De grootste media-uitdagingen opgelost: hoe content workflow software je contentaanbod transformeert

Content workflow software: je vriend en bondgenoot

Content creëren, bewerken en beoordelen, samenwerken, goedkeuren en publiceren, digital asset management en compliance en beveiliging. Dit lijkt misschien een lange lijst van activiteiten, maar het zijn slechts een paar van de dingen waar onze klanten in de uitgeverswereld, journalistiek, bedrijfscommunicatie en marketing dagelijks mee worstelen.

Uitdagingen en verantwoordelijkheden die kunnen worden aangepakt met een redactioneel workflowsysteem. Deze systemen bieden een gestructureerde aanpak voor het produceren van content en zorgen voor efficiëntie, consistentie en samenwerking tussen teamleden. Laten we eens kijken hoe redactionele workflowsoftware je kan helpen om te gaan met de belangrijkste uitdagingen waar mediabedrijven mee te maken hebben.

Uitdaging 1: de behoefte aan snelle productie van content

In het tijdperk van instant nieuws en virale content moeten mediabedrijven snel content produceren en publiceren om relevant en concurrerend te blijven. Dat is een van de redenen waarom we een toename zien in het gebruik van publicatiesoftware om een revolutie teweeg te brengen in de contentcreatie workflows die we gebruiken.

Der Spiegel staat al meer dan 70 jaar bekend om zijn onderzoeksjournalistiek. Het merk heeft een wekelijks lezerspubliek van meer dan 16 miljoen en is daarmee een van de belangrijkste nieuwspublicaties in het Duitstalige gebied.

WoodWing-partner a&f systems zette een pilotomgeving op voor Der Spiegel om toekomstige redactionele workflows te creëren. Ze presenteerden deze workflows eerst intern om hun effectiviteit te beoordelen met als doel ze te verfijnen voordat ze werden geïmplementeerd. De resultaten:

• een toekomstbestendig systeem, waarbij het digitale productiesysteem van Der Spiegel nauw geïntegreerd is met WoodWing Studio voor gedrukte publicaties
• een snellere time-to-market dankzij procesautomatisering en -optimalisatie
• een oplossing die klaar is voor nieuwe eisen van de klant
  
  

Uitdaging 2: kwaliteit waarborgen

Snel content produceren is één ding, maar je wilt geen concessies doen aan de grondigheid van het redigeren en controleren op feiten. Het publiceren van onnauwkeurige of kwalitatief mindere content kan je zorgvuldig opgebouwde reputatie in een oogwenk ruïneren.

Zorgen voor de nauwkeurigheid van wat je publiceert in een snelle omgeving is van cruciaal belang, zeker gezien de opkomst van desinformatie en nepnieuws. Hetzelfde geldt voor het handhaven van je redactionele standaard, wat een extra uitdaging is wanneer je de productie van content opschaalt.

Hearst is een van de meest succesvolle particuliere media- en informatiebedrijven ter wereld. Hearst Magazines, een onderdeel van Hearst Corporation, is een van 's werelds grootste uitgevers van maandbladen, met 21 Amerikaanse titels en bijna 300 internationale edities. Het team van Hearst spendeerde ongeveer zes maanden aan het evalueren van WoodWing Studio en ontdekte dat de aangeboden functies hen in staat stelden om snel de tablet en mobiele uitgeversarena te betreden. Het systeem stroomlijnde ook het redactionele beoordelings- en kwaliteitscontroleproces, wat essentieel is voor de dagelijkse routine van elke publicatie.

Uitdaging 3: content hergebruiken

Een cruciaal onderdeel van moderne content workflows is het hergebruik van bestaande content. Door eerder gemaakt materiaal opnieuw te gebruiken, kun je de waarde van je content assets maximaliseren, tijd besparen, en een consistente boodschap uitdragen op verschillende platforms.

