Succesverhaal – Pensioenfonds PNO Media

Documenten uit alle bronnen in één digitaal duurzaam dossier

Xtendis is bij PNO Media voorzien van diverse importprocessen. Hierdoor zijn documenten uit alle bronnen bij elkaar in één digitaal duurzaam dossier vastgelegd. Het gaat onder meer om:

• Pensioenoverzichten uit de pensioenadministratie.
• Jaaropgaven en uitkeringsspecificaties uit de uitkeringsadministratie.
• Facturen uit de financiële administratie.
• Documenten die worden geüpload via portalen.
• Inkomende en uitgaande e-mails.
• Inkomende en uitgaande correspondentie.

Xtendis werd direct bij de ingebruikname gekoppeld aan het primaire systeem van PNO Media waarin alle relatiegegevens worden beheerd. Door deze koppeling kan binnen Xtendis naar documenten en dossiers met diverse kenmerken van relaties worden gezocht, zónder dat deze door Xtendis worden beheerd. Xtendis maakt daardoor altijd gebruik van actuele gegevens. Omgekeerd is het mogelijk om vanuit een koppeling met het primaire systeem direct het dossier uit Xtendis op te roepen en in te zien.

Omdat Xtendis informatie uit verschillende systemen bundelt en deelt, is het dé spin in het web binnen het informatielandschap van PNO Media. Door de koppelingen zijn documenten uit bijvoorbeeld de financiële administratie ook te benaderen vanuit de pensioenadministratie.

Koppelingen met primaire systemen en portalen

Naast de koppeling met het primaire systeem van PNO Media, is Xtendis ook gelinkt aan de portalen voor deelnemers en werkgevers. Documenten uit de dossiers zijn voor deelnemers op de portalen te raadplegen en te downloaden. Binnen Xtendis wordt met zonebeveiliging bepaald welke documenten wel en welke niet zichtbaar zijn op de portalen. Een vergelijkbare koppeling is beschikbaar tussen het Werkgeversportaal en het Werkgeversarchief binnen Xtendis. Hierin worden bijvoorbeeld premienota’s en specificaties beheerd.

Slim documentbeheer: van vastlegging tot behandeling

Documenten worden door PNO Media zoveel mogelijk bij de bron vastgelegd. Dit betekent dat zodra een document ontstaat of binnenkomt, het direct in het betreffende dossier binnen Xtendis wordt opgeslagen. Dit zorgt ervoor dat archieven en dossiers altijd volledig actueel zijn.

Documenten worden vanuit hun dossiers voor behandeling aan teams en medewerkers aangeboden. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de workflow-functionaliteit van Xtendis. De actuele status, behandelaar en audit trail zijn op ieder moment voor ieder document inzichtelijk.

Werkvoorraadbeheer en rapportages

Naast de medewerkers van de pensioenhelpdesk maken ook die van de afdeling Finance, Control en Risk gebruik van Xtendis. Voor deze afdeling was met name het werkvoorraadbeheer van Xtendis interessant. De Xtendis Workflow biedt actuele overzichten van het aantal openstaande mutaties per categorie. Ook kunnen diverse KPI’s worden gemeten, zoals de doorlooptijden van de verschillende processen.

WoodWing Xtendis: hét DMS in pensioenland

PNO Media is een voorbeeld van hoe pensioenfondsen en uitvoeringsorganisaties gebruikmaken van Xtendis bij het opzetten en uitvoeren van hun strategie op het vlak van documentmanagement. Naast de eerder genoemde voordelen is de grootste meerwaarde dat de volledige communicatie met deelnemers en werknemers via Xtendis en de portalen loopt. Dit scheelt niet alleen enorm veel tijd, papier en zorgen, maar verlaagt ook aantoonbaar het risico op datalekken.

Voor een pensioenfonds als PNO Media zijn klantgegevens de kroonjuwelen; daarvoor is alleen de hoogste beveiliging goed genoeg.