Succesverhaal – Eigen Haard

Verbeterd informatiemanagement en documentbeheer

Verhuur- en verkoopafdeling
Dankzij Xtendis kan Eigen Haard huur- en verkoopovereenkomsten snel en nauwkeurig opstellen, onderhandelen en afhandelen. De centrale opslag van documentatie zorgt voor een gestroomlijnd proces, wat resulteert in verbeterd informatiemanagement – ondanks de schaalvergroting en versplinterde informatie.

Onderhouds- en technische dienst
De afdeling onderhoud en technische dienst profiteert van eenvoudig toegankelijke technische documenten zoals onderhoudsrapporten, reparatieverzoeken en technische tekeningen. Ook beeldmateriaal, zoals foto's van schades en uitlegvideo's van externe partijen, wordt centraal beheerd, wat bijdraagt aan efficiënt onderhoud en reparaties.

Efficiëntie in post- en reproverwerking

Post- en reproafdeling
Alle binnenkomende post wordt gescand en automatisch digitaal toegezonden aan de juiste afdeling. Dit elimineert de noodzaak van handmatig werk en zorgt ervoor dat documenten snel bij de juiste collega’s terechtkomen. De uitgaande documentenstroom, zoals bulkbestanden via Output Management, MS-Officebestanden en e-mails, wordt in Xtendis opgeslagen. Het archiveren gebeurt volledig automatisch en de bestanden worden geconverteerd naar een niet-manipuleerbaar bestandsformaat, wat de digitale duurzaamheid waarborgt.

Integratie en toegankelijkheid voor de financiële administratie

Financiële administratie
Facturen, betalingsbewijzen, huur- en servicekosten en andere financiële documenten worden centraal beheerd. Dit maakt het mogelijk om snel toegang te krijgen tot de benodigde gegevens tijdens gesprekken met huurders en draagt bij aan een betere integratie met online boekhoudsystemen.

Verbeterde klantenservice en communicatie

Klantenservice en communicatieafdeling
Xtendis zorgt ervoor dat alle inkomende en uitgaande communicatie met huurders, toeleveranciers en andere stakeholders efficiënt wordt beheerd. WhatsApp-berichten, audiobestanden, foto’s en andere bestanden zijn op één plek toegankelijk, wat een 360°-klantbeeld mogelijk maakt.

Juridische en compliance voordelen

Juridische en compliance afdeling
Het up-to-date houden van juridische documenten en compliance-gerelateerde stukken wordt vereenvoudigd. Xtendis automatiseert de verplichte opschoning van dossiers, waardoor Eigen Haard voldoet aan wet- en regelgeving zonder handmatige inspanning.

Management inzichten en besluitvorming

Management
Het managementteam profiteert van betrouwbare rapportages en analyses dankzij de integratie van verschillende systemen. Dit is cruciaal voor het nemen van gefundeerde beslissingen en het beheer van fusies en andere organisatorische veranderingen.

Met Xtendis realiseert Eigen Haard niet alleen maximale efficiëntie, maar ook een hoge mate van beveiliging en betrouwbaarheid in het documentbeheer. Dit systeem zorgt ervoor dat alle afdelingen optimaal kunnen functioneren en draagt bij aan een verbeterde dienstverlening naar huurders en andere stakeholders.

Meer weten?
Niet alleen woningcorporatie Eigen Haard maakt gebruik van onze EIM-oplossing, WoodWing Xtendis. Lees er alles over op onze woningcorporatiepagina, of neem contact met ons op als je nog meer grip en controle wilt krijgen op de totale informatiemanagement.