Succesverhaal – Onemeeting

De uitdaging

Saviëlle: “Voor onze interne communicatie gebruiken we e-mail en telefoon. Op kleine schaal werkt dat prima, maar ga je met meer externe opdrachtgevers en systeemgebruikers communiceren, dan zijn fouten snel gemaakt. Bovendien weet je nooit of mensen met de juiste versies van handleidingen werken en heb je geen controle op het afschermen van mogelijke gevoelige informatie. Communiceren en informatie delen met externe partijen vraagt om meer structuur, overzicht en inzicht.”

“Ik ben zelf een groot voorstander van strak ingerichte processen. Hoe meer tijd je onnodig aan dingen kwijt bent, hoe minder geld je onderaan de streep overhoudt tenslotte. We wilden een systeem waarmee we onze interne organisatie om konden toveren tot een goed geoliede machine en onze externe communicatie en informatievoorziening verder konden professionaliseren.”

De oplossing

“De eerste kennismaking met WoodWing Scienta was op de franchisebeurs. De look & feel en mogelijkheden van de oplossing gaven eigenlijk direct de doorslag. De Scienta-omgeving is heel visueel, waarmee saaie onderwerpen als informatie- en kwaliteitsmanagement direct een stuk boeiender worden.”

“Het Scienta dashboard met allerlei widgets ziet er niet alleen goed uit, maar is ook heel intuïtief in gebruik. Je kunt er zonder al te veel moeite van alles mee doen om informatie op een leuke en laagdrempelige manier aan te bieden. Daarbij kun je ook informatie pushen, waarbij je op basis van uitgezette taken ziet wie welke informatie heeft gelezen.”

“De mappenstructuur waarin je informatie opslaat, is lekker overzichtelijk. Bovendien kun je gebruikmaken van diverse vooropgezette structuren zodat je niet overal zelf het wiel voor hoeft uit te vinden. Ook de rollen- en rechtenstructuur wijst voor zich, waardoor je moeiteloos verschillende gebruikersniveaus en -groepen vastlegt om zeker te weten dat informatie goed beschermd is.”

Tijdsbesparing, kostenbesparing, duidelijkheid, consistentie, actualiteit. Stuk voor stuk voordelen die Scienta ons heeft opgeleverd.

“Scienta is gewoon een hele gebruiksvriendelijke, intuïtieve tool om informatie te delen en processen in te richten. Dat vriendelijke en persoonlijke geldt trouwens ook voor de mensen die bij Scienta werken. We hadden gelijk een klik qua organisatiecultuur en ervaren het team als heel behulpzaam.”

Het resultaat

“De eerste implementatie van Scienta hebben we gedaan bij een nieuwe klant. Een hotelketen met 8 vestigingen die allemaal met ons Property Management Systeem (OMS Onemeeting System) aan de slag gaan. Het was een perfecte gelegenheid om ons implementatieproces aan te scherpen zodat dit bij toekomstige klanten nog soepeler verloopt.”

“Door informatie via Scienta te delen en ook via dit systeem met externe partijen te communiceren, is ons werk veel transparanter geworden. Tijds- en kostenbesparingen, duidelijkheid, consistentie en actualiteit. Stuk voor stuk voordelen die Scienta ons heeft opgeleverd.”

“We werken nu efficiënter. Doordat medewerkers minder worden afgeleid door randzaken, kunnen ze zich beter focussen op hun primaire werkzaamheden. En dat is uiteindelijk waarmee wij het verschil voor onze klanten maken.”

Scienta biedt je allerlei opties om informatie zonder al te veel moeite op een leuke, laagdrempelige manier aan te bieden.

De volgende stap

“Op basis van de ervaringen van de eerste implementatie, willen we meer mogelijkheden van Scienta benutten. Bijvoorbeeld door een dashboard te maken waarop je kunt zien hoe de Scienta-implementatie verloopt en waar je eventueel bij moet sturen. Maar ook het opnemen van contracten in Scienta en het verzamelen van feedback van onze klanten staat op de ideeënlijst.”

“Een andere mogelijke vervolgstap is het uitrollen van Scienta in onze eigen organisatie. Want ook eigen medewerkers hebben baat bij één centrale plek waar ze alle informatie kunnen vinden. Bij de eerste externe uitrol van Scienta was de feedback van collega’s heel positief en zagen medewerkers de voordelen voor de eigen werkzaamheden.”