Effectief documentbeheer met WoodWing Xtendis (webinar recap)

Verhoog je productiviteit met WoodWing Xtendis

Met WoodWing Xtendis kun je digitaal archiveren om zo de efficiëntie van je organisatie in documentbeheer te optimaliseren. Dankzij Xtendis kun je digitaal archiveren zoveel mogelijk automatisch laten plaatsvinden. Bovendien kun je documentatie gemakkelijk classificeren en zo beter vindbaar maken.

Xtendis ondersteunt je door:

• documenten automatisch te archiveren
• documenten automatisch te classificeren
• invoerfunctionaliteiten te bieden

De informatie in verschillende documenten binnen je organisatie is een cruciale productiefactor. Door deze processen te optimaliseren, voorkom je dat er fouten worden gemaakt. Geen dubbele documenten of meerdere versies van dezelfde informatie. Wat dan wel? Een geautomatiseerd, gestroomlijnd proces voor effectief documentmanagement zodat de juiste personen binnen je organisatie altijd bij de juiste informatie kunnen. Xtendis zorgt voor een sterk en blijvend fundament.

Automatisch archiveren voor efficiënt documentmanagement

In het streven naar zo min mogelijk handmatig werk, biedt Xtendis oplossingen voor het automatisch archiveren van diverse soorten informatie. Verschillende applicaties genereren output, documentatie met informatie of losstaande gegevens die met Xtendis kunnen worden opgevangen. Xtendis kan informatie automatisch importeren en archiveren, en documenten verrijken met kenmerken om de vindbaarheid te verbeteren.

Xtendis REST API

Xtendis beschikt over zijn eigen REST API, waarmee andere applicaties eenvoudig kunnen worden uitgebreid met een volwaardig digitaal archief. Ontwikkelaars kunnen via Postman tegen de Xtendis REST API aan ontwikkelen, waardoor andere systemen kunnen worden ontlast. Deze API zorgt ervoor dat documenten die via Xtendis worden geïmporteerd automatisch voldoen aan wet- en regelgeving.

Een voordeel van REST API is dat er bij wijziging van systemen een koppeling blijft bestaan in het documentbeheer. De juiste documenten zijn zo altijd beschikbaar, ook bij wijzigingen in andere toepassingen. Naast automatisch archiveren kun je REST API gebruiken om documenten op te roepen en weer te geven in een andere applicatie of op een website. Bij het implementeren en beheren van Xtendis en REST API is er altijd ondersteuning beschikbaar vanuit de ontwikkelaars.

Microsoft Office integratie

Vrijwel elke organisatie werkt wel met één of meer applicaties van Microsoft. Denk aan Word, maar ook Excel en Outlook. Xtendis is geïntegreerd met Microsoft Office, waardoor gebruikers direct vanuit Office-documenten, spreadsheets, presentaties en e-mails kunnen indexeren en archiveren. Deze integratie zorgt ervoor dat documenten direct beschikbaar zijn voor andere gebruikers, waardoor het risico van versnippering van informatie wordt verminderd.

Een voorbeeld: je ontvangt een mail met een factuur in je Outlook-mailbox. Direct in Outlook is er een knop te vinden die het mogelijk maakt om de bijlage te archiveren en indexeren in Xtendis. Is het bewuste document al eens opgeslagen? Dan krijg je daar automatisch een melding van, zodat dubbeling van documenten wordt voorkomen.

Persoonsgebonden documenten juist opslaan en beheren

De AVG: iets waar geen enkel bedrijf meer onderuit komt. Want elke organisatie werkt met persoonsgebonden documenten zoals legitimatiebewijzen. Het is belangrijk dat deze informatie juist wordt opgeslagen en alleen te beheren is door gekwalificeerde personen binnen je organisatie.

Met Xtendis 7 is het mogelijk om persoonsgebonden documenten te herkennen en te verwerken, wat essentieel is in het kader van privacywetgeving. Documenten zoals Nederlandse identiteitskaarten worden herkend en veilig opgeslagen in een afgeschermde beveiligingszone.

Invoerfunctionaliteiten van Xtendis

Het is niet altijd mogelijk om documenten automatisch te archiveren en indexeren. Soms zal een medewerker handmatig een document moeten toevoegen aan je systemen. Hoewel Xtendis streeft naar zoveel mogelijk automatisering, biedt het ook snelle en eenvoudige invoerfunctionaliteiten voor situaties waarin handmatige interventie nodig is. Met functies zoals de 'magic wand' en verschillende uploadmethoden kunnen documenten snel en efficiënt worden geïndexeerd.

Automatisch classificeren

Naast archiveren biedt Xtendis geavanceerde mogelijkheden voor het automatisch classificeren van documenten op basis van kenmerken. Met behulp van geavanceerde herkenningstechnieken zoals barcodes, QR-codes en informatie op documenten zelf kan Xtendis documenten indelen en organiseren.

Nieuwe functionaliteiten van Xtendis 7

De nieuwste versie van Xtendis, Xtendis 7, biedt een verbeterde gebruikersinterface met een logische indeling en een overzichtelijk dashboard. De toevoeging van een zoekfunctie en de mogelijkheid om documenten op kenmerken te filteren maken het beheren van documenten nog eenvoudiger.

Zorg voor effectief documentmanagement

Door gebruik te maken van Xtendis kunnen organisaties profiteren van professioneel documentmanagement, waarbij documenten veilig en efficiënt worden gearchiveerd, beheerd en gedeeld binnen en buiten de organisatie. Xtendis helpt organisaties te voldoen aan complexe wet- en regelgeving, terwijl het tegelijkertijd de betrouwbaarheid en veiligheid van bedrijfsinformatie waarborgt, waardoor meer tijd vrijkomt voor de kerntaken van de organisatie.

Klik op de video hieronder om het webinar te bekijken.