Succesverhaal - Pensioenfonds PNO Media

Digitalisering

De directe aanleiding voor het starten met Xtendis in 2009 was de behoefte aan het digitaliseren van de deelnemers- en werkgeverdossiers. Alle papieren dossiers werden gedigitaliseerd en op duurzame, toegankelijke wijze vastgelegd in Xtendis.

Xtendis werd direct al gekoppeld aan het primaire systeem van Pensioenfonds PNO Media waarin alle relatiegegevens worden beheerd. Door de koppeling kan binnen Xtendis naar documenten en dossiers met diverse kenmerken van relaties worden gezocht, zónder dat deze door Xtendis worden beheerd. Xtendis kan daardoor altijd van actuele gegevens gebruik maken. Omgekeerd is het mogelijk om vanuit een koppeling met het primaire systeem direct het dossier uit Xtendis op te roepen en in te zien.

Documenten uit alle bronnen bij elkaar in één digitaal duurzaam dossier

Xtendis is bij Pensioenfonds PNO Media voorzien van diverse importprocessen, waardoor documenten uit alle bronnen bij elkaar in één digitaal duurzaam dossier zijn vastgelegd. Naast de gescande documenten gaat het onder meer om:

• Pensioenoverzichten uit de pensioenadministratie
• Jaaropgaven en uitkeringsspecificaties uit de uitkeringsadministratie
• Facturen uit de financiële administratie
• Documenten die worden geüpload via portalen
• Binnenkomende en uitgaande e-mails
• Binnenkomende post (scans)
• Uitgaande correspondentie (MS-Office en Output Management)

De meeste documenten worden volledig automatisch door Xtendis verwerkt. 
Omdat Xtendis op deze manier informatie uit verschillende systemen bundelt en deelt  (door de koppelingen zijn documenten uit bijvoorbeeld de uitkeringsadministratie ook te benaderen vanuit de pensioenadministratie), is het zo’n beetje de spin in het web geworden binnen het informatielandschap van Pensioenfonds PNO Media. 

Koppelingen met primair systeem en deelnemersportalen

Naast de koppeling met het primaire systeem van Pensioenfonds PNO Media, is Xtendis ook gelinkt aan de portalen voor de deelnemers. Documenten uit de dossiers zijn voor deelnemers op de portalen te raadplegen en te downloaden. Binnen Xtendis wordt door middel van zonebeveiliging beheerd welke documenten wel en welke niet zichtbaar zijn op de portalen. Binnenkort zal een dergelijke koppeling ook beschikbaar zijn tussen het Werkgeversportaal en het Werkgeversarchief binnen Xtendis, waarin onder meer premienota’s en specificaties worden beheerd.

Dossiers ter behandeling aanbieden middels de workflow-functionaliteit

Documenten worden door PNO Media zoveel mogelijk bij de bron vastgelegd. Dit betekent dat zodra een document ontstaat of binnenkomt, het direct in het betreffende dossier binnen Xtendis wordt opgeslagen. Dit zorgt er voor dat archieven en dossiers volledig actueel zijn.

Documenten worden vanuit hun dossiers ter behandeling aan teams en medewerkers aangeboden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de workflowfunctionaliteit van Xtendis. De actuele status, behandelaar, en audit trail zijn op ieder moment voor ieder document inzichtelijk.

Werkvoorraadbeheer en rapportages

Naast Pensioenservice maakt ook Finance, Control en Risk sinds kort gebruik van Xtendis. Voor dit onderdeel was met name het werkvoorraadbeheer van Xtendis van toegevoegde waarde. Met de Xtendis Workflow kunnen actuele overzichten beschikbaar van het aantal openstaande mutaties per categorie. Ook kunnen diverse KPI’s gemeten worden, zoals de doorlooptijden van de verschillende processen.

Hét DMS in pensioenland

Pensioenfonds PNO Media is een voorbeeld van hoe pensioenfondsen en uitvoeringsorganisaties gebruik maken van Xtendis bij het opzetten en uitvoeren van hun strategie op het gebied van documentmanagement. Xtendis creëert veel toegevoegde waarde omdat meer rendement behaald wordt uit informatie.