 5 ingrediënten van een goed doordacht data governance plan

1. Visie en strategie: Wat ga je doen?
   Een duidelijke visie en strategie liggen aan de basis van elk goed plan. Voor data governance is dat niet anders. Bepaal van tevoren wat je wil bereiken en hoe data governance bijdraagt aan de doelstellingen en uiteindelijk het succes van je organisatie.
2. Beleid en procedures: Hoe ga je het doen?
   Stel beleid en procedures op voor het beheer, de toegang, het gebruik, en de beveiliging van data binnen je organisatie. Dit moet zowel in lijn zijn met de doelstellingen van je organisatie als compliant met relevante wet- en regelgeving.
3. Verantwoordelijkheden beleggen: Wie gaat het doen?
   Maak mensen verantwoordelijk voor de verschillende onderdelen van het beheer en de uitvoering van het programma. Beschrijf daarbij eenduidig wat je op welk moment van welke betrokkene verwacht.
4. Vaststellen data-assets
   Als je iets wil beheren, dan moet je precies weten waar het over gaat. Breng daarom alle data-assets binnen je organisatie in kaart, inclusief hun bronnen, eigenschappen, beschikbaarheid, waar ze zijn opgeslagen, wie toegang heeft, en waarvoor ze worden gebruikt.
5. Goede technologie
   Gebruik moderne technologie om data governance te ondersteunen en te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het verzamelen, indexeren en organiseren van metadata of tools die je helpen bij het verhogen van de kwaliteit van data.
   
   

4 Valkuilen van data governance die je wilt vermijden

1. Te veel data willen beheren – Probeer niet alles tegelijk aan te pakken, maar focus op de data die het meeste impact heeft op je bedrijfsdoelstellingen.
2. Starre regels en procedures – Alles en iedereen is aan verandering onderhevig, dus voorkom rigide data governance beleid en processen.
3. Gebrek aan metingen en monitoring – Zonder de effectiviteit van je data governance programma te meten en te evalueren heb je geen idee of het doet wat het moet doen.
4. Eenzijdige focus – Technologie, mens, proces: ze zijn allemaal even belangrijk voor succesvolle data governance. Geef ze daarom alle drie de aandacht die ze verdienen.

EIM systeem als katalysator van data governance

Flexibiliteit is niet alleen belangrijk voor regels en procedures. Het is ook een voorwaarde voor het Enterprise Information Management systeem dat je ondersteunt bij het beheren van data en de activiteiten die daarbij komen kijken. Naast flexibiliteit bepalen schaalbaarheid (meegroeien qua aantal gebruikers en gegevens), integratie-opties (koppelingen met andere applicaties uit het informatie-ecosysteem), datakwaliteit (controle, analyse, correctie, en verrijking van data), en beveiliging (toegangscontrole, data-encryptie, audit trails) het nut en de bijdrage van technologie aan het beheer en gebruik van data binnen je organisatie.

Interessant?
Wil je meer weten over data governance? Of ben je benieuwd hoe een EIM systeem fungeert als katalysator en versneller van data governance? Neem dan contact op met één van onze WoodWing Xtendis experts.