Denk hierbij aan het bijwerken van verouderde artikelen, het aanpassen van blogposts tot social media posts, of het omzetten van onderzoeksrapporten naar infographics. Effectief content lifecycle management richt zich dus niet alleen op het produceren van nieuwe content, het maakt ook strategisch gebruik van bestaande content en vernieuwt deze om aan de huidige behoeften te voldoen en een breder publiek te bereiken.

Aller Media is een van de bedrijven die serieus investeert in het zo breed mogelijk hergebruiken van bestaande content, om zo de beschikbare middelen optimaal te benutten. Het gebruikt WoodWing Studio voor de distributie van content via mobiele apps en digitale kanalen op een snelle en effectieve manier.

Dankzij de intuïtiviteit van WoodWing Studio konden gebruikers binnen tien minuten met onze aangepaste templates werken. Dit is wat we zochten.

Iben Rouw, Hoofdredacteur

Mediabedrijven zoals de Peruviaanse uitgever El Comercio moeten ervoor zorgen dat content correct wordt opgemaakt en een consistente boodschap overbrengt op verschillende platforms (websites, sociale media, mobiele apps en drukwerk). Verschillende platforms vereisen vaak content op maat voor hun specifieke doelgroepen en formats, waardoor de redactionele workflow complexer wordt.

Met zijn échte multi-channel aanpak is de implementatie van WoodWing Studio bij Grupo El Comercio een zogenaamd lighthouse project – een voorbeeldproject in de wereldwijde krantenindustrie.

Jorge Cieza de León, Bedrijfsmanager bij Hexas

Uitdaging 4: compliance en beveiliging

Privacyregels zoals GDPR en CCPA voegen nog een extra laag van complexiteit toe aan contentmanagement en -distributie. Elk bedrijf dat te maken heeft met content, wil er zeker van zijn dat deze content absoluut beschermd is tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken, en cyberaanvallen.

Dit is misschien een ietwat ‘vergeten’ maar zonder twijfel zeer waardevol voordeel van content workflow software. Het creëert een automatisch en transparant controlespoor (audit trail) van contentwijzigingen en wie deze heeft doorgevoerd. Bovendien vermindert het de blootstelling aan risico's omdat bestandsoverdracht door derden niet meer nodig is.

Het gespecialiseerde Amerikaanse communicatiebureau Argyle richt zich bijvoorbeeld op communicatie met investeerders en belanghebbenden voor bedrijven als Cisco en HP. Het helpt deze bedrijven enorm om hun financiële, bestuurlijke en sociale prestaties te communiceren en tegelijkertijd te voldoen aan zeer strenge wettelijke rapportage-eisen.

Met behulp van WoodWing Studio wordt de tijd die nodig is voor het aanbrengen van wijzigingen in financiële rapporten en het verzenden van herziene PDF's verkort. Klanten kunnen hun eigen wijzigingen in het rapport aanbrengen en terugsturen naar het systeem. Wij kunnen deze wijzigingen direct doorvoeren en klanten kunnen direct een nieuwe PDF downloaden zonder dat ze e-mail of FTP hoeven te gebruiken om bestanden over te zetten.

Ronnel San Gabriel, Tech Product Manager bij Argyle

Benieuwd naar wat content workflow software voor jou kan betekenen?

Het maakt niet uit of je contentproductieteam uit twee of 20 mensen bestaat. Zodra er verschillende locaties of tijdzones bij betrokken zijn, er aan meerdere producten moet worden gewerkt, en teamleden een hele reeks taken uitvoeren, zoals schrijven, redigeren, vertalen, kopij uploaden, afbeeldingen zoeken, lay-outs ontwerpen, publiceren naar print of digitaal – zal redactionele workflow software een wereld van verschil maken.

Ben je benieuwd hoe jouw team een soepele, effectieve machine kan worden die geen enkele deadline of contentgerelateerde vraag mist? Ontdek dan vandaag nog de mogelijkheden van WoodWing Studio.