Inhoud van dit artikel:
Enterprise Content Management is het proces van het centraliseren, beheren en verlenen van toegang tot documenten en bestanden binnen je organisatie. In combinatie met de juiste technologie automatiseert het ook de workflows die aan die content zijn gekoppeld. Deze content – ook wel ongestructureerde data genoemd – is de vloek van veel bedrijven. Experts uit de sector schatten dat ongestructureerde data 80 tot 90% van alle nieuwe bedrijfsdata vertegenwoordigt, en dat deze data drie keer sneller groeit dan gestructureerde data. En de meeste bedrijven weten niet hoe ze ermee om moeten gaan – laat staan hoe ze het strategisch moeten inzetten ten behoeve van de organisatie. Deloitte ontdekte dat slechts 18% van de organisaties aangeeft voordeel te kunnen halen uit ongestructureerde data.
Enterprise Content Management-oplossingen zijn bij uitstek geschikt om aan deze vraag naar verbeterde toegang tot content, analyse en automatisering te voldoen. In 2022 constateerde Forrester dat 67% van de softwarebeslissers van plan was hun investeringen in Enterprise Content Management te verhogen, terwijl nog eens 24% verwacht hetzelfde uit te geven. Maar wat is een Enterprise Content Management-systeem precies en welke voordelen heeft het voor bedrijven? Als jij overweegt te investeren in ECM, vertellen wij je alles wat je moet weten.
Voordat we diep in de ECM materie duiken, is het goed om eerst eens te kijken naar de C in ECM, en waar die voor staat. Omdat het misschien niet is wat je denkt. En een Enterprise Content Management-systeem kan misschien meer dan je verwacht. In Enterprise Content Management betekent ‘content’ ongestructureerde data. Voordat je ogen glazig worden, denkend aan ‘death-by-databases’: het is niet dát soort data. In feite is het precies het tegenovergestelde. Ongestructureerde gegevens zijn alle informatie die NIET gemakkelijk in een database kan worden opgeslagen of weergegeven. Alles wat geen nette cijfers en waarden zijn. E-mails, afbeeldingen, tekstdocumenten, pdf-bestanden, et cetera, worden allemaal als ongestructureerde data geclassificeerd.
En zodat je het weet: in jouw bedrijf gaat VEEL ongestructureerde data om.
Volgens onderzoek van IDC zullen organisaties wereldwijd alleen al in 2023 ruim 73.000 exabytes aan ongestructureerde data genereren. Als je je bij het begrip exabyte niks kunt voorstellen, dan ben je niet de enige. We hebben het hier over een omvang die het bevattingsvermogen te boven gaat. Los daarvan: waaruit bestaat al die ongestructureerde data dan eigenlijk precies uit?
De exacte aard van je ongestructureerde data – of ‘content’ – hangt af van de aard van je bedrijf, maar het bevat in het algemeen zaken als:
Je zou al deze data ook wel ‘informatie assets’ of ‘digitale assets’ kunnen noemen.
Deze assets zijn om tal van redenen waardevol voor je bedrijf. Bijvoorbeeld omdat ze:
Nou, misschien niet tot de hele bulk. Maar wel minstens de helft. Deloitte stelt dat ongeveer 20 procent van de data van een organisatie waarde heeft voor analytische, juridische of regelgevende doeleinden. En nog eens 30-40 procent bestaat uit actieve bedrijfsgegevens die dagelijks worden gecreëerd. Dit betekent dat 50 tot 60 procent van uw ongestructureerde gegevens moet worden bewaard en toegankelijk gemaakt. De rest is ROT: overbodig (Redundant), verouderd (Obsolete), of triviaal (Trivial).
Content is moeilijk te beheren omdat
Deze uitdagingen creëerden het idee van Enterprise Content Management – en de software die is ontworpen om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Toen ECM voor het eerst begon, ging het om het BEHEREN van inhoud. Content op één plek plaatsen, zodat het gemakkelijker te beheren is. Tegenwoordig is de aanpak geëvolueerd. Slimme bedrijven begrijpen dat ‘content’ tegenwoordig de bedrijfsprestaties bepaalt. Het bevat inzichten, ontgrendelt efficiëntie, verbetert de dienstverlening… Dat is de reden waarom ECM nu vaak ‘Content Services’ wordt genoemd en ECM-software ‘Content Platforms’ – waarbij wordt erkend dat het simpelweg beheren van content niet voldoende is. Je hebt een manier nodig om het efficiënt bij de mensen te krijgen die het nodig hebben.
Contentplatforms domineren nu de volwassen markt die we historisch gezien enterprise content management (ECM) hebben genoemd. Technische besluitvormers en de zakelijke collega's die zij ondersteunen, zijn niet langer op zoek naar generieke documentbeheersystemen, maar hebben flexibele, uitbreidbare platforms nodig waarop ze een reeks inhoudrijke applicaties kunnen ontwerpen, ontwikkelen en implementeren.
Cheryl McKinnon, principal analyst with Forrester
ECM houdt zich bezig met het centraliseren, opslaan, opduiken, gebruiken, beheren en archiveren van ongestructureerde data/ content in je bedrijf. Het bestrijkt de volledige levenscyclus van elk stukje content: van uploaden en consumeren, via versiebeheer tot archiveren en verwijderen. Enterprise Content Management maakt doorgaans gebruik van ECM-software om ongestructureerde data op grote schaal veilig te beheren en de efficiëntie van de toegang en het gebruik ervan te verbeteren. Bijvoorbeeld door technologie als Optical Character Recognition, Artificial Intelligence en workflow-automatisering.
Volgens het Forrester Wave report ‘Content Platforms’ is een Enterprise Content Management-oplossing…
Een softwareplatform dat specifiek is ontworpen voor het ontwerp, de ontwikkeling en de levering van document-, content-, of procesrijke applicaties. Contentplatforms maken het mogelijk om de verschillende layers in het ECM proces (opslag, applicatie, en user interface) van elkaar los te koppelen en onthullen zo services en API's voor het maken en integreren van applicaties.
Maak je geen zorgen als je niet weet wat het verschil is tussen Enterprise Content Management (ECM) en Enterprise Information Management (EIM). Het zijn nauw verwante concepten die gemakkelijk verward worden.
EIM houdt zich bezig met het beheren van ALLE soorten informatie in een organisatie – zowel gestructureerde data (databases, spreadsheets) als ongestructureerde data.
Ontdek Enterprise Information Management-oplossingen van WoodWing.
ECM richt zich – zoals we hebben vastgesteld – specifiek op ongestructureerde data zoals documenten en mediabestanden. ECM kan onderdeel zijn van een EIM-strategie om ervoor te zorgen dat een organisatie alle soorten data in het bedrijf op de juiste manier beheert en benut.
Ontdek Enterprise Content Management-oplossingen van WoodWing.
‘Enterprise Content Management’ is het geheel van bedrijfsprocessen en -praktijken. Maar vandaag de dag is de term onlosmakelijk verbonden met de softwaresector die eruit voortkwam. Logischerwijs is een ECM-oplossing dan ook de software die een bedrijf gebruikt om zijn Enterprise Content Management-activiteiten, zoals het opslaan, bewaren, distribueren en verwijderen van documenten, te beheren. Toen ECM-oplossingen voor het hun intrede maakten, lag de nadruk op het centraliseren van alles in één systeem dat voldeed aan de behoeften van elke afdeling, elk team, en elk individu. Inderdaad, ietwat naïef utopisch. En dat bleek, want al snel werd duidelijk dat dit gewoon niet realistisch was. Er is gewoon geen ‘one ring to rule them all’.
Tegenwoordig ligt de focus van ECM op het centraliseren van content, voor zover dat redelijk is. Maar tegelijkertijd erkennen we dat verschillende afdelingen in sommige gevallen misschien beter bediend kunnen worden door afzonderlijke oplossingen (idealiter geïntegreerd als onderdeel van een complete softwarestack). Die realisering heeft ertoe geleid dat ECM-software steeds meer keuzeopties en variatie omvat.
Enkele voorbeelden van oplossingen voor enterprise content management:
Zoals je ziet, vallen er veel verschillende soorten tools onder de ECM-paraplu. Deze zijn zonder uitzondering gericht op het stroomlijnen van het ordenen en ontsluiten van content, en op het verbeteren van de efficiëntie door het bevorderen van samenwerking, automatisering, en besluitvorming op basis van betere informatie. De beste ECM-oplossing bestaat echter niet meer. Het gaat erom wat het beste aansluit bij jouw specifieke doelstellingen op het gebied van contentdiensten. En die hangen grotendeels af vcan de aard van jouw bedrijf.
Hoewel ECM-oplossingen verschillende doeleinden kunnen dienen en een scala aan functionaliteit kunnen bieden, ondersteunen ze doorgaans het uploaden, beheren, openen en distribueren van content, en bevorderen daarnaast vaak samenwerking en automatisering in contentworkflows.
Alle ECM-systemen creëren een gecentraliseerd systeem voor de opslag van en de toegang tot content. Documenten zijn digitaal en op aanvraag beschikbaar, waardoor het gemakkelijker wordt om documenten en informatie te doorzoeken en op te halen.
De meeste ECM-systemen accepteren papieren documenten, meestal door het gebruik van optische tekenherkenning (Optical Character Recognition - OCR) om gescande documenten te ‘lezen’ en te digitaliseren. Daarnaast ondersteunen ze ook elektronische handtekeningen en het maken van documenten.
ECM-oplossingen beschikken over systemen voor het opnemen en correct classificeren van content – waarbij gebruik wordt gemaakt van OCR, machine learning en AI om metagegevens en beschrijvingen van documenten toe te wijzen, zodat ze doorzoekbaar en vindbaar worden.
ECM-systemen houden een versiegeschiedenis van documenten bij – met toegang tot huidige en eerdere versies – en houden een automatisch controlespoor bij voor wijzigingen en revisies
In een ECM-platform kun je de bevoegdheden van gebruikers instellen om hun toegang tot verschillende soorten inhoud te regelen. Ze omvatten ook robuuste beveiligingsmaatregelen ter bescherming van het systeem tegen kwade opzet en cybercriminaliteit.
| Vrije toegang | Beperkte toegang |
| ✅ Resultaten personeelsenquête | ❌ Financiële informatie |
| ✅ Personeelshandboeken | ❌ Personeelsdossiers |
| ✅ Merkrichtlijnen | ❌ Persberichten onder embargo |
ECM-systemen omvatten krachtige zoek- en ophaalmogelijkheden. Deze helpen gebruikers snel specifieke content binnen het platform te vinden en te openen. Sommigen gebruiken ook AI om te voorspellen en leveren waar gebruikers naar op zoek zijn.
Een ECM kan routinematige processen automatiseren. Voorbeeld: Scannen van een papieren factuur > OCR maakt kruisverwijzingen naar de originele inkooporder mogelijk > Informatie komt overeen en de factuur is goedgekeurd voor betaling.
Enterprise Content Management-tools omvatten functies voor teamsamenwerking en ondersteuning voor gedeelde projectwerkruimten in de cloud, waardoor externe en hybride teams kunnen samenwerken, waar dan ook.
ECM-oplossingen kunnen worden geïntegreerd met andere bedrijfstools, waardoor teams en systemen informatie kunnen delen en afdelingsoverschrijdende workflows kunnen creëren.
(Van voorstel en goedkeuring tot facturering en archivering)
In dit denkbeeldige scenario bereidt een business consultant een voorstel voor de klant voor in zijn Enterprise Content Management systeem. Het voorstel doorloopt een afdelingsoverschrijdend goedkeuringsproces voordat het naar de klant wordt verzonden. Wanneer de klant zijn contract tekent, worden er facturen en projecten aangemaakt in andere teams. Alle documentatie wordt opgeslagen in de ECM voor toekomstig gebruik.
Een consultant bereidt een contractvoorstel voor de klant voor met behulp van een standaardcontracttemplate in het ECM-systeem. Vervolgens starten ze een workflow voor contractgoedkeuring.
Het ECM-systeem stuurt het contractvoorstel door naar de manager van de consultant, die het voorstel beoordeelt en het goedkeurt of om herziening vraagt. Na goedkeuring door de manager gaat het voorstel automatisch door naar de juridische afdeling.
De juridische afdeling ontvangt het voorstel en beoordeelt het op naleving en wettelijke vereisten. Zij hebben toestemming om wijzigingen aan te brengen, of het voorstel ter herziening terug te sturen. Na goedkeuring gaat de workflow verder.
De financiële afdeling krijgt bericht dat er een factuur moet worden aangemaakt en naar de klant moet worden verzonden. Het ECM-systeem genereert automatisch een factuurtemplate dat vooraf is ingevuld met contractgegevens. Het voorstel en de factuur worden vervolgens naar de klant verzonden via een beveiligd klantportaal in de ECM waar elektronische ondertekening mogelijk is.
Zodra het contract is ondertekend en de factuur is betaald, activeert het ECM-systeem de creatie van een nieuw project voor het leveringsteam. Hierbij wordt belangrijke informatie uit het voorsteldocument gehaald, zoals tijdlijnen, overeengekomen budget en resultaten. Dit kan andere workflows in beweging zetten.
Het ECM-systeem archiveert het goedgekeurde contract en zorgt voor de veilige opslag m.b.t. toekomstig gebruik, audits, en nalevingsdoeleinden. De complete workflow en alle goedkeuringen worden vastgelegd in het ECM-platform.
Deze door ECM aangedreven workflow
Laten we nu eens kijken naar meer voordelen van het gebruik van een Enterprise Content Management Systeem…
We hebben al verschillende voordelen van enterprise content management genoemd, maar we zetten ze nog even voor je uiteen. Houd er rekening mee dat dit voordelen op hoog niveau zijn die op de meeste bedrijven van toepassing zijn. Jouw specifieke gebruiksscenario kan zelfs nóg voordeliger zijn, afhankelijk van de aard van je bedrijf.
ECM-oplossingen beperken de tijd die mensen nodig hebben om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen. Tijd is geld, dus dit verlaagt je kosten.
Door de juiste informatie op het juiste moment in de juiste handen te plaatsen, wordt je business flow beter: taken worden gestroomlijnd, processen worden versneld en de productiviteit neemt toe.
ECM-oplossingen zorgen voor een goede toegang tot documenten, terwijl een hoog niveau van beveiliging en bescherming behouden blijft. Mensen hebben dus betere toegang tot wat ze zouden moeten kunnen zien, maar niets wat ze niet zouden moeten kunnen zien.
ECM's garanderen de nauwkeurigheid en integriteit van de bestanden dankzij versiebeheer, automatische revisietracking en toegang tot eerdere versies van de content.
ECM helpt organisaties te voldoen aan wettelijke vereisten en juridische risico's te verminderen door bestuursstructuren voor ongestructureerde data te formaliseren en workflows rond classificatie, retentie, en verwijdering aan te bieden.
Teamleden kunnen ECM-systemen gebruiken om samen te werken in de cloud. In de uitgeverijbranche, bijvoorbeeld, samenwerken aan redactionele inhoud en deze door een goedkeuringsproces laten gaan voordat deze wordt afgevinkt voor de volgende fase van de workflow (past dit precies op jouw situatie? Bekijk dan WoodWings tools voor content creatie).
ECM-oplossingen ondersteunen samenwerking, iets wat steeds belangrijker wordt in de remote/ hybride werkwereld.
ECM-systemen bieden een opslagplaats voor institutionele informatie, zoals ‘how to’-informatie, workflows en best practices. Zo gaat cruciale informatie niet verloren wanneer mensen het bedrijf verlaten. (Bekijk WoodWings kwaliteitsmanagementsysteem voor meer informatie hierover).
ECM-systemen ondersteunen digitaliseringsinitiatieven en verminderen de fysieke ruimte die nodig is om papieren documenten op te slaan. Dit verlaagt de kosten die gepaard gaan met het onderhouden van een archief met papieren documenten.
Er is een ecologische voetafdruk verbonden aan het opslaan van data. Door je opslag te centraliseren, kun je deze verminderen, omdat ECM's het aantal dubbele documenten op meerdere plaatsen verminderen.
Realistisch gezien wel. Als je een middelgroot of groter bedrijf bent, profiteer je vrijwel zeker van het gebruiken van een ECM-oplossing. In de kern gaat ECM over het wegnemen van de barrières die mensen ervan weerhouden geweldig werk te leveren. En daar kunnen alle bedrijven van profiteren. Voor bepaalde bedrijven heeft dit echter meer prioriteit dan voor andere bedrijven, door...
Hier zijn een paar voorbeelden van soorten bedrijven die prioriteit zouden moeten geven aan ECM, mits ze dat nog niet hebben gedaan.
Als je een groot bedrijf bent, beschik je over meer content en ongestructureerde data dan een klein bedrijf. En meer werknemers die efficiënte toegang nodig hebben. Om die redenen heb je meer behoefte aan ECM.
ECM biedt veilige opslag en robuuste documentbeheerprocessen. Dit helpt sterk gereguleerde bedrijven (bijvoorbeeld financiële instellingen of energiebedrijven) om aan de regelgeving te voldoen.
Sommige bedrijven gebruiken ongestructureerde persoonlijke data om efficiënte diensten te leveren. Bijvoorbeeld zorgaanbieders of onderwijsinstellingen. ECM combineert beveiliging, compliance, en het snel ophalen van bestanden.
Branches zoals productie (maakindustrie), engineering, farmacie, et cetera, moeten 100% technische informatie beheren, controleren en toegankelijk maken. ECM helpt bij het regelen van toegang, bij versiebeheer, bij controlesporen, en ook bij de samenwerking tussen teams.
ECM helpt branches met veel content, zoals retail en e-commerce, en uitgeverijen, bij het beheren en combineren van digitale middelen (bijvoorbeeld productafbeeldingen) en gegevens (bijvoorbeeld artikelen of productbeschrijvingen) om zowel digitale als gedrukte content te creëren.
In elk van deze gebruiksscenario’s kunnen bedrijven de operationele efficiëntie, gegevensbeveiliging en samenwerking verbeteren.
Enterprise Content Management (ECM) en Enterprise Information Management (EIM) reageren voortdurend op opkomende technologieën en veranderende zakelijke behoeften. Hoewel we geen glazen bol hebben, kunnen we wel enkele waarschijnlijke ECM-trends voorspellen waar we op moeten letten, waarbij AI, samenwerking op afstand, en gebruikerservaring hoog op de agenda staan.
Opkomende technologieën zoals AI en machine learning zullen ECM-systemen waarschijnlijk intelligenter maken, bijvoorbeeld door het ondersteunen van contentclassificatie, voorspellende analyses, en procesautomatisering.
Een hoge gebruikersacceptatie en succesvolle zelfservice zijn essentieel om ROI te behalen, maar zijn moeilijker te bereiken bij werken op afstand. ECM-oplossingen zullen hun gebruikerservaring verbeteren en het voor gebruikers moeilijker maken om te falen.
Gezien de schaal en gevoeligheid van de content die is opgeslagen in EIM- en ECM-systemen, zal beveiliging belangrijker worden. Leveranciers met betere veiligheidsreferenties zullen het vertrouwen van de markt winnen.
Verbeterde beveiliging en een grotere behoefte aan remote toegang betekenen dat meer bedrijven waarschijnlijk zullen overstappen van on-premise naar cloud- of hybride implementatie.
Een beter beheer van ongestructureerde gegevens betekent het potentieel om inzichten te verkrijgen voor betere besluitvorming. AI zal hierbij een belangrijke rol spelen, waardoor bedrijven documenten op grote schaal kunnen analyseren.
Mobiele toegang en compatibiliteit met meerdere apparaten zullen steeds belangrijker worden omdat externe en hybride werknemers ‘anywhere-productivity’ verwachten op apparaten die voor hen werken.
ECM/EIM-oplossingen zullen meer kant-en-klare integraties omvatten die verbinding (kunnen) maken met andere software, en ook API's waarmee organisaties gemakkelijker specifieke integraties kunnen bouwen.
Het gebruik van blockchain-technologie voor contentverificatie, controlesporen, en veilig archiefbeheer kan een vast onderdeel worden in ECM en EIM en de bijbehorende oplossingen.
Wat het gebruiksscenario ook is, WoodWing heeft Enterprise Information Management- en Enterprise Content Management-oplossingen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te vereenvoudigen.
Vereenvoudig de contentproductie. Werk efficiënt samen en lever sneller content van hoge kwaliteit met WoodWing Studio. Ideaal voor elk bedrijf dat op grote schaal content publiceert: van tijdschriften- en krantenuitgevers tot retail- en e-commerce-merken. Ontdek WoodWing Studio.
Neem de controle over je digitale assets. Bewaar, beheer en deel je bestanden in één gecentraliseerde hub met WoodWing Assets. Perfect voor bedrijven die hun digitale content beter willen organiseren en de toegang tot die content (afbeeldingen, video, en illustraties) strakker geregeld willen hebben. Ontdek WoodWing Assets.
Beheer documenten moeiteloos. Orden, open, en distribueer bestanden veilig met WoodWing Xtendis – een must-have voor bedrijven die behoefte hebben aan krachtig en veilig documentmanagement dat volgens de regels verloopt. Ontdek WoodWing Xtendis.
Centraliseer kennis en processen. Ontgrendel het kennispotentieel van je organisatie met WoodWing Scienta. Een onmisbare tool voor elk bedrijf dat kwaliteit en efficiëntie wil maximaliseren. Ontdek WoodWing Scienta